WaiterOne: Das komplette Handbuch

Systemarchitektur im Überblick

Der erste Schritt ist zu verstehen, wie die WaiterOne-Komponenten miteinander verbunden sind. Das System lässt sich im selben lokalen Netzwerk problemlos um KDS-Bildschirme, Selbstbedienungskioske und digitale Anzeigen erweitern.

1. Hardware und Netzwerk einrichten

Für einen zuverlässigen Betrieb von WaiterOne benötigen Sie ein stabiles lokales Netzwerk. Das Haupt-iPad ist die Zentrale und verbindet sich mit den Druckern und den iPhones Ihrer Mitarbeiter.

1. Mit WLAN verbinden: Stellen Sie sicher, dass Ihr Haupt-iPad und alle Remote-Geräte genau mit demselben lokalen WLAN-Netzwerk verbunden sind. Sie können Ihr Haupt-iPad auch direkt über Ethernet verbinden, wenn Sie einen Dongle oder einen unterstützten Drucker verwenden.
2. Drucker verbinden: Schließen Sie Ihre Beleg-, Küchen- und Bardrucker direkt mit einem Ethernetkabel an Ihren WLAN-Router an. Alternativ können Sie kompatible Drucker via WLAN oder Bluetooth verbinden.
3. Kassenschublade anschließen: Stecken Sie Ihre Kassenschublade in den DK-Port (Drawer Kick) des Belegdruckers.
4. Apps herunterladen: Installieren Sie WaiterOne auf Ihrem Haupt-iPad und WaiterOne Remote aus dem App Store auf den Geräten Ihrer Mitarbeiter.

2. Backoffice auf dem Haupt-iPad einrichten

Tippen Sie links unten in der App auf das Logo, um das WaiterOne-Hauptmenü zu öffnen. Welche Menüpunkte verfügbar oder aktiviert sind, hängt von Ihrer WaiterOne-Version und Ihren Benutzerrechten ab.

Alle wichtigen Konfigurationen nehmen Sie direkt auf dem Haupt-iPad unter Einstellungen oder Daten vor.

Personal & Manager hinzufügen

1. Öffnen Sie Daten und wählen Sie links Benutzer. Falls der Eintrag nicht sichtbar ist, scrollen Sie die Registerkarten nach oben.
2. Tippen Sie auf das + Symbol, um ein neues Profil zu erstellen.
3. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein.
4. Tippen Sie auf das Code-Feld (vier Punkte), um eine sichere 4-stellige PIN zuzuweisen. Sie können sich auch den automatisch generierten PIN ansehen, indem Sie das Augen-Symbol gedrückt halten.

Vergessenen Benutzercode wiederherstellen

Wenn Sie sich nicht anmelden können, weil Sie einen Benutzercode vergessen haben:

1. Geben Sie auf dem PIN-Anmeldebildschirm mehr als dreimal einen falschen Benutzercode ein. WaiterOne erstellt die Wiederherstellungsdatei nach dem vierten fehlgeschlagenen Versuch.
2. Warten Sie nach jedem fehlgeschlagenen Versuch, bis die Verzögerung für den nächsten Versuch abgelaufen ist, bevor Sie den nächsten Code eingeben.
3. Verbinden Sie das iPad mit Ihrem Computer und öffnen Sie die freigegebenen Dateien von WaiterOne im Finder auf dem Mac oder in iTunes unter Windows.
4. Kopieren Sie passwords.txt auf den Computer und öffnen Sie die Datei. Sie enthält alle Benutzercodes. Verwenden Sie die aufgelisteten Benutzer und Codes, um sich wieder anzumelden.

Automatische Bereinigung: Nach einer erfolgreichen Anmeldung entfernt WaiterOne passwords.txt. Löschen Sie nach der Wiederherstellung des Zugangs jede auf Ihrem Mac oder PC gespeicherte Kopie.

Benutzerrechte & Rollen

Sie können anpassen, was jeder Benutzer tun darf, indem Sie bestimmte Sicherheitseinstellungen in ihrem Profil aktivieren:

Manager-Anmeldung mit Face ID oder Touch ID

Die Anmeldetastatur kann die auf dem iPad verfügbare biometrische Sicherheit verwenden. Die Taste links neben 0 zeigt automatisch das richtige Face ID- oder Touch ID-Symbol an, wenn die biometrische Manager-Anmeldung verfügbar ist.

1. Tippen Sie auf dem Bildschirm WaiterOne entsperren auf die Face ID- oder Touch ID-Taste.
2. Authentifizieren Sie sich mit der Kamera oder dem Fingerabdrucksensor des iPads.
3. Wenn mehrere Managerkonten verfügbar sind, wählen Sie den Manager aus, der sich anmeldet.

Die PIN-Anmeldung bleibt verfügbar: Mitarbeiter und Manager können ihren Benutzercode jederzeit über die Tastatur eingeben. Wenn keine biometrische Taste angezeigt wird, prüfen Sie in den iPad-Einstellungen, ob Face ID oder Touch ID eingerichtet ist und ob WaiterOne über ein aktives Managerkonto verfügt.

Daten sicher zurücksetzen

Die Optionen zum Zurücksetzen finden Sie unter Einstellungen > Daten > Zurücksetzen. Da dabei Daten dauerhaft gelöscht werden, zeigt WaiterOne vor dem Fortfahren eine letzte Bestätigung an.

Ältere Ergebnisse löschen und neuere behalten

Verwenden Sie Berichte vor einem Datum löschen, wenn Sie ältere Verkaufsdaten entfernen möchten, ohne das gesamte System zurückzusetzen.

1. Erstellen Sie eine Sicherung. Öffnen Sie dann Einstellungen > Daten > Zurücksetzen und tippen Sie auf Berichte vor einem Datum löschen.
2. Wählen Sie den ersten Betriebstag aus, den Sie behalten möchten, und tippen Sie auf Weiter.
3. Prüfen Sie den genauen Stichtag in der Warnung. Die Uhrzeit stammt aus der Einstellung Beginn des neues Tages.
4. Öffnen Sie den Bestätigungsbildschirm und bestätigen Sie das Zurücksetzen wie unten beschrieben.

WaiterOne löscht Verkaufsergebnisse vor dem genauen Stichtag dauerhaft. Ergebnisse ab dem Stichtag, Anwesenheitsdaten für Work In und Work Out, offene Tische, Belegnummernzähler, Einstellungen und die Produkteinrichtung bleiben unverändert.

1. Lesen Sie die Warnung und suchen Sie die angezeigte Bestätigungsnummer.
2. Geben Sie diese Nummer über die integrierte Tastatur ein. Die iPad-Tastatur wird nicht benötigt.
3. Alternativ können Sie die Face ID- oder Touch ID-Taste verwenden, sofern sie verfügbar ist.
4. Die rote Schaltfläche zum Zurücksetzen wird erst nach erfolgreicher Bestätigung aktiviert.

Erstellen Sie zuerst eine Sicherung: Das Zurücksetzen kann nicht rückgängig gemacht werden. Ein vollständiges Zurücksetzen löscht alle WaiterOne-Daten und erstellt einen neuen Administrator mit dem Code 1111. Ändern Sie diesen Standardcode direkt nach der nächsten Anmeldung.

Zeiterfassung (Work In / Work Out / Pause)

WaiterOne kann die Arbeitsstunden des Personals direkt vom PIN-Bildschirm aus erfassen. Wenn ein Mitarbeiter den Tag beginnt, eine Pause startet, aus der Pause zurückkehrt oder die Schicht beendet, zeigt die Shift Clock die nächste verfügbare Aktion für diesen Benutzer.

Manager-Ausnahme bei strikter Planung: Wenn die Planung mit Durchsetzen das Work In am lokalen POS blockiert, sieht ein aktiver Manager die Planungswarnung. Er kann auf Fortfahren tippen, um sich einzustempeln, oder auf Abbrechen, um den Vorgang zu stoppen. Eine bestätigte Ausnahme wird für Prüfzwecke protokolliert. Diese Ausnahme gilt nur für das Einstempeln / Work In. Mitarbeiter ohne Managerrolle, Pausen, Remote und alle anderen Zeiterfassungsaktionen unterliegen weiterhin der Planungsdurchsetzung.

Pro Benutzer deaktivieren: Gehen Sie zu Daten > Benutzer, öffnen Sie den Mitarbeiter und deaktivieren Sie die Time-Clock-/ Shift-Clock-Option dieses Benutzers. Dieser Benutzer kann sich dann normal anmelden, ohne Work in, Work out oder Pausen erfassen zu müssen.

Für alle Benutzer deaktivieren: Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Zeiterfassung und deaktivieren Sie Zeiterfassung beim Anmelden abfragen. Das Personal kann die Zeiterfassung weiterhin manuell öffnen; die benutzerspezifische Option Zeiterfassung erforderlich wird ausgeblendet, solange diese globale Option deaktiviert ist.

Drucker verbinden

WaiterOne unterstützt unbegrenzt viele Drucker ohne zusätzliche Gebühren.

Standardmäßig sind drei virtuelle Drucker eingerichtet, zum Beispiel für Bar, Küche und Kassenbon. Das bedeutet nicht, dass Sie drei physische Drucker benötigen. Virtuelle Drucker ermöglichen verschiedene Bonarten und Einstellungen. Jeder virtuelle Drucker behält seine eigene fortlaufende Nummerierung.

1. Gehen Sie zu Daten > Drucker.
2. Tippen Sie auf Hinzufügen oder wählen Sie einen vorhandenen virtuellen Drucker.
3. Passen Sie den Druckertyp an.
4. Ändern Sie den Host, um Ihren Drucker zu verbinden:
   • Ethernet/WLAN: Geben Sie die IP-Adresse des Druckers ein.
   • Bluetooth: Geben Sie BT: ein.
   • Direkte iPad-Verbindung: Geben Sie USB: ein.

Epson- oder Star-Drucker suchen: Wählen Sie Epson ePOS SDK, Star Raster Mode oder StarPRNT-Befehlsmodus als Druckertyp und tippen Sie auf die Funkwellen-Schaltfläche neben Host. WaiterOne sucht im lokalen Netzwerk sowie über Bluetooth und USB nach verfügbaren Druckern des ausgewählten Herstellers. Wählen Sie einen Treffer aus, um das exakte Verbindungsziel in Host zu speichern, und lassen Sie dieses Ziel unverändert. Wählen Sie bei einem Star-Drucker den von Ihrem Modell benötigten Modus; die Suche behält ihn bei, kann ihn aber nicht prüfen. Führen Sie deshalb einen Testdruck aus. Wenn kein Drucker gefunden wird, bleibt Host unverändert. Prüfen Sie die Verbindung und suchen Sie erneut, oder geben Sie das Ziel manuell ein.

Nicht erreichbarer ESC/POS-Netzwerkdrucker: Wenn ein ESC/POS-Netzwerkdrucker nicht erreichbar ist, behält WaiterOne den Druckauftrag und versucht ihn automatisch erneut, auch nach einem Neustart von WaiterOne. Senden Sie denselben Bon nicht erneut, während der Drucker die Verbindung wiederherstellt.

Einen WaiterOne KDS-Bildschirm suchen: Aktualisieren Sie WaiterOne und WaiterOne KDS auf Versionen, die die KDS-Suche unterstützen. Verbinden Sie beide Geräte mit demselben lokalen Netzwerk, erlauben Sie beiden Apps den Zugriff auf das lokale Netzwerk und lassen Sie KDS auf dem Küchengerät geöffnet.

1. Öffnen Sie in WaiterOne Daten > Drucker und fügen Sie den virtuellen Drucker für den Küchenbildschirm hinzu oder wählen Sie ihn aus.
2. Wählen Sie WaiterOne KDS als Druckertyp und tippen Sie auf die Funkwellen-Schaltfläche neben Host.
3. Warten Sie auf die Ergebnisse und wählen Sie den gewünschten KDS-Bildschirm anhand seines Namens und seiner Adresse aus. WaiterOne speichert die Adresse in Host. Senden Sie eine Testbestellung, um zu prüfen, ob Sie den richtigen Küchenbildschirm ausgewählt haben.

Wenn Sie die Suche abbrechen oder kein Bildschirm gefunden wird, bleibt Host unverändert. Prüfen Sie bei ausbleibenden Ergebnissen, ob KDS geöffnet ist, beide Apps aktualisiert sind und beide auf das lokale Netzwerk zugreifen dürfen. Gäste-WLAN oder Netzwerkisolierung können die Suche verhindern. Sie können die KDS-Adresse weiterhin manuell eingeben, auch bei einer älteren KDS-Version.

KDS (Küchendisplay-System): Ein KDS kann Küchen- und Bardrucker ersetzen oder ergänzen. Bestellungen, die an eine Zubereitungsstation gesendet werden, erscheinen als digitale Tickets, und das Personal kann Prepare, Service und Close verwenden, statt Papierbons zu bearbeiten.

Pro-Tipp für Küchendrucker: Brauchen Sie oben auf Ihren Küchenbons zusätzlichen Platz, damit diese ordentlich an einer Bonleiste hängen können? Navigieren Sie zu Daten > Drucker, wählen Sie Ihren Küchendrucker aus und fügen Sie <br><br><br> zum Bon-Kopftext hinzu.

Kundendisplay und Fotos im Ruhezustand konfigurieren

Verwenden Sie ein zweites Tablet als Anzeige für Ihre Gäste, während WaiterOne auf dem Haupt-iPad läuft:

1. Verbinden Sie das Haupt-iPad und das Gerät für das Kundendisplay mit demselben vertrauenswürdigen lokalen Netzwerk.
2. Öffnen Sie auf dem Haupt-iPad Einstellungen > Allgemein > Kunden-Anzeige und aktivieren Sie Kundendisplay aktivieren.
3. Öffnen Sie auf dem zweiten Gerät in einem Browser http://IP-ADDRESS:8081. Ersetzen Sie dabei IP-ADDRESS durch die lokale IP-Adresse des Haupt-iPads und lassen Sie die Seite geöffnet.
4. Legen Sie bei Bedarf den Titel, den QR-Code, die Trinkgeldabfrage und die Feedbackabfrage fest.
5. Geben Sie für Online-Fotos im Ruhezustand unter Fotothema ein Motiv wie pizza oder cocktails ein. Wenn Sie das Feld leeren, wird wieder food verwendet. Online-Fotos benötigen eine Internetverbindung. Sind sie vorübergehend nicht verfügbar, zeigt das Display einen neutralen Hintergrund passend zum Thema statt unpassender Fotos.
6. Tippen Sie für eigene Fotos im Ruhezustand auf Fotos auf dem Kundendisplay und wählen Sie in der Systemauswahl bis zu 20 Bilder aus. WaiterOne erhält nur die von Ihnen ausgewählten Fotos. Die neue Auswahl ersetzt den aktuellen Satz und erscheint in der Reihenfolge Ihrer Auswahl.

Ausgewählte Fotos werden lokal auf dem Haupt-iPad gespeichert, funktionieren ohne Internetzugang und haben Vorrang vor dem Online-Fotothema. Änderungen erscheinen automatisch, sobald sich das verbundene Display im Ruhezustand befindet.

Ersetzen, entfernen oder abbrechen: Wenn Sie die Auswahl abbrechen, bleibt der aktuelle Fotosatz erhalten. Sind Fotos ausgewählt, tippen Sie erneut auf Fotos auf dem Kundendisplay und wählen Sie Fotos ersetzen oder Alle Fotos entfernen. Beim Entfernen des Satzes bleiben die Originale in Fotos erhalten und das gespeicherte Online-Fotothema wird wieder verwendet.

Wenn ein Import unvollständig ist: WaiterOne meldet, wie viele Fotos hinzugefügt oder übersprungen wurden. Kann keines der ausgewählten Fotos importiert werden, bleiben die vorhandenen Fotos auf dem Kundendisplay unverändert.

Wählen Sie für Gäste geeignete Fotos: Das aktuelle Kundendisplay und die ausgewählten Fotos können von Geräten angezeigt werden, die die Displayadresse im selben lokalen Netzwerk öffnen können. Wählen Sie keine privaten oder vertraulichen Bilder aus.

Bestellung, Trinkgeld und Zahlung auf dem Kundendisplay

Sobald Sie Produkte in die Bestellung aufnehmen, wechselt das Kundendisplay von der Fotowiedergabe zu einer übersichtlichen Bonansicht. Gäste sehen die Produktnamen, die bestellte Menge, den Preis jeder Position und die aktuellen Summen. Lange Bestellungen werden automatisch auf mehrere Seiten verteilt. Mit der Pausentaste können Gäste den Seitenwechsel anhalten und anschließend wieder fortsetzen.

Wenn das Personal in WaiterOne die Zahlungsseite öffnet, folgt das Kundendisplay dem Zahlungsvorgang:

1. Trinkgeld auswählen: Ist Trinkgeld abfragen aktiviert und genau eine für Trinkgeld geeignete Zahlungsart eingerichtet, können Gäste Ohne Trinkgeld, 10 %, 15 %, 20 % oder Individuell wählen. Bei Individuell geben sie einen eigenen Betrag oder Prozentsatz ein. Mit Fortfahren wird die Auswahl bestätigt.
2. Zahlung verfolgen: Das Display zeigt den Zahlungsstatus und die Zahlungsart. Bei geteilten Zahlungen werden die einzelnen Zahlungen sowie Bezahlt und Zu zahlen angezeigt. Bei Barzahlungen kann zusätzlich das Rückgeld erscheinen.
3. Feedback geben: Ist die Feedbackabfrage aktiviert, erscheint nach erfolgreicher Zahlung ein eigenes Fenster mit fünf Bewertungsstufen von Sehr unzufrieden bis Sehr zufrieden. Gäste können eine Bewertung auswählen oder mit Überspringen fortfahren.

Wenn der Zahlungsvorgang unterbrochen wird: Verlässt das Personal die Zahlungsseite, kehrt das Kundendisplay zur normalen Bestellansicht zurück. Beim erneuten Öffnen der Zahlungsseite wird der passende Zahlungsschritt wieder angezeigt.

Wenn ein Fehler angezeigt wird: Kann ein Trinkgeld nicht gespeichert werden, wenden sich Gäste an das Personal. Nach einem fehlgeschlagenen Feedbackversand können sie es erneut versuchen. Schlägt die Zahlung fehl, zeigt das Display den Fehlerstatus, während das Personal die Zahlung in WaiterOne prüft oder wiederholt.

Zurück zur Fotowiedergabe: Wenn WaiterOne die Kasse zurücksetzt, die Sitzung beendet oder sich das Personal abmeldet, kehrt das Kundendisplay automatisch zur Fotowiedergabe im Ruhezustand zurück.

3. Ihr Menü erstellen

Produkte werden auf Seiten organisiert und in einem Raster angeordnet.

Die Hierarchie ist wichtig: WaiterOne arbeitet mit Seiten, Gruppen und Buttons. Buttons gehören zu Gruppen und werden auf Seiten platziert. Viele Einstellungen können sie direkt von ihrer Gruppe übernehmen. Ist eine Gruppe beispielsweise dem Küchendrucker zugewiesen, werden neue Buttons dieser Gruppe ebenfalls automatisch in der Küche gedruckt.

1. Eine Seite erstellen: Richten Sie Seiten wie „Vorspeisen“, „Hauptgerichte“ oder „Getränke“ ein.
2. Produkte hinzufügen: Geben Sie den Artikelnamen ein und weisen Sie ihm eine Zeilen- und Spaltenkoordinate zu.

   Alternative Methoden: Sie können Produkte auch schnell hinzufügen, indem Sie im Hauptkassenbildschirm auf einen leeren Platz einer Seite doppelklicken oder sie direkt über das Online-Dashboard (Back Office) von WaiterOne verwalten.

3. Preise festlegen: Geben Sie den Standardpreis ein. Sie können bis zu 5 Preisstufen verwenden, zum Beispiel Standard, Happy Hour und Außer Haus.

   Freie und individuelle Artikel: Aktivieren Sie Offener Preis und Offener Text, wenn Mitarbeiter bei der Bestellung selbst einen Namen und Preis eingeben sollen.

4. Modifikatoren hinzufügen: Aktivieren Sie Modifier für Auswahlmöglichkeiten und Zusätze, zum Beispiel „Blutig“ oder „Ohne Eis“. Ein Modifikator muss mit einem normalen Produkt verknüpft sein, damit er verkauft werden kann.
5. Zu Seite springen: Sie können Buttons erstellen, die zu anderen Seiten springen, um Ihr Kassensystem besser zu organisieren. WaiterOne merkt sich auch, von welcher Seite Sie kommen, so dass Sie Buttons so konfigurieren können, dass sie nach der Auswahl automatisch zurückspringen (z. B. automatische Rückkehr zur Seite für alkoholische Getränke nach Auswahl eines Softdrink-Mixers).

Modifikatoren mit Fest, Offen und Rabatt

Öffnen Sie zum Einrichten eines Modifikators Einstellungen > Daten > Buttons, wählen Sie den Button aus und aktivieren Sie Modifier. Wählen Sie unter Preisart eine der folgenden Optionen:

• Fest: Fügt den eingestellten Betrag für die aktive Preisstufe hinzu.
• Offen: Fordert das Personal auf, den Betrag während der Bestellung einzugeben.
• Rabatt: Zieht den eingestellten Prozentsatz vom ausgewählten Produkt ab. Geben Sie für jede der fünf Preisstufen einen Prozentsatz ein.

Ein Rabatt gilt für ein einzelnes Produkt, nicht für die gesamte Rechnung. Fügen Sie zuerst das gewünschte Produkt hinzu oder wählen Sie es aus und tippen Sie danach auf den Rabatt-Modifikator. Ist kein Produkt ausgewählt, verwendet WaiterOne das zuletzt hinzugefügte Produkt. Der Rabatt erscheint als negative Modifikatorzeile, berücksichtigt Menge und Umsatzsteuerbehandlung des Produkts und wird beim erneuten Tippen auf denselben Rabatt-Button nicht mehrfach angewendet.

Kompatibilität: Rabatt-Modifikatoren sind in WaiterOne und in unterstützten Versionen der eigenständigen Remote-App verfügbar. WaiterOne sendet sie nur, wenn Remote die Unterstützung für diese Berechnung meldet, sodass ältere Remote-Versionen unverändert bleiben. Laden Sie nach dem Aktualisieren von Remote die Buttons erneut herunter. Bestell- und Kiosk-Menüs erhalten weiterhin keine Rabatt-Modifikatoren.

Schnell hinzufügen im POS-Bildschirm: Doppelklicken Sie auf eine leere Stelle einer Seite, um genau dort direkt einen neuen Produkt-Button zu erstellen. WaiterOne öffnet das Formular Neuer Button, in dem Sie Name, Preis, Gruppe, Bild und Produkttyp oder Modifier einstellen können.

CSV-Import: Produkt-CSV-Dateien können Kommas oder Semikolons verwenden. Senden Sie die Datei an das iPad und öffnen Sie sie mit WaiterOne. Exportieren Sie zuerst unter Einstellungen > Daten > Exportieren eine Beispieldatei, um das richtige CSV-Format zu erhalten. Beim Import kann WaiterOne fehlende Gruppen und Seiten anlegen. Enthält eine Zeile eine Gruppe, aber keine Seite, wird der Gruppenname auch als Seitenname verwendet. Nach dem Import können Sie auf den importierten Seiten Sprung- und Zurück-Buttons hinzufügen lassen.

Buttons und Gänge anordnen

Per Drag-and-drop anordnen: Auf dem Verkaufsbildschirm müssen Sie keine Zeilen- und Spaltennummern berechnen. Halten Sie einen Button gedrückt und ziehen Sie ihn an die gewünschte Stelle. Sie können mehrere Buttons auf derselben Rasterposition stapeln, um zusammengehörige Artikel zu gruppieren. Ziehen Sie einen Button an den Seitenrand, um eine zusätzliche Zeile oder Spalte anzulegen.

Küchengänge: Mit Gängen lassen sich bestellte Produkte auf Küchenbons übersichtlich sortieren. Wenn Sie Artikel im Backoffice einem Gang wie Vorspeise oder Hauptspeise zuweisen, gruppiert WaiterOne sie auf dem gedruckten Küchenbon unter dieser Überschrift. Die Reihenfolge der Eingabe spielt dabei keine Rolle. Hinweis: Aktivieren Sie in den Einstellungen des Küchendruckers Group PLU, damit Gänge korrekt gedruckt werden.

Bestand auf Produkt-Buttons

Für Produkte, deren Verfügbarkeit Sie verfolgen möchten, öffnen Sie Einstellungen > Daten > Buttons und aktivieren Bestand verfolgen. Geben Sie die verbleibende Menge, optional den Mindestbestand und Maximalbestand ein, und entscheiden Sie, ob der Bestand unter null gehen darf.

Wenn die Bestandsverfolgung aktiv ist, zeigt WaiterOne die verbleibende Menge als kleine Markierung auf dem POS-Produkt-Button. Remote-Geräte erhalten dieselben Bestandsdaten beim Download der Buttons, aktualisieren sie nach der Anmeldung oder wenn die App wieder aktiv wird, und reservieren Bestand sofort, sobald ein Produkt ausgewählt wird. So wird verhindert, dass zwei Mitarbeitende gleichzeitig den letzten verfügbaren Artikel verkaufen.

Wenn ein nicht gesendeter Beleg zurückgesetzt oder ein reserviertes Produkt entfernt wird, wird die reservierte Menge wieder dem Bestand hinzugefügt. Wenn die Bestellung gesendet wird, wird die Reservierung zum Verkauf und der Bestand bleibt reduziert.

Bestandskontrolle im Back Office

Für eine schnelle Bestandsaufnahme melden Sie sich im WaiterOne Back Office an und öffnen Menu Editor. Wählen Sie zuerst Pull from iPad, damit das Back Office das aktuelle Menü und die neuesten Bestandswerte verwendet. Beim Abrufen werden nicht gespeicherte Änderungen im Back Office ersetzt.

Wählen Sie Stock Control für die kompakte Bestandsliste. Filtern Sie Produkte mit All, Tracked, Low Stock oder Sold Out. Legen Sie für jedes Produkt Track Stock, Current Stock, Minimum, Maximum und Allow Below Zero fest. Wählen Sie anschließend Save Stock Changes und verlassen Sie die Seite erst, wenn Saved to iPad angezeigt wird.

Übersichtlicheres Tasten-Layout: Tasten können kleine Markierungen für Seitensprünge, Modifikatoren, offenen Preis/Text und Gänge anzeigen. Wenn der Bildschirm zu voll wirkt, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Tasten und aktivieren Tastenmarkierungen ausblenden. Preise werden weiterhin separat mit Preis auf Tasten hinzufügen gesteuert.

4. WaiterOne Remote verbinden

Um Ihrem Personal die Aufnahme von Bestellungen an den Tischen zu ermöglichen, synchronisieren Sie deren iPhones oder iPads (z. B. ein iPad mini) mit dem Haupt-iPad.

1. Gehen Sie auf dem Haupt-iPad zu Einstellungen > WaiterOne Remote und schalten Sie den Server ein.
2. Öffnen Sie die WaiterOne Remote App auf dem Gerät des Mitarbeiters.
3. Gehen Sie in der Remote-App zu Einstellungen > Server. Da Remote die Verbindung automatisch herstellt, sollte das Feld Host automatisch ausgefüllt sein.
4. Tippen Sie auf Download. Die Menü-Buttons und ihre aktuellen Bestände werden sofort synchronisiert.
5. Achten Sie auf die kleinen TX/RX-Aktivitätspunkte auf dem Haupt-iPad und in Remote. Sie erscheinen nur, wenn die Remote-Kommunikation aktiviert ist, und blinken bei Anfragen oder Antworten.

Tipps zur Fehlerbehebung:

- Während des Downloads kann Remote Statusmeldungen wie WaiterOne wird kontaktiert, Über Sockets gesendet, P2P wird versucht, APN wird versucht oder Warte auf Antwort anzeigen. Diese Meldungen zeigen, welcher Kommunikationsweg gerade versucht wird.
- Wenn Remote Keine Antwort von WaiterOne meldet, prüfen Sie, ob der Remote-Server in WaiterOne noch eingeschaltet ist und beide Geräte im selben lokalen Netzwerk sind.
- Falls der Download fehlschlägt, öffnen Sie die iOS-Einstellungen Ihres Haupt-iPads, scrollen Sie nach unten zu WaiterOne und stellen Sie sicher, dass der Schalter Lokales Netzwerk EINGESCHALTET ist.
- Stellen Sie die Standortberechtigung von WaiterOne auf dem Haupt-iPad auf Immer ein. So bleibt der WaiterOne-Server auch im Hintergrund aktiv.
- WaiterOne verwendet den Standort des Restaurants außerdem für WeatherKit-Berichte, Reservierungen, Planung und Lizenzinformationen. Bei Bedarf können Sie ihn unter Einstellungen > Reservierungen > Restaurantstandort anpassen.

5. Tische und Grundrisse erstellen

Bevor Sie Bestellungen annehmen können, müssen Sie WaiterOne mitteilen, wie Ihr Restaurant aufgebaut ist. Es gibt zwei Wege: die „alte Methode“ und die „neue Methode“. WaiterOne erlaubt es Ihnen, jede der Methoden zu nutzen oder sogar beide Ansätze zu mischen.

Die alte Methode (Listen-/Nummernbasiert)

Wenn Sie Geschwindigkeit und Einfachheit gegenüber visuellen Layouts bevorzugen, können Sie einfach Tischnummern verwenden.

1. Klicken Sie auf dem Kassenbildschirm oben rechts auf die Gesamtsumme, um Tische/Kunden auszuwählen und hinzuzufügen. Zuletzt verwendete Tische/Kunden erscheinen oben und bleiben auch in der vollständigen Liste sichtbar. Leere, nicht reservierbare Tische/Kunden können dort gelöscht werden, wenn der Benutzer die Berechtigung hat.
2. Tippen Sie auf Tische und wählen Sie einen Tisch aus. Die Tische sind alphabetisch sortiert. Von hier aus können Sie auch mit Grundrissen arbeiten.

Die neue Methode (Visueller Grundriss)

Für eine moderne, visuelle Darstellung Ihres Restaurants können Sie einen individuellen Grundriss entwerfen.

1. Gehen Sie zu Daten > Grundrisse.
2. Tippen Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Raum oder Bereich anzulegen, zum Beispiel „Gastraum“ oder „Terrasse“.
3. Fügen Sie Tische hinzu und legen Sie Form, rund oder quadratisch, sowie Sitzplatzanzahl fest. Sie können auch auf Bearbeiten tippen und genau dort doppeltippen, wo der neue Tisch erscheinen soll.
4. Ziehen Sie die Tische per Drag-and-Drop in Position, damit diese dem tatsächlichen Layout Ihres Lokals entsprechen.
5. Auf dem Kassenbildschirm kann das Personal nun Grundriss antippen, um Tische visuell auszuwählen.

Einen offenen Tisch auf einen anderen Tisch verschieben

Wenn Gäste nach der Bestellung den Tisch wechseln, können Sie die offene Bestellung vom belegten Tisch auf einen anderen Tisch verschieben. Der Zieltisch kann sich im selben oder in einem anderen Grundriss befinden:

1. Halten Sie den belegten Tisch gedrückt und beginnen Sie, ihn zu ziehen.
2. Wenn sich der Zieltisch in einem anderen Grundriss befindet, ziehen Sie den Tisch über den linken oder rechten Grundrisspfeil. Halten Sie ihn dort, bis der gewünschte Grundriss angezeigt wird, und ziehen Sie ihn dann vom Pfeil weg. Überspringen Sie diesen Schritt, wenn sich der Zieltisch im aktuellen Grundriss befindet.
3. Ziehen Sie den Tisch auf den Zieltisch und lassen Sie ihn los.
4. Prüfen Sie die Bestätigung und tippen Sie auf Verschieben. Wenn der Zieltisch bereits eine offene Bestellung enthält, führt WaiterOne beide Tische zusammen.

Tipp: Dies funktioniert auch, wenn ein Grundriss die Tischliste und der andere den visuellen Grundriss verwendet.

Tischstatus

Der Grundriss zeigt den Status jedes Tisches auf einen Blick. WaiterOne kann offene Beträge, Service-Timer, Reservierungen und den Hold-Status direkt am Tisch anzeigen, damit das Personal sofort sieht, was Aufmerksamkeit braucht.

Temporäre Tische und Kunden

Sie können auch schnell temporäre Tische oder Kunden (z.B. für Laufkundschaft oder eine schnelle Bar-Rechnung) erstellen. Diese spontanen Tische verschwinden automatisch aus dem System, sobald die Bestellung abgeschlossen und bezahlt ist.

Tischspezifische Einstellungen

Tische sind nicht nur zur Nummerierung da. Bei der Einrichtung von Tischen können Sie spezielle Regeln für bestimmte Bereiche Ihres Lokals festlegen:

Reservierungen und Warteliste

Verwenden Sie den Bildschirm Reservierungen, um kommende Gäste nach Tisch und Uhrzeit zu planen. Das Buchungsformular zeigt die erwartete Endzeit, während Sie die Dauer anpassen, damit das Personal sofort sieht, wie lange der Tisch blockiert ist.

Fügen Sie Laufkundschaft mit Personenzahl, Telefonnummer, geschätzter Wartezeit und Notizen zur Warteliste hinzu. Einträge lassen sich nach Zeitpunkt, verbleibender Wartezeit oder Gästezahl sortieren. Die Zeitanzeige zeigt, ob noch Wartezeit übrig ist oder der Gast bereits länger als erwartet wartet.

Mitarbeiter können einen Wartelisteneintrag bearbeiten, wenn sich die Telefonnummer ändert, ein Gast später wiederkommt oder absagt. Sobald ein Tisch frei ist, tippen Sie auf Platzieren oder ziehen den Eintrag in das Reservierungsbuch, um eine Reservierung für Tisch und Uhrzeit anzulegen.

Reservierungen und Wartelisteneinträge können mit einem vorhandenen Kunden verknüpft werden. Mitarbeiter können in den Buchungsdetails auch direkt einen neuen Kunden anlegen. Nachdem ein verknüpfter Gast platziert wurde und bezahlt hat, wird der Bon dem Kundenprofil hinzugefügt. Dort sieht das Team Besuche, Gesamtumsatz, durchschnittlichen Bon, letzten Besuch und aktuelle Bons.

Nachrichten an Gäste: Wenn das iPad für den Nachrichtenversand eingerichtet ist, kann WaiterOne bei vorhandener Telefonnummer eine Wartelistenbestätigung in der Nachrichten-App vorbereiten. Mitarbeiter können den Text vor dem Senden prüfen. Der Versand erfolgt über die normalen Einstellungen des Geräts für Nachrichten, iMessage oder SMS.

Planung

Öffnen Sie die Personalplanung unter Einstellungen > Planung. Manager können offene Schichten anlegen, Mitarbeiter einteilen, Dienstpläne kopieren, Tagesvorlagen verwenden, den sichtbaren Tag veröffentlichen und Anfragen aus dem Schichtpool genehmigen.

Mitarbeiter sehen ihre eigenen Schichten, verfügbare offene Schichten und ausstehende Anfragen. Sie können offene Schichten übernehmen, eigene Schichten in den Pool stellen, einen Tausch anfragen und eigene offene Anfragen zurückziehen. Den Dienstplan selbst können nur Manager bearbeiten.

Manager-Ausnahme beim Einstempeln: Wenn Durchsetzen aktiviert ist, kann die strikte Planung das Work In am lokalen POS blockieren. Ein aktiver Manager, der die Planungswarnung sieht, kann auf Fortfahren tippen, um sich einzustempeln, oder auf Abbrechen, um den Vorgang zu stoppen. Eine bestätigte Ausnahme wird für Prüfzwecke protokolliert. Sie gilt nur für das Einstempeln / Work In. Mitarbeiter ohne Managerrolle, Pausen, Remote und alle anderen Zeiterfassungsaktionen unterliegen weiterhin der Planungsdurchsetzung.

6. Täglicher Betrieb: Service

Im Kassensystem navigieren

Die Navigationsleiste bleibt am unteren Rand des Kassensystems sichtbar, damit Mitarbeiter direkt zwischen den aktivierten Bereichen wechseln können. Je nach Einstellungen und freigeschalteten Funktionen werden Bestellungen, Tische, Reservierungen, Planung und COS angezeigt. Der aktuelle Bereich ist hervorgehoben.

• Mitarbeiter und Menü: Links werden das WaiterOne-Symbol und der Mitarbeitername angezeigt. Tippen Sie auf diesen Bereich, um das linke Menü zu öffnen. Wenn niemand angemeldet ist, wird Anmelden angezeigt.
• Sperren: Während Sie in Bestellungen arbeiten, zeigt die erste Navigationsschaltfläche Zum Sperren tippen. Tippen Sie erneut darauf, um das Kassensystem zu sperren. Bis zur nächsten Anmeldung wird Gesperrt angezeigt.
• Tischstatus: Das rote Badge bei Tische zeigt zuerst die offenen Tische und danach die Tische mit Rechnung, zum Beispiel 2/1. Es wird bei Änderungen an Tischbons und Rechnungen aktualisiert.
• Druckwarteschlange: Ein Badge auf der Bestellschaltfläche zeigt ausstehende Druckaufträge und verschwindet, sobald der Druck abgeschlossen ist.
• Version: Rechts in der Leiste steht die installierte WaiterOne-Version. Diese Angabe ist bei Supportanfragen hilfreich.

Aufnahme einer Bestellung

1. Tippen Sie auf Tische oder Grundriss.
2. Wählen Sie den aktiven Tisch.
3. Tippen Sie auf Ihre Seiten und wählen Sie die bestellten Artikel aus.
4. Wählen Sie erforderliche Modifikatoren aus, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
5. Verwenden Sie die drei sichtbaren Aktionsbuttons am unteren Bildschirmrand, um die Bestellung zu bearbeiten:
   • Bestellen (Order): Tippen Sie hier, um die Artikel an die entsprechenden Zubereitungsstationen (z.B. Getränke zum Bardrucker, Speisen zum Küchendrucker) zu senden. Der Tisch bleibt offen.
   • Rechnung (Bill): Wenn die Gäste zahlen möchten, tippen Sie hier, um die Rechnung oder den Bon zu drucken. Der Tisch bleibt bis zur Zahlung geöffnet.
   • Zahlen (Pay): Tippen Sie hier, um die Zahlung anzunehmen.

   Verstecktes Hold: Die Schaltfläche Hold ist bei den OBP-Buttons (Order, Bill und Pay) versteckt. Wischen Sie die OBP-Buttons nach rechts, um Hold anzuzeigen, und tippen Sie dann auf Hold, um den aktuellen Bon vorübergehend zu parken, damit Sie später zurückkehren oder zuerst einen anderen Tisch/Kunden bedienen können.

   Bonansicht: Wischen Sie in der Bonansicht nach oben, um gleiche Produkte in einer Zeile zusammenzufassen.

   Special Functions: Wischen Sie den Bereich Special Functions nach rechts, um weitere Sonderfunktionen anzuzeigen. Wischen Sie ihn nach links, um die Zifferntastatur einzublenden.

   Hinweis: Die Schaltflächen Order und Bill sind nur anwählbar, wenn ein Tisch oder ein Kunde ausgewählt wurde. Wird kein Tisch/Kunde ausgewählt (z.B. bei einer schnellen Bestellung an der Theke), können Sie Order und Bill überspringen und direkt Pay drücken.

Zahlungen verarbeiten

1. Wählen Sie den Tisch aus, der bezahlen möchte.
2. Tippen Sie auf Zahlen (Pay).
3. Wählen Sie die Zahlungsmethode aus (Bar, Karte, Gutschein).
4. Die Kassenschublade öffnet sich, der Kassenbon wird gedruckt, und der Tisch wird für die nächsten Gäste freigegeben.

Trinkgeld

Trinkgeld wird als eigene Zahlungsmethode verarbeitet. Um eine Trinkgeld-Taste zu erstellen, gehen Sie zu Daten > Zahlungen, fügen Sie eine Zahlungsmethode für Trinkgeld hinzu, setzen Sie den Wert auf 1 und aktivieren Sie die Option Tip. Beim Bezahlen kann das Personal diese Trinkgeld-Zahlungsmethode für den zusätzlichen Betrag auswählen, den der Gast geben möchte.

SumUp: Wenn Sie mit SumUp arbeiten, kann Trinkgeld vollständig unter Einstellungen > Zahlungsanbieter > SumUp konfiguriert werden.

Abwicklung: Wenn Sie mit erhaltenen Beträgen und Wechselgeld arbeiten, aktivieren Sie die Funktion unter Einstellungen > Allgemein > Abwicklung. Wählen Sie eine normale Standardzahlungsmethode wie Bar. Legen Sie Karte oder Trinkgeld nicht als Standardzahlungsmethode fest.

Aufs Haus und Retouren für Bonzeilen

Ab WaiterOne 1.8.24 können Sie diese Sonderfunktionen auf dem Haupt-iPad auf noch nicht gesendete Artikel sowie auf bereits mit Order oder Bill verarbeitete Artikel anwenden, solange der Tisch noch offen ist. Ihr Benutzer benötigt die entsprechende Berechtigung.

1. Einen Artikel aufs Haus geben: Aktivieren Sie Aufs Haus (On the House) unter Special Functions und tippen Sie auf die Artikelzeile. Der Preis wird auf null gesetzt und die Summen werden aktualisiert. Nur die angetippte Zeile wird geändert. Wenden Sie die Funktion separat auf kostenpflichtige Modifikatoren an, die Sie ebenfalls kostenlos anbieten möchten.
2. Den Preis wiederherstellen: Aktivieren Sie Aufs Haus (On the House) erneut und tippen Sie auf dieselbe kostenlose Zeile. WaiterOne stellt den gespeicherten Preis wieder her und aktualisiert die Summen. Das funktioniert auch, nachdem Sie den Tisch verlassen und wieder geöffnet haben.
3. Einen bereits gesendeten Artikel retournieren: Aktivieren Sie Retour/Void und tippen Sie auf die gesendete Artikelzeile. Der aktuellen Bestellung wird eine separate negative Retourenzeile hinzugefügt, zusammen mit negativen Kopien der zugehörigen Modifikatoren. Die ursprünglich gesendeten Zeilen bleiben unverändert. Prüfen Sie die Retourenzeilen, bevor Sie die Bestellung senden oder die Rechnung drucken.
4. Einen noch nicht gesendeten Artikel stornieren: Aktivieren Sie Retour/Void und tippen Sie auf die noch nicht gesendete Zeile, um ihr Vorzeichen zu ändern. Aktivieren Sie die Funktion erneut und tippen Sie nochmals auf die Zeile, um dies rückgängig zu machen.

Ältere Aufs-Haus-Artikel: Der Preis kann nur bei Artikeln automatisch wiederhergestellt werden, die mit diesem Update oder einer späteren Version aufs Haus gegeben wurden. Bei vor Version 1.8.24 kostenlos abgegebenen Artikeln wurde der ursprüngliche Preis nicht gespeichert und lässt sich durch Antippen nicht automatisch wiederherstellen.

7. Tagesabschluss und Berichte

Den Tag abzuschließen ist genauso wichtig wie das Öffnen der Kasse.

Trinkgeldbericht: Öffnen Sie unter Berichte die Zahlungsberichte und wählen Sie Trinkgeld, um eine reine Trinkgeldübersicht zu drucken. Der Bericht zeigt pro Benutzer Bar-, Karten-, Sonstige- und Gesamttrinkgelder, damit Sie Trinkgelder auszahlen können, ohne vollständige Umsatz- oder Zahlungssummen zu zeigen.

Fremdwährungszahlungen in Berichten

Bei einer für eine Fremdwährung eingerichteten Zahlart zeigen die Zahlungsberichte die Umrechnung als Gegeben @ Kurs = Erhalten. Gegeben ist der ursprüngliche Betrag in der Zahlungswährung, Kurs ist der mit der Transaktion gespeicherte Wechselkurs und Erhalten ist der in Ihre Basiswährung umgerechnete Betrag. Zum Beispiel: 10,75 @ 0,93 = 10,00.

Die Umrechnung erscheint unter Tag > Zahlart, in Zahlarten, Zahlarten Details, Zahlarten (Summe) und in den Zahlungszeilen im Bericht Verkäufe. Zeilen mit unterschiedlichen gespeicherten Kursen bleiben getrennt. Die Übersicht Zahlarten - Gegeben fasst die Zeilen pro Zahlart zusammen und summiert die ursprünglichen Beträge in der Zahlungswährung über diese Kurse.

Erstattungen, Stornos und zurückgebuchte Trinkgelder werden mit ihrem Vorzeichen ausgewiesen und in den Berichtssummen saldiert.

Einrichtung der Zahlarten: Legen Sie für jede akzeptierte Währung eine eigene Zahlart an. Die Summen der ursprünglichen Zahlungsbeträge werden pro Zahlart geführt. Verwenden Sie deshalb eine Zahlart nicht für eine andere Währung, wenn historische Summen eindeutig bleiben sollen.

CSV-Exporte: day-payments.csv, payments.csv und payments-detail.csv behalten ihre bisherigen Felder bei. Am Ende kommen tendered und exchange_rate hinzu.

Fiskalsystemnachweis

Wenn Ihr Betrieb genau ein aktives Fiskalsystem von Epson TSE oder Fiskaly verwendet, können Sie eine PDF-Datei erstellen, die die aktuell verbundene Fiskalkonfiguration dokumentiert.

1. Öffnen Sie Berichte > Andere Berichte.
2. Wählen Sie Fiskalsystemnachweis. WaiterOne lädt die aktuellen Angaben aus dem aktiven Fiskalsystem.
3. Prüfen Sie die Geschäfts- und Kassendaten, die TSE-Seriennummer, den Anbieter, den Status und die Zertifizierungsangaben.
4. Drucken Sie den Nachweis, verwenden Sie AirPrint oder senden Sie die PDF-Datei per E-Mail.

Voraussetzungen: Genau ein unterstütztes Fiskalsystem muss aktiv sein. Eine Epson TSE muss erreichbar und initialisiert sein und darf nicht durch einen laufenden Belegvorgang belegt sein. Fiskaly benötigt ein initialisiertes LIVE-System und Internetzugang. Der Nachweis enthält nur Angaben zum aktiven Anbieter.

Datumsfilter in Belegen und Berichten

Öffnen Sie Belege über die Sonderfunktionen, um frühere Umsätze zu finden. Wählen Sie die Option für einen einzelnen Geschäftstag oder die Option für einen Zeitraum. Tippen Sie bei einem Zeitraum zuerst auf Von und wählen Sie den ersten Tag. Tippen Sie danach auf Bis und wählen Sie den letzten Tag. Stellen Sie bei Bedarf die Uhrzeiten für Von und Bis ein und tippen Sie anschließend auf Anwenden.

Blaue Punkte kennzeichnen Kalendertage mit Umsätzen. Mit den Pfeilen wechseln Sie jeweils einen Monat. Tippen Sie auf die Monats- und Jahresüberschrift, um Monat und Jahr direkt auszuwählen. Derselbe markierte Kalender wird bei der Auswahl von Von oder Bis in Berichte angezeigt.

Beginn des Geschäftstags: Die Verkaufstage im Kalender richten sich nach der in WaiterOne eingestellten Startzeit des Geschäftstags. Ein Verkauf nach Mitternacht, aber vor dieser Uhrzeit, gehört zum vorherigen Geschäftstag.

Berichtsübersicht: Die Übersicht ist für Manager verfügbar. Um sie für einen Betrieb auszublenden, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Berichte und deaktivieren Sie Berichtsübersicht anzeigen. Wenn sie ausgeblendet ist, ist beim Öffnen von Berichte kein Bericht ausgewählt, bis das Personal einen auswählt.

8. Das WaiterOne-Ökosystem

WaiterOne ist mehr als ein Kassensystem auf einem Tablet. Die vollständig integrierten Anwendungen modernisieren jeden Kontaktpunkt in Ihrem Betrieb.