WaiterOne: La guía completa

Vista general de la arquitectura del sistema

Entender cómo se conecta WaiterOne es el primer paso. El sistema es muy escalable y permite añadir pantallas KDS, quioscos de autoservicio y cartelería digital dentro de la misma red local.

1. Configuración de hardware y red

Para que WaiterOne funcione correctamente, la red local debe ser estable. El iPad principal actúa como centro del sistema, mientras que las impresoras y los iPhones del personal actúan como dispositivos conectados.

1. Conectarse al Wi-Fi: Asegúrese de que el iPad principal y todos los dispositivos remotos estén conectados exactamente a la misma red Wi-Fi local. También puede conectar el iPad principal por Ethernet si utiliza un adaptador o una impresora compatible con conexión de red.
2. Conectar impresoras: Conecte las impresoras de recibos, cocina y bar directamente al router Wi-Fi mediante un cable Ethernet. También puede conectar impresoras compatibles por Wi-Fi o Bluetooth.
3. Conectar el cajón portamonedas: Conecte el cajón portamonedas al puerto DK (Drawer Kick) de la impresora de recibos.
4. Descargar las apps: Instale WaiterOne en el iPad principal y WaiterOne Remote en los dispositivos del personal desde el App Store.

2. Configurar el back office (iPad principal)

Para acceder al menú principal de WaiterOne, pulse el logo situado en la esquina inferior izquierda de la app. Según la versión de WaiterOne y los permisos del usuario, algunos elementos del menú pueden estar disponibles o activados.

La configuración principal se realiza directamente en el iPad principal desde las pestañas Ajustes o Datos.

Añadir personal y responsables

1. Seleccione el menú Datos y, en las pestañas de la izquierda, seleccione Usuarios. Si no aparece, desplace las pestañas hacia arriba.
2. Pulse el icono + para crear un nuevo perfil.
3. Escriba el nombre del miembro del personal.
4. Pulse el campo Código (cuatro puntos) para asignar un PIN seguro de 4 dígitos. También puede ver el PIN creado automáticamente manteniendo pulsado el icono del ojo.

Recuperar un código de usuario olvidado

Si no puede iniciar sesión porque ha olvidado un código de usuario:

1. En la pantalla de inicio de sesión con PIN, introduzca un código de usuario incorrecto más de tres veces. WaiterOne crea el archivo de recuperación después del cuarto intento fallido.
2. Después de cada intento fallido, espere a que termine la demora antes de introducir el siguiente código.
3. Conecte el iPad al ordenador y abra los archivos compartidos de WaiterOne con Finder en Mac o iTunes en Windows.
4. Copie passwords.txt en el ordenador y ábralo. Contiene todos los códigos de usuario. Utilice los usuarios y códigos de la lista para recuperar el acceso.

Limpieza automática: Después de iniciar sesión correctamente, WaiterOne elimina passwords.txt. Elimine cualquier copia guardada en el Mac o PC después de recuperar el acceso.

Permisos y roles de usuario

Puede personalizar lo que cada usuario tiene permitido hacer activando o desactivando ajustes de seguridad concretos en su perfil:

Acceso de responsables con Face ID o Touch ID

El teclado de acceso puede utilizar la seguridad biométrica disponible en el iPad. La tecla situada a la izquierda de 0 muestra automáticamente el símbolo correcto de Face ID o Touch ID cuando el acceso biométrico para responsables está disponible.

1. En la pantalla Desbloquear WaiterOne, pulse la tecla Face ID o Touch ID.
2. Autentíquese con la cámara o el sensor de huellas del iPad.
3. Si hay más de una cuenta de responsable, seleccione la persona que está iniciando sesión.

El acceso con PIN sigue disponible: el personal y los responsables siempre pueden introducir su código de usuario. Si no aparece la tecla biométrica, compruebe en Ajustes del iPad que Face ID o Touch ID esté configurado y que WaiterOne tenga una cuenta de responsable activa.

Restablecer datos de forma segura

Las acciones de restablecimiento están en Ajustes > Datos > Restablecer. Como estas acciones eliminan información de forma permanente, WaiterOne muestra una confirmación final.

Eliminar resultados antiguos y conservar los nuevos

Use Eliminar resultados anteriores a una fecha para borrar ventas históricas sin restablecer todo el sistema.

1. Haga una copia de seguridad. Después, abra Ajustes > Datos > Restablecer y pulse Eliminar resultados anteriores a una fecha.
2. Seleccione el primer día operativo que desea conservar y pulse Siguiente.
3. Revise la fecha y hora exactas que muestra el aviso. La hora procede del ajuste Inicio de un nuevo día.
4. Continúe a la pantalla de confirmación y confirme el restablecimiento como se explica abajo.

WaiterOne elimina de forma permanente los resultados de ventas anteriores al límite exacto. Los resultados a partir de ese límite, los registros de presencia de Work In y Work Out, las mesas abiertas, los contadores de tickets, los ajustes y la configuración de productos no cambian.

1. Lea el aviso y localice el número de confirmación mostrado.
2. Introduzca el número con el teclado integrado. No es necesario usar el teclado del iPad.
3. También puede pulsar Face ID o Touch ID, cuando esté disponible, y autenticarse en el iPad.
4. El botón rojo de restablecimiento solo se activa después de confirmar correctamente.

Haga primero una copia de seguridad: el restablecimiento no se puede deshacer. Un restablecimiento completo crea un nuevo administrador con el código 1111. Cambie este código predeterminado inmediatamente después de volver a iniciar sesión.

Control horario (Work In / Work Out / Descanso)

WaiterOne puede registrar las horas del personal directamente desde la pantalla de PIN. Cuando un empleado empieza el día, inicia un descanso, vuelve del descanso o termina el turno, Shift Clock muestra la siguiente acción disponible para ese usuario.

Excepción del responsable con planificación estricta: Cuando la planificación con Hacer cumplir bloquea Work In en el TPV local, un responsable activo ve el aviso de horario y puede pulsar Continuar para registrar su entrada o Cancelar para detener el proceso. La excepción aceptada queda registrada para auditoría. Esta excepción solo se aplica al fichaje de entrada / Work In. El personal sin funciones de responsable, los descansos, Remote y las demás acciones de control horario siguen sujetos al cumplimiento de la planificación.

Desactivar por usuario: vaya a Datos > Usuarios, abra el empleado y desactive la opción time clock / shift clock de ese usuario. Ese usuario podrá iniciar sesión normalmente sin tener que hacer Work in, Work out ni registrar descansos.

Desactivar para todos los usuarios: vaya a Ajustes > General > Asistencia y desactive Pedir registro horario al iniciar sesión. El personal puede seguir usando Registro de tiempo manualmente; la opción por usuario Asistencia requerida queda oculta mientras esta opción global esté desactivada.

Conectar impresoras

WaiterOne admite impresoras ilimitadas sin costes adicionales.

Por defecto, se configuran automáticamente 3 impresoras virtuales (por ejemplo, para bar, cocina y recibos). Esto no significa que deba tener 3 impresoras físicas; sirve para imprimir distintos tipos de tickets con ajustes propios. Cuando se usan varias impresoras virtuales, cada una mantiene su propia secuencia de numeración.

1. Vaya a Datos > Impresoras.
2. Pulse Añadir o seleccione una impresora virtual existente.
3. Cambie el tipo de impresora según corresponda.
4. Cambie el campo Host para conectar la impresora:
   • Ethernet/Wi-Fi: introduzca la dirección IP de la impresora.
   • Bluetooth: introduzca BT:
   • Conexión directa al iPad: introduzca USB:

Buscar una impresora Epson o Star: Vaya a Datos > Impresoras y abra la impresora que desea configurar. Seleccione Kit de desarrollo de software para Epson ePOS, Star Raster Mode o Modo de comando StarPRNT como tipo de impresora y pulse el botón de ondas de radio junto a Host. WaiterOne busca impresoras disponibles del fabricante seleccionado mediante la red local, Bluetooth y USB. Seleccione un resultado para guardar en Host el destino exacto de conexión y déjelo sin cambios. Para una impresora Star, elija el modo que requiere su modelo; la búsqueda lo conserva, pero no puede comprobarlo. Por eso debe realizar una impresión de prueba. Si no se encuentra ninguna impresora, Host no cambia. Compruebe la conexión y vuelva a buscar, o introduzca el destino manualmente.

Impresora ESC/POS de red no disponible: Si no se puede acceder a una impresora ESC/POS de red, WaiterOne conserva el trabajo de impresión y vuelve a intentarlo automáticamente, incluso después de reiniciar WaiterOne. Evite enviar de nuevo el mismo ticket mientras la impresora recupera la conexión.

Buscar una pantalla WaiterOne KDS: Actualice WaiterOne y WaiterOne KDS a versiones compatibles con la búsqueda de KDS. Conecte ambos dispositivos a la misma red local, permita el acceso a la red local para ambas aplicaciones y mantenga KDS abierto en el dispositivo de cocina.

1. En WaiterOne, vaya a Datos > Impresoras y añada o seleccione la impresora virtual de la pantalla de cocina.
2. Seleccione WaiterOne KDS como tipo de impresora y pulse el botón de ondas de radio junto a Host.
3. Espere los resultados y seleccione la pantalla KDS deseada por su nombre y dirección. WaiterOne guarda la dirección en Host. Envíe un pedido de prueba para comprobar que ha seleccionado la pantalla de cocina correcta.

Si cancela la búsqueda o no se encuentra ninguna pantalla, Host no cambia. Si no aparece ningún resultado, compruebe que KDS está abierto, que ambas aplicaciones están actualizadas y que ambas tienen permiso de acceso a la red local. Una red Wi-Fi de invitados o el aislamiento de red pueden impedir la búsqueda. Puede seguir introduciendo la dirección del KDS manualmente, incluso si utiliza una versión anterior de KDS.

KDS (Kitchen Display System): un KDS puede sustituir o complementar las impresoras de cocina y bar. Los pedidos enviados a una estación de preparación aparecen como tickets digitales, y el personal puede usar Prepare, Service y Close en lugar de gestionar tickets en papel.

Consejo para impresoras de cocina: Si necesita espacio extra en la parte superior de las comandas para colgarlas correctamente en una barra de tickets, vaya a Datos > Impresoras, seleccione la impresora de cocina y añada <br><br><br> al texto de cabecera del ticket.

Configurar la pantalla para clientes y las fotos en reposo

Use una segunda tableta como pantalla orientada al cliente mientras WaiterOne se ejecuta en el iPad principal:

1. Conecte el iPad principal y el dispositivo de la pantalla para clientes a la misma red local de confianza.
2. En el iPad principal, abra Configuración > Generalidades > Pantalla para clientes y active Activar pantalla para clientes.
3. En el segundo dispositivo, abra http://IP-ADDRESS:8081 en un navegador y sustituya IP-ADDRESS por la dirección IP local del iPad principal. Mantenga abierta esa página.
4. Si lo desea, configure el Titulo de la pantalla, el Código QR, la solicitud de propina y la solicitud de comentarios.
5. Para usar fotos en línea durante el reposo, introduzca un tema como pizza o cocktails en Tema de fotos. Si deja el campo vacío, se restablece food. Las fotos en línea necesitan conexión a Internet. Si no están disponibles temporalmente, la pantalla mantiene un fondo temático neutro en lugar de mostrar fotos no relacionadas.
6. Para usar sus propias fotos durante el reposo, pulse Fotos de la pantalla del cliente y seleccione hasta 20 imágenes en el selector del sistema. WaiterOne solo recibe las fotos que usted seleccione. La nueva selección sustituye al conjunto actual y aparece en el orden en que la seleccionó.

Las fotos seleccionadas se almacenan localmente en el iPad principal, funcionan sin acceso a Internet y tienen prioridad sobre el Tema de fotos en línea. Los cambios aparecen automáticamente cuando la pantalla conectada está en reposo.

Sustituir, eliminar o cancelar: Si cancela el selector, se conserva el conjunto actual. Cuando haya fotos seleccionadas, pulse de nuevo Fotos de la pantalla del cliente para elegir Reemplazar fotos o Eliminar todas las fotos. Al eliminar el conjunto, los originales permanecen en Fotos y se restablece el Tema de fotos en línea guardado.

Si una importación está incompleta: WaiterOne indica cuántas fotos se añadieron o se omitieron. Si no se puede importar ninguna de las fotos seleccionadas, las fotos actuales de la pantalla para clientes no cambian.

Elija fotos aptas para clientes: La pantalla para clientes actual y las fotos seleccionadas pueden verse desde dispositivos que puedan abrir la dirección de la pantalla en la misma red local. No seleccione imágenes privadas o sensibles.

Pedidos, propinas y pagos en la pantalla para clientes

En cuanto añada productos al pedido, la pantalla para clientes sustituirá el carrusel de fotos por una vista clara con formato de ticket. Los clientes verán los nombres de los productos, la cantidad pedida, el precio de cada línea y los totales actuales. Los pedidos largos se dividen automáticamente en varias páginas. El cliente puede pausar la rotación de páginas y reanudarla con el mismo control.

Cuando el personal abre la página de pago en WaiterOne, la pantalla para clientes sigue el proceso:

1. Elegir una propina: Si está activada la opción Solicitar propina y hay un único método de pago adecuado para propinas, el cliente puede elegir Sin propina, 10 %, 15 %, 20 % o Personalizada. Con Personalizada puede introducir un importe o un porcentaje. Debe pulsar Continuar para confirmar la elección.
2. Seguir el pago: La pantalla muestra el estado y el método de pago. En los pagos divididos, muestra cada pago junto con Pagado y A pagar. En un pago en efectivo también puede mostrar el Cambio.
3. Enviar comentarios: Si está activada la solicitud de comentarios, después de un pago correcto aparece una ventana independiente con cinco niveles, desde Muy insatisfecho hasta Muy satisfecho. El cliente puede elegir una valoración o pulsar Omitir.

Si se interrumpe el proceso de pago: Cuando el personal sale de la página de pago, la pantalla para clientes vuelve a la vista normal del pedido. Al abrir de nuevo la página de pago, se muestra otra vez el paso correspondiente.

Si aparece un error: Si no se puede guardar una propina, el cliente debe pedir ayuda al personal. Si no se pueden enviar los comentarios, puede intentarlo de nuevo. Si el pago falla, la pantalla muestra el estado de error mientras el personal revisa o repite el pago en WaiterOne.

Volver al carrusel de fotos: Cuando WaiterOne restablece el TPV, termina la sesión o el personal cierra sesión, la pantalla para clientes vuelve automáticamente al carrusel de fotos en reposo.

3. Crear el menú

Los productos se organizan por páginas y se colocan en una cuadrícula.

Es importante entender la jerarquía: en WaiterOne hay Páginas, Grupos y Botones. Los botones pertenecen a grupos y se colocan en páginas. Además, los botones pueden heredar muchos ajustes directamente del grupo al que pertenecen. Por ejemplo, si un grupo está configurado para imprimir en la impresora de cocina, cualquier botón nuevo asignado a ese grupo también se imprimirá automáticamente en cocina.

1. Crear una página: Configure una página como "Entrantes", "Platos principales" o "Bebidas".
2. Añadir productos: Introduzca el nombre del artículo y asígnele una coordenada de fila y columna.

   Métodos alternativos: También puede añadir productos rápidamente haciendo doble clic en un espacio vacío de una página en la pantalla principal del POS, o gestionándolos directamente desde el dashboard online de WaiterOne (back office online).

3. Definir precios: Introduzca el precio estándar. Puede utilizar hasta 5 niveles de precio (por ejemplo, Estándar, Happy Hour, Para llevar).

   Artículos varios o personalizados: Active Precio abierto y Texto abierto si desea crear un botón genérico que pida al personal introducir manualmente un nombre y un precio personalizados.

4. Añadir modificadores: Active el interruptor Modifier para extras o preferencias (por ejemplo, "Poco hecho" o "Sin hielo"). Los modificadores deben estar vinculados a un producto estándar para poder venderse.
5. Saltar a otra página: Puede crear botones que salten a otras páginas para organizar mejor el POS. WaiterOne también recuerda desde qué página vino, de modo que puede configurar botones para volver automáticamente después de seleccionarlos (por ejemplo, volver a la página de bebidas alcohólicas después de elegir un refresco como mezcla).

Modificadores Fijo, Abierto y Descuento

Para configurar un modificador, abra Ajustes > Datos > Botones, seleccione el botón y active Modifier. En Tipo de precio, elija:

• Fijo: añade el importe configurado para el nivel de precio activo.
• Abierto: pide al personal que introduzca el importe durante el pedido.
• Descuento: resta el porcentaje configurado del producto seleccionado. Introduzca un porcentaje para cada uno de los cinco niveles de precio.

Un Descuento se aplica a un solo producto, no a toda la cuenta. Añada o seleccione primero el producto y después pulse el modificador Descuento. Si no hay ningún producto seleccionado, WaiterOne utiliza el último producto. El descuento aparece como una línea de modificador negativa, respeta la cantidad y el tratamiento de IVA/impuestos del producto y no se acumula al pulsar de nuevo el mismo botón Descuento.

Compatibilidad: los modificadores Descuento están disponibles en WaiterOne y en las versiones compatibles de la aplicación Remote independiente. WaiterOne solo los envía cuando Remote indica que admite este cálculo, por lo que las versiones antiguas de Remote no cambian. Después de actualizar Remote, vuelva a descargar los botones. Los menús de pedidos de clientes y quioscos siguen sin recibir modificadores Descuento.

Añadir rápido desde la pantalla POS: haga doble clic en un espacio vacío de una página para crear un nuevo botón de producto directamente en ese lugar. WaiterOne abre el formulario Nuevo botón, donde puede introducir nombre, precio, grupo, imagen y tipo de producto o modificador.

Importación CSV: los archivos CSV de productos pueden usar comas o punto y coma. Envíe el archivo al iPad y ábralo con WaiterOne para importarlo. Exporte primero un archivo de ejemplo desde Ajustes > Datos > Exportar para obtener el formato correcto. Durante la importación, WaiterOne puede crear los grupos y páginas que falten. Si una fila contiene un grupo pero no una página, se usa también el nombre del grupo como nombre de la página. Después de importar, puede añadir botones de salto y retorno en las páginas importadas.

Organizar botones y tiempos

Organización por arrastrar y soltar: En la pantalla principal de ventas del POS, no necesita calcular manualmente filas y columnas para reorganizar el diseño. Mantenga pulsado un botón y arrástrelo a su nueva posición en la cuadrícula. También puede apilar varios botones en la misma posición de la cuadrícula para agrupar artículos relacionados, o arrastrar un botón hacia el borde de la página para añadir una fila o columna adicional.

Tiempos de cocina: Los tiempos permiten ordenar claramente los productos en las comandas de cocina. Si asigna los artículos a un tiempo, como Entrante o Plato principal, WaiterOne los agrupa bajo ese encabezado en la comanda impresa, independientemente del orden en que se hayan seleccionado. Nota: active Group PLU en los ajustes de la impresora de cocina para que los tiempos se impriman correctamente.

Stock en los botones de producto

Para los productos cuya disponibilidad desea controlar, abra Ajustes > Datos > Botones y active Controlar stock. Introduzca la cantidad restante, opcionalmente el stock mínimo y máximo, y decida si el producto puede quedar por debajo de cero.

Cuando el control de stock está activo, WaiterOne muestra la cantidad restante como un pequeño indicador en el botón de producto del POS. Los dispositivos Remote reciben la misma información de stock al descargar los botones, la actualizan después de iniciar sesión o cuando la app vuelve a estar activa, y reservan stock en cuanto se selecciona un producto. Esto ayuda a evitar que dos empleados vendan al mismo tiempo el último artículo disponible.

Si se restablece un ticket no enviado o se elimina un producto reservado, la cantidad reservada vuelve al stock. Cuando se envía el pedido, la reserva se convierte en venta y el stock permanece reducido.

Control de stock en Back Office

Para realizar un recuento rápido, inicie sesión en WaiterOne Back Office y abra Menu Editor. Seleccione primero Pull from iPad para trabajar con el menú y los valores de stock más recientes. Esta acción reemplaza los cambios de Back Office que no se hayan guardado.

Seleccione Stock Control para usar la lista de stock reducida. Filtre los productos con All, Tracked, Low Stock o Sold Out. Para cada producto, configure Track Stock, Current Stock, Minimum, Maximum y Allow Below Zero. Al terminar, seleccione Save Stock Changes y espere a que aparezca Saved to iPad antes de salir de la página.

Cuadrícula de botones más limpia: Los botones pueden mostrar pequeños indicadores para saltos de página, modificadores, precio/texto abierto y tiempos. Si la pantalla queda demasiado cargada, vaya a Ajustes > General > Botones y active Ocultar indicadores de botones. Los precios se controlan por separado con Agregar precio en botones.

4. Conectar WaiterOne Remote

Para que el personal pueda tomar pedidos en sala, sincronice sus iPhones o iPads (por ejemplo, un iPad mini) con el iPad principal.

1. En el iPad principal, vaya a Ajustes > WaiterOne Remote y active el servidor.
2. Abra la app WaiterOne Remote en el dispositivo del empleado.
3. Dentro de la app remota, vaya a Ajustes > Servidor. El campo Host debería rellenarse automáticamente, ya que la app remota se conecta de forma automática.
4. Pulse Descargar. Los botones del menú y sus existencias actuales se sincronizarán al instante.
5. Observe los pequeños indicadores de actividad TX/RX en el iPad principal y en Remote. Solo aparecen cuando la comunicación Remote está activada y parpadean cuando se envía una solicitud o llega una respuesta.

Consejos de solución de problemas:

- Durante la descarga, Remote puede mostrar estados como Contactando con WaiterOne, Enviado por Sockets, Intentando P2P, Intentando APN o Esperando respuesta. Estos mensajes indican qué vía de comunicación se está usando.
- Si Remote muestra Sin respuesta de WaiterOne, confirme que el servidor Remote sigue activado en WaiterOne y que ambos dispositivos están en la misma red local.
- Si la descarga falla, abra los Ajustes de iOS del iPad principal, desplácese hasta WaiterOne y asegúrese de que el interruptor Red local esté activado.
- Configure el permiso de ubicación de WaiterOne como Siempre en el iPad principal. Así el servidor de WaiterOne seguirá funcionando incluso en segundo plano.
- WaiterOne también usa la ubicación del restaurante para informes de WeatherKit, reservas, planificación y datos de licencia. Si es necesario, puede cambiarla en Ajustes > Reservas > Ubicación del restaurante.

5. Crear mesas y planos de sala

Antes de poder tomar pedidos, debe indicar a WaiterOne cómo está distribuido su local. Hay dos formas de hacerlo: el método clásico y el método visual. WaiterOne permite usar cualquiera de los dos, o incluso combinarlos.

El método clásico (lista o números)

Si prefiere rapidez y sencillez en lugar de planos visuales, puede trabajar solo con números de mesa.

1. En la pantalla del POS, pulse el total en la esquina superior derecha y seleccione o añada mesas o clientes a medida que llegan. Las mesas/clientes recientes aparecen arriba y también permanecen en la lista completa. Las mesas/clientes vacíos que no sean reservables se pueden eliminar desde esta lista si el usuario tiene permiso.
2. Pulse el botón Mesas y seleccione una mesa. Las mesas se ordenan alfabéticamente y también puede trabajar con planos de sala desde aquí.

El método visual (plano de sala)

Para una representación moderna y visual del restaurante, puede diseñar un plano de sala personalizado.

1. Vaya a Datos > Planos de sala.
2. Pulse Añadir para crear una nueva sala o zona (por ejemplo, "Comedor principal" o "Terraza").
3. Añada sus mesas definiendo su forma (redonda o cuadrada) y su capacidad. También puede añadir mesas pulsando Editar y haciendo doble clic en el punto exacto donde desea que aparezca la nueva mesa.
4. Arrastre y suelte las mesas para colocarlas según la distribución real del local.
5. En la pantalla del POS, el personal podrá pulsar la pestaña Plano de sala para seleccionar las mesas visualmente.

Mover una mesa abierta a otra mesa

Si los clientes cambian de mesa después de pedir, puede mover su pedido abierto desde la mesa ocupada a otra mesa. La mesa de destino puede estar en el mismo plano de sala o en otro:

1. Mantenga pulsada la mesa ocupada y empiece a arrastrarla.
2. Si la mesa de destino está en otro plano, mueva la mesa sobre la flecha izquierda o derecha del plano. Manténgala allí hasta que aparezca el plano de destino y, a continuación, aléjela de la flecha. Omita este paso si la mesa de destino está en el plano actual.
3. Arrastre la mesa sobre la mesa de destino y suéltela.
4. Revise la confirmación y pulse Mover. Si la mesa de destino ya tiene un pedido abierto, WaiterOne fusiona las dos mesas.

Consejo: También funciona si un plano utiliza la lista de mesas y el otro utiliza el plano visual.

Estados de las mesas

El plano de sala muestra el estado de cada mesa de un vistazo. WaiterOne puede mostrar importes abiertos, temporizadores de servicio, reservas y el estado Hold directamente en la mesa, para que el personal vea de inmediato qué necesita atención.

Mesas y clientes temporales

También puede crear mesas o clientes temporales sobre la marcha, por ejemplo para un cliente sin reserva o una cuenta rápida de bar. Estas mesas temporales desaparecerán automáticamente del sistema cuando el pedido se cierre y se pague.

Ajustes específicos por mesa

Las mesas no sirven solo para numerar. Al configurarlas, puede definir reglas concretas para zonas específicas del local:

Reservas y lista de espera

Use la pantalla Reservas para planificar los próximos clientes por mesa y hora. El formulario de reserva muestra la hora de finalización prevista mientras ajusta la duración, para que el personal vea de inmediato cuánto tiempo queda bloqueada la mesa.

Para clientes sin reserva, añádalos a la lista de espera con el número de comensales, teléfono, minutos de espera estimados y notas. Las entradas pueden ordenarse por hora de añadido, tiempo restante o número de clientes. El indicador de tiempo muestra si todavía queda tiempo o si la espera estimada ya se ha superado.

El personal puede editar una entrada si el cliente cambia de teléfono, vuelve más tarde o cancela. Cuando haya una mesa disponible, pulse Sentar o arrastre la entrada al libro de reservas para crear una reserva en la mesa y hora elegidas.

Las reservas y las entradas de la lista de espera pueden vincularse a un Cliente existente. También se puede crear un nuevo cliente directamente desde los datos de la reserva. Cuando un cliente vinculado se sienta y paga, la cuenta se añade a su perfil. Así el equipo puede consultar visitas, gasto total, cuenta media, última visita y cuentas recientes.

Mensajes a clientes: si el iPad está configurado para enviar mensajes, WaiterOne puede preparar una confirmación de lista de espera en la app Mensajes cuando haya un número de teléfono. El personal puede revisar el texto antes de enviarlo. El envío usa la configuración normal del dispositivo para Mensajes, iMessage o SMS.

Planificación

Abra las herramientas de planificación del personal en Ajustes > Planificación. Los responsables pueden crear turnos abiertos, asignar empleados, copiar horarios, usar plantillas diarias, publicar el día visible y aprobar solicitudes de la bolsa de turnos.

Los empleados ven sus turnos, los turnos abiertos disponibles y sus solicitudes pendientes. Pueden aceptar turnos abiertos, ofrecer sus propios turnos en la bolsa, solicitar cambios y cancelar sus solicitudes pendientes. Solo los responsables pueden editar el horario.

Excepción del responsable para el fichaje de entrada: Con Hacer cumplir activado, la planificación estricta puede bloquear Work In en el TPV local. Un responsable activo que ve el aviso de horario puede pulsar Continuar para registrar su entrada o Cancelar para detener el proceso. La excepción aceptada queda registrada para auditoría. Solo se aplica al fichaje de entrada / Work In. El personal sin funciones de responsable, los descansos, Remote y las demás acciones de control horario siguen sujetos al cumplimiento de la planificación.

6. Operaciones diarias: sala y caja

Navegar por el TPV

La barra de navegación permanece visible en la parte inferior del TPV para que el personal pueda cambiar directamente entre las secciones activadas. Según la configuración y las funciones disponibles, puede mostrar Pedidos, Mesas, Reservas, Planificación y COS. La sección actual aparece resaltada.

• Empleado y menú: El icono de WaiterOne y el nombre del empleado aparecen a la izquierda. Pulse esta zona para abrir el menú lateral. Si nadie ha iniciado sesión, se muestra Iniciar sesión.
• Bloqueo: Mientras trabaja en Pedidos, el primer botón de navegación muestra Pulse para bloquear. Púlselo de nuevo para bloquear el TPV; se mostrará Bloqueado hasta que un empleado inicie sesión.
• Estado de las mesas: La insignia roja de Mesas muestra primero las mesas abiertas y después las mesas con cuenta, por ejemplo 2/1. Se actualiza cuando cambian los pedidos o las cuentas de las mesas.
• Cola de impresión: Una insignia en el botón Pedidos muestra los trabajos de impresión pendientes y desaparece cuando termina la impresión.
• Versión: La versión instalada de WaiterOne aparece a la derecha de la barra y resulta útil al contactar con soporte.

Tomar un pedido

1. Pulse la pantalla Mesas o Plano de sala.
2. Seleccione la mesa activa.
3. Pulse sus páginas y seleccione los artículos pedidos.
4. Seleccione los modificadores necesarios cuando el sistema los solicite.
5. Use los tres botones principales visibles de acción en la parte inferior de la pantalla para procesar la operación:
   • Order: pulse este botón para enviar los artículos a sus estaciones de preparación correspondientes (por ejemplo, bebidas a la impresora del bar y comida a la impresora de cocina). La mesa permanece abierta.
   • Bill: cuando los clientes estén listos para irse, pulse este botón para imprimir la cuenta o recibo. La mesa permanece abierta hasta que se procese el pago.
   • Pay: pulse este botón cuando vaya a cobrar.

   Hold oculto: el botón Hold está oculto en los botones OBP (Order, Bill y Pay). Deslice los botones OBP hacia la derecha para mostrar Hold y luego pulse Hold para dejar la cuenta temporalmente en espera, de modo que pueda volver a ella más tarde o atender otra mesa/cliente.

   Pantalla de la cuenta: deslice hacia arriba para agrupar los productos iguales en una sola línea.

   Special Functions: deslice Special Functions hacia la derecha para mostrar más funciones especiales. Deslice hacia la izquierda para mostrar el teclado numérico.

   Nota: Los botones Order y Bill solo se pueden seleccionar si se ha elegido una mesa o cliente. Si no se ha seleccionado ninguna mesa o cliente (por ejemplo, para un pedido rápido de mostrador), puede omitir Order y Bill e ir directamente a Pay.

Procesar pagos

1. Seleccione la mesa que está lista para pagar.
2. Pulse el botón Pay.
3. Elija el método de pago (efectivo, tarjeta, vale regalo).
4. El cajón portamonedas se abrirá, el recibo se imprimirá y la mesa se reiniciará y quedará cerrada para los siguientes clientes.

Propinas

Las propinas se gestionan como un método de pago separado. Para crear un botón de propina, vaya a Datos > Pagos, añada un método de pago para propinas, establezca el valor en 1 y active la opción Tip. Durante el cobro, el personal podrá seleccionar ese método para el importe extra que el cliente quiera dejar.

SumUp: cuando trabaja con SumUp, las propinas se pueden configurar por completo en Ajustes > Proveedores de pago > SumUp.

Cobro: si trabaja con importes recibidos y cambio, active la función en Ajustes > General > Cobro y elija un método de pago predeterminado normal, como Efectivo. No establezca Tarjeta ni Propina como método predeterminado.

Invitaciones y devoluciones en las líneas de la cuenta

A partir de WaiterOne 1.8.24, el TPV del iPad principal permite aplicar estas funciones especiales tanto a artículos sin enviar como a artículos ya procesados con Order o Bill, mientras la mesa siga abierta. El usuario necesita el permiso correspondiente.

1. Invitar a un artículo: Active Invitación (On the House) en Special Functions y pulse la línea del artículo. El precio pasa a cero y los totales se actualizan. Solo cambia la línea pulsada; aplique la función por separado a los modificadores con precio que también quiera ofrecer gratis.
2. Restablecer el precio: Active de nuevo Invitación (On the House) y pulse la misma línea gratuita. WaiterOne recupera el precio guardado y actualiza los totales. También funciona después de salir de la mesa y volver a abrirla.
3. Devolver un artículo ya enviado: Active Retour/Void y pulse la línea del artículo enviado. Se añade una línea de devolución negativa independiente al pedido actual, junto con copias negativas de sus modificadores asociados. Las líneas originales enviadas no cambian. Revise las líneas de devolución antes de enviar el pedido o imprimir la cuenta.
4. Anular un artículo sin enviar: Active Retour/Void y pulse la línea sin enviar para cambiar su signo. Active la función y vuelva a pulsarla para revertir el cambio.

Invitaciones anteriores: El precio solo se puede recuperar automáticamente en artículos ofrecidos gratis con esta actualización o una versión posterior. Los artículos ofrecidos gratis antes de la versión 1.8.24 no tienen el precio original guardado, por lo que pulsarlos no permite recuperarlo automáticamente.

7. Cierre del día e informes

Cerrar correctamente el día es tan importante como abrirlo.

Informe de propinas: En Informes, abra los informes de pagos y elija Propinas para imprimir un resumen solo de propinas. Muestra cada usuario con las propinas en efectivo, tarjeta, otros y total, para poder pagar las propinas al personal sin mostrar los totales completos de ventas o pagos.

Pagos en moneda extranjera en los informes

Cuando un método de pago utiliza una moneda extranjera, los informes muestran la conversión como Entregado @ Cambio = Recibió. Entregado es el importe original en la moneda del pago, Cambio es el tipo de cambio guardado para la transacción y Recibió es el importe convertido a la moneda base. Por ejemplo: 10,75 @ 0,93 = 10,00.

Estas conversiones aparecen en Día > Pagos, en los informes Formas de pago, Formas de pago detalladas y Formas de pago resumidas, y en las líneas de pago del informe Ventas. Si un mismo método se usa con distintos tipos de cambio guardados, cada tipo permanece en una línea separada. El resumen Formas de pago - Entregado suma el importe original de cada método de pago entre todos sus tipos.

Los reembolsos, las operaciones anuladas y las propinas revertidas conservan su signo positivo o negativo, y se compensan para producir los totales netos de los informes.

Configuración por moneda: Cree un método de pago separado para cada moneda que acepte. Los totales de Entregado se conservan por método de pago, así que no reutilice un método para otra moneda si necesita que los totales históricos sigan siendo claros.

Exportación CSV: Los archivos day-payments.csv, payments.csv y payments-detail.csv conservan sus campos existentes y añaden al final los campos tendered y exchange_rate.

Justificante del sistema fiscal

Si su negocio utiliza exactamente un sistema fiscal activo Epson TSE o Fiskaly, puede crear un PDF que documenta la configuración fiscal conectada actualmente.

1. Abra Informes > Otros informes.
2. Seleccione Justificante del sistema fiscal. WaiterOne carga los datos actuales del sistema fiscal activo.
3. Revise los datos del negocio y del TPV, el número de serie de la TSE, el proveedor, el estado y la información de certificación.
4. Imprima el justificante, use AirPrint o envíe el PDF por correo electrónico.

Requisitos: Debe estar activo exactamente un sistema fiscal compatible. La TSE Epson debe estar accesible e inicializada y no puede estar ocupada con un comprobante en curso. Fiskaly requiere un sistema LIVE inicializado y acceso a Internet. El justificante solo incluye el proveedor activo.

Filtros de fecha en Tiques e Informes

Abra Tiques desde Funciones especiales para buscar ventas anteriores. Elija la opción para un único día operativo o la opción para un intervalo de fechas. Para un intervalo, pulse primero Desde y elija el primer día. Después pulse Hasta y elija el último día. Ajuste las horas Desde y Hasta cuando sea necesario y pulse Aplicar.

Los puntos azules marcan los días del calendario que contienen ventas. Use las flechas para avanzar o retroceder un mes, o pulse el encabezado de mes y año para elegirlos directamente. El mismo calendario marcado aparece al seleccionar Desde o Hasta en Informes.

Inicio del día operativo: Los días de venta del calendario siguen la hora de inicio del día configurada en WaiterOne. Una venta realizada después de medianoche pero antes de esa hora pertenece al día operativo anterior.

Resumen de informes: el resumen está disponible para usuarios managers. Para ocultarlo en un local, vaya a Ajustes > General > Resultados y desactive Mostrar resumen de informes. Cuando está oculto, la sección Informes se abre sin ningún informe seleccionado hasta que el personal elige uno.

8. El ecosistema WaiterOne

WaiterOne es mucho más que un POS en una tableta: es un conjunto integrado de aplicaciones diseñado para modernizar cada punto de contacto de su negocio.