WaiterOne : le guide complet

Vue d'ensemble de l'architecture du système

Comprendre comment WaiterOne se connecte est la première étape. Le système est très évolutif : vous pouvez ajouter des écrans KDS, des bornes de commande et de l'affichage dynamique sur le même réseau local.

1. Configuration du matériel et du réseau

Pour que WaiterOne fonctionne correctement, votre réseau local doit être stable. L'iPad principal joue le rôle de serveur, tandis que les imprimantes et les iPhones du personnel sont les appareils connectés.

1. Connexion au Wi-Fi : assurez-vous que l'iPad principal et tous les appareils distants sont connectés exactement au même réseau Wi-Fi local. Vous pouvez aussi connecter l'iPad principal directement en Ethernet avec un adaptateur ou une imprimante compatible avec la connexion réseau.
2. Connexion des imprimantes : branchez les imprimantes de caisse, de cuisine et de bar directement au routeur Wi-Fi avec un câble Ethernet. Vous pouvez aussi connecter les imprimantes compatibles en Wi-Fi ou en Bluetooth.
3. Connexion du tiroir-caisse : branchez le tiroir-caisse sur le port DK (Drawer Kick) de l'imprimante de caisse.
4. Téléchargement des apps : installez WaiterOne sur l'iPad principal et WaiterOne Remote sur les appareils du personnel depuis l'App Store.

2. Configurer le back office (iPad principal)

Pour accéder au menu principal de WaiterOne, touchez simplement le logo en bas à gauche de l'app. Selon votre version de WaiterOne et les droits de l'utilisateur, certains éléments du menu seront disponibles ou activés.

Toute la configuration principale se fait directement sur l'iPad principal dans les onglets Réglages ou Données.

Ajouter du personnel et des responsables

1. Sélectionnez le menu Données, puis choisissez Utilisateurs dans les onglets de gauche. Si l'onglet n'est pas visible, faites défiler les onglets vers le haut.
2. Touchez l'icône + pour créer un nouveau profil.
3. Saisissez le nom du membre du personnel.
4. Touchez le champ Code (quatre points) pour attribuer un code PIN sécurisé à 4 chiffres. Vous pouvez aussi voir le code PIN créé automatiquement en maintenant l'icône en forme d'oeil enfoncée.

Droits et rôles des utilisateurs

Vous pouvez personnaliser ce que chaque utilisateur est autorisé à faire en activant des réglages de sécurité précis dans son profil :

Connexion responsable avec Face ID ou Touch ID

Le pavé de connexion peut utiliser la sécurité biométrique disponible sur l'iPad. La touche à gauche de 0 affiche automatiquement le symbole Face ID ou Touch ID approprié lorsque la connexion biométrique des responsables est disponible.

1. Sur l'écran Déverrouiller WaiterOne, touchez la touche Face ID ou Touch ID.
2. Authentifiez-vous avec la caméra ou le capteur d'empreinte digitale de l'iPad.
3. Si plusieurs comptes responsables sont disponibles, sélectionnez la personne qui se connecte.

La connexion par code PIN reste disponible : le personnel et les responsables peuvent toujours saisir leur code utilisateur. Si aucune touche biométrique n'apparaît, vérifiez dans les réglages de l'iPad que Face ID ou Touch ID est configuré et que WaiterOne dispose d'un compte responsable actif.

Réinitialiser les données en toute sécurité

Les actions de réinitialisation se trouvent sous Réglages > Données > Réinitialiser. Comme elles suppriment définitivement des informations, WaiterOne affiche une dernière confirmation.

1. Lisez l'avertissement et repérez le numéro de confirmation affiché.
2. Saisissez ce numéro avec le pavé intégré. Le clavier de l'iPad n'est pas nécessaire.
3. Vous pouvez aussi toucher Face ID ou Touch ID, si disponible, puis vous authentifier.
4. Le bouton rouge de réinitialisation n'est activé qu'après une confirmation réussie.

Effectuez d'abord une sauvegarde : une réinitialisation est irréversible. Une réinitialisation complète crée un nouvel administrateur avec le code 1111. Modifiez ce code par défaut immédiatement après la prochaine connexion.

Pointeuse (Work In / Work Out / Pause)

WaiterOne peut suivre les heures du personnel directement depuis l'écran PIN. Lorsqu'un employé commence sa journée, part en pause, revient de pause ou termine son service, la Shift Clock affiche l'action suivante disponible pour cet utilisateur.

Désactiver par utilisateur : allez dans Données > Utilisateurs, ouvrez l'employé et désactivez l'option time clock / shift clock de cet utilisateur. Il pourra alors se connecter normalement sans devoir faire Work in, Work out ou enregistrer les pauses.

Désactiver pour tous les utilisateurs : allez dans Réglages > Général > Présence et désactivez Demander le pointage à la connexion. Le personnel peut toujours utiliser Pointage horaire manuellement ; l'option utilisateur Présence requise est masquée tant que cette option globale est désactivée.

Connecter des imprimantes

WaiterOne prend en charge un nombre illimité d'imprimantes, sans frais supplémentaires.

Par défaut, 3 imprimantes virtuelles sont configurées automatiquement (par exemple pour le bar, la cuisine et la caisse). Cela ne signifie pas que vous devez avoir 3 imprimantes physiques : ces imprimantes virtuelles permettent d'imprimer différents types de tickets avec leurs propres réglages. Si vous utilisez plusieurs imprimantes virtuelles, chacune garde sa propre séquence de numérotation.

1. Allez dans Données > Imprimantes.
2. Touchez Ajouter ou sélectionnez une imprimante virtuelle existante.
3. Modifiez le type d'imprimante selon votre configuration.
4. Modifiez le champ Host pour connecter l'imprimante :
   • Ethernet/Wi-Fi : saisissez l'adresse IP de l'imprimante.
   • Bluetooth : saisissez BT:
   • Connexion directe à l'iPad : saisissez USB:

KDS (Kitchen Display System) : un KDS peut remplacer ou compléter les imprimantes de cuisine et de bar. Les commandes envoyées vers un poste de préparation apparaissent comme des tickets numériques, et le personnel peut utiliser Prepare, Service et Close au lieu de gérer des tickets papier.

Conseil pour les imprimantes de cuisine : besoin d'un espace supplémentaire en haut des tickets de cuisine pour les accrocher correctement sur un rail ? Allez dans Données > Imprimantes, sélectionnez l'imprimante de cuisine et ajoutez <br><br><br> dans le texte d'en-tête du ticket.

3. Créer votre menu

Les produits sont organisés par pages et placés sur une grille.

Il est important de comprendre la hiérarchie : dans WaiterOne, il existe des Pages, des Groupes et des Boutons. Les boutons appartiennent à des groupes et sont placés sur des pages. Ils peuvent aussi hériter de nombreux réglages directement depuis leur groupe. Par exemple, si un groupe est configuré pour imprimer sur l'imprimante de cuisine, tout nouveau bouton affecté à ce groupe s'imprimera automatiquement en cuisine.

1. Créer une page : configurez une page comme "Entrées", "Plats" ou "Boissons".
2. Ajouter des produits : saisissez le nom de l'article et attribuez-lui une ligne et une colonne.

   Méthodes alternatives : vous pouvez aussi ajouter rapidement des produits en double-cliquant sur un espace vide d'une page dans l'écran principal du POS, ou les gérer directement depuis le dashboard en ligne de WaiterOne (back office en ligne).

3. Définir les prix : saisissez le prix standard. Vous pouvez utiliser jusqu'à 5 niveaux de prix (par exemple Standard, Happy Hour, À emporter).

   Articles divers ou personnalisés : activez Prix libre et Texte libre si vous voulez créer un bouton générique qui demande au personnel de saisir manuellement un nom et un prix personnalisés.

4. Ajouter des modificateurs : activez l'interrupteur Modifier pour les suppléments ou préférences (par exemple "Saignant" ou "Sans glaçons"). Les modificateurs doivent être liés à un produit standard pour pouvoir être vendus.
5. Sauter vers une page : vous pouvez créer des boutons qui renvoient vers d'autres pages afin de mieux organiser le POS. WaiterOne se souvient aussi de la page d'origine, ce qui permet de configurer des boutons qui reviennent automatiquement après sélection (par exemple retour à la page des boissons alcoolisées après le choix d'un soda comme mélange).

Ajout rapide depuis l'écran POS : double-cliquez sur un espace vide d'une page pour créer un nouveau bouton produit directement à cet emplacement. WaiterOne ouvre le formulaire Nouveau bouton pour saisir le nom, le prix, le groupe, l'image et le type produit ou modificateur.

Import CSV : les fichiers CSV de produits peuvent utiliser des virgules ou des points-virgules. Envoyez le fichier sur l'iPad et ouvrez-le avec WaiterOne pour l'importer. Exportez d'abord un fichier exemple depuis Réglages > Données > Exporter afin d'obtenir la bonne structure. Pendant l'import, WaiterOne peut créer les groupes et pages manquants. Si une ligne contient un groupe mais aucune page, le nom du groupe sert aussi de nom de page. Après l'import, vous pouvez ajouter des boutons de saut et de retour sur les pages importées.

Organiser les boutons et les étapes de service

Organisation par glisser-déposer : dans l'écran de vente principal du POS, vous n'avez pas besoin de calculer manuellement les numéros de ligne et de colonne pour réorganiser votre mise en page. Maintenez simplement un bouton enfoncé, puis faites-le glisser vers sa nouvelle position sur la grille. Vous pouvez aussi empiler plusieurs boutons sur la même position de grille pour regrouper des articles liés, ou faire glisser un bouton vers le bord de la page pour ajouter une ligne ou une colonne supplémentaire.

Étapes de service en cuisine : elles permettent d'organiser clairement les produits sur les tickets de cuisine. Si vous affectez les articles à une étape, comme Entrée ou Plat principal, WaiterOne les regroupe sous ce titre sur le ticket imprimé, quel que soit l'ordre de sélection. Remarque : activez Group PLU dans les réglages de l'imprimante de cuisine pour imprimer correctement les étapes de service.

Grille de boutons plus lisible : Les boutons peuvent afficher de petits badges pour les sauts de page, les modificateurs, le prix/texte libre et les étapes de service. Si l'écran devient trop chargé, allez dans Réglages > Général > Boutons et activez Masquer les badges des boutons. Les prix restent gérés séparément avec Ajouter le prix sur les boutons.

4. Connecter WaiterOne Remote

Pour permettre au personnel de prendre les commandes en salle, synchronisez leurs iPhones ou iPads (par exemple un iPad mini) avec l'iPad principal.

1. Sur l'iPad principal, allez dans Réglages > WaiterOne Remote et activez le serveur.
2. Ouvrez l'app WaiterOne Remote sur l'appareil du membre du personnel.
3. Dans l'app Remote, allez dans Réglages > Serveur. Le champ Host devrait se remplir automatiquement, car la connexion se fait automatiquement.
4. Touchez Télécharger. Les boutons du menu se synchronisent immédiatement.
5. Surveillez les petits indicateurs d'activité TX/RX sur l'iPad principal et dans Remote. Ils apparaissent uniquement lorsque la communication Remote est activée et clignotent lorsqu'une demande ou une réponse circule.

Conseils de dépannage :

- Pendant le téléchargement, Remote peut afficher des statuts comme Contact avec WaiterOne, Envoyé via Sockets, Tentative P2P, Tentative APN ou En attente de réponse. Ces messages indiquent quel chemin de communication est essayé.
- Si Remote affiche Aucune réponse de WaiterOne, vérifiez que le serveur Remote est toujours activé dans WaiterOne et que les deux appareils sont sur le même réseau local.
- Si le téléchargement échoue, ouvrez les Réglages iOS de l'iPad principal, faites défiler jusqu'à WaiterOne et vérifiez que l'option Réseau local est activée.
- Définissez l'autorisation de localisation de WaiterOne sur Toujours sur l'iPad principal. Ainsi, le serveur WaiterOne continue de fonctionner même en arrière-plan.
- WaiterOne utilise également la localisation du restaurant pour les rapports WeatherKit, les réservations, le planning et les informations de licence. Vous pouvez la modifier si nécessaire dans Réglages > Réservations > Localisation du restaurant.

5. Créer des tables et des plans de salle

Avant de prendre des commandes, vous devez indiquer à WaiterOne comment votre établissement est organisé. Il existe deux méthodes : la méthode classique et la méthode visuelle. WaiterOne permet d'utiliser l'une, l'autre, ou même de combiner les deux.

La méthode classique (liste ou numéros)

Si vous privilégiez la rapidité et la simplicité plutôt qu'un plan visuel, vous pouvez simplement utiliser des numéros de table.

1. Dans l'écran POS, touchez le total en haut à droite, puis sélectionnez ou ajoutez des tables ou des clients au fur et à mesure de leur arrivée. Les tables/clients récents apparaissent en haut et restent aussi visibles dans la liste complète. Les tables/clients vides et non réservables peuvent être supprimés depuis cette liste si l'utilisateur dispose de l'autorisation.
2. Touchez le bouton Tables et sélectionnez une table. Les tables sont triées par ordre alphabétique, et vous pouvez aussi travailler avec les plans de salle depuis cet écran.

La méthode visuelle (plan de salle)

Pour une représentation moderne et visuelle de votre restaurant, vous pouvez créer un plan de salle personnalisé.

1. Allez dans Données > Plans de salle.
2. Touchez Ajouter pour créer une nouvelle salle ou zone (par exemple "Salle principale" ou "Terrasse").
3. Ajoutez vos tables en définissant leur forme (ronde ou carrée) et leur capacité. Vous pouvez aussi ajouter des tables en touchant Modifier puis en double-cliquant à l'endroit exact où la nouvelle table doit apparaître.
4. Glissez-déposez les tables pour les placer selon l'agencement réel de votre établissement.
5. Dans l'écran POS, le personnel peut ensuite utiliser l'onglet Plan de salle pour sélectionner les tables visuellement.

Déplacer une table ouverte vers une autre table

Si des clients changent de table après avoir commandé, vous pouvez déplacer leur commande ouverte de la table occupée vers une autre table. La table de destination peut se trouver sur le même plan de salle ou sur un autre :

1. Maintenez la table occupée appuyée, puis commencez à la faire glisser.
2. Si la table de destination se trouve sur un autre plan, placez la table sur la flèche gauche ou droite du plan. Maintenez-la à cet endroit jusqu'à l'affichage du plan de destination, puis éloignez-la de la flèche. Ignorez cette étape si la table de destination se trouve sur le plan actuel.
3. Faites glisser la table sur la table de destination, puis relâchez-la.
4. Vérifiez la confirmation et touchez Déplacer. Si la table de destination contient déjà une commande ouverte, WaiterOne fusionne les deux tables.

Conseil : Cela fonctionne aussi lorsqu'un plan utilise la liste des tables et l'autre le plan visuel.

États des tables

Le plan de salle affiche l'état de chaque table en un coup d'œil. WaiterOne peut afficher les montants ouverts, les minuteurs de service, les réservations et l'état Hold directement sur la table, afin que le personnel voie immédiatement ce qui demande de l'attention.

Tables et clients temporaires

Vous pouvez aussi créer des tables ou clients temporaires à la volée, par exemple pour un client sans réservation ou une note rapide au bar. Ces tables temporaires disparaissent automatiquement du système une fois la commande clôturée et payée.

Réglages spécifiques aux tables

Les tables ne servent pas seulement à numéroter. Lors de leur configuration, vous pouvez définir des règles propres à certaines zones de l'établissement :

Réservations et liste d'attente

Utilisez l'écran Réservations pour planifier les prochains clients par table et par heure. Le formulaire affiche l'heure de fin prévue pendant que vous ajustez la durée, afin que le personnel voie immédiatement combien de temps la table est bloquée.

Pour les clients sans réservation, ajoutez-les à la liste d'attente avec le nombre de couverts, le numéro de téléphone, le temps d'attente annoncé et des notes. Les entrées peuvent être triées par heure d'ajout, temps restant ou nombre de clients. L'indicateur de temps montre si le délai annoncé n'est pas encore écoulé ou si le client attend déjà plus longtemps que prévu.

Le personnel peut modifier une entrée si le client change de numéro de téléphone, revient plus tard ou annule. Lorsqu'une table est disponible, touchez Installer ou faites glisser l'entrée dans le carnet de réservations pour créer une réservation à la table et à l'heure choisies.

Les réservations et les entrées de liste d'attente peuvent être liées à un Client existant. Le personnel peut aussi créer un nouveau client directement depuis les détails de la réservation. Une fois le client installé et l'addition payée, le ticket est ajouté à son profil. L'équipe peut alors consulter ses visites, ses dépenses totales, son ticket moyen, sa dernière visite et ses tickets récents.

Messages aux clients : si l'iPad est configuré pour envoyer des messages, WaiterOne peut préparer une confirmation de liste d'attente dans l'app Messages lorsqu'un numéro de téléphone est disponible. Le personnel peut relire le texte avant l'envoi. L'envoi utilise la configuration habituelle de l'appareil pour Messages, iMessage ou SMS.

Planning

Ouvrez les outils de planning du personnel dans Réglages > Planning. Les responsables peuvent créer des services ouverts, affecter des employés, copier les plannings, utiliser des modèles journaliers, publier la journée affichée et approuver les demandes du pool de services.

Les employés voient leurs services, les services ouverts disponibles et leurs demandes en attente. Ils peuvent prendre un service ouvert, proposer l'un de leurs services dans le pool, demander un échange et annuler leurs propres demandes en attente. Seuls les responsables peuvent modifier le planning.

6. Opérations quotidiennes : salle et caisse

Naviguer dans le point de vente

La barre de navigation reste visible en bas du point de vente afin que le personnel puisse accéder directement aux sections activées. Selon les réglages et les fonctions disponibles, elle peut afficher Commandes, Tables, Réservations, Planning et COS. La section active est mise en évidence.

• Employé et menu : L’icône WaiterOne et le nom de l’employé apparaissent à gauche. Touchez cette zone pour ouvrir le menu latéral. Si personne n’est connecté, Se connecter est affiché.
• Verrouillage : Lorsque vous travaillez dans Commandes, le premier bouton de navigation affiche Toucher pour verrouiller. Touchez-le à nouveau pour verrouiller le point de vente ; Verrouillé reste affiché jusqu’à la connexion d’un employé.
• État des tables : Le badge rouge de Tables indique d’abord les tables ouvertes, puis les tables avec une note, par exemple 2/1. Il est actualisé lorsque les commandes ou les notes des tables changent.
• File d’impression : Un badge sur le bouton Commandes indique les travaux d’impression en attente et disparaît une fois l’impression terminée.
• Version : La version installée de WaiterOne apparaît à droite de la barre, ce qui est utile lors d’une demande d’assistance.

Prendre une commande

1. Touchez l'écran Tables ou Plan de salle.
2. Sélectionnez la table active.
3. Touchez vos pages et sélectionnez les articles commandés.
4. Sélectionnez les modificateurs nécessaires lorsque le système vous les demande.
5. Utilisez les trois boutons d'action principaux visibles en bas de l'écran pour traiter l'opération :
   • Order : touchez ce bouton pour envoyer les articles vers leurs postes de préparation respectifs (par exemple les boissons vers l'imprimante du bar et les plats vers l'imprimante de cuisine). La table reste ouverte.
   • Bill : lorsque les clients sont prêts à partir, touchez ce bouton pour imprimer l'addition ou le reçu. La table reste ouverte jusqu'au paiement.
   • Pay : touchez ce bouton lorsque vous encaissez le paiement.

   Hold masqué : le bouton Hold est masqué au niveau des boutons OBP (Order, Bill et Pay). Balayez les boutons OBP vers la droite pour afficher Hold, puis touchez Hold pour mettre la note temporairement en attente, afin d'y revenir plus tard ou de servir une autre table ou un autre client.

   Écran de l'addition : balayez vers le haut pour regrouper les produits identiques sur une seule ligne.

   Special Functions : balayez Special Functions vers la droite pour afficher plus de fonctions spéciales. Balayez vers la gauche pour afficher le clavier numérique.

   Remarque : les boutons Order et Bill ne sont disponibles que si une table ou un client a été sélectionné. Si aucune table ou aucun client n'est sélectionné (par exemple pour une vente rapide au comptoir), vous pouvez ignorer Order et Bill et passer directement à Pay.

Traiter les paiements

1. Sélectionnez la table prête à payer.
2. Touchez le bouton Pay.
3. Choisissez le mode de paiement (espèces, carte, bon cadeau).
4. Le tiroir-caisse s'ouvre, le reçu s'imprime, puis la table est réinitialisée et fermée pour les prochains clients.

Pourboires

Les pourboires sont traités comme un mode de paiement séparé. Pour créer un bouton de pourboire, allez dans Données > Paiements, ajoutez un mode de paiement pour les pourboires, réglez sa valeur sur 1 et activez l'option Tip. Pendant l'encaissement, le personnel peut alors sélectionner ce mode de paiement pour le montant supplémentaire laissé par le client.

SumUp : lorsque vous travaillez avec SumUp, les pourboires peuvent être entièrement configurés dans Réglages > Fournisseurs de paiement > SumUp.

Encaissement : si vous travaillez avec les montants reçus et la monnaie à rendre, activez cette fonction dans Réglages > Général > Encaissement. Choisissez un mode de paiement normal par défaut, par exemple Espèces. Ne définissez pas Carte ou Pourboire comme mode de paiement par défaut.

7. Fin de journée et rapports

Clôturer correctement la journée est aussi important que l'ouvrir.

Rapport des pourboires : Dans la section Rapports, ouvrez les rapports de paiement et choisissez Pourboires pour imprimer un aperçu limité aux pourboires. Il affiche, par utilisateur, les pourboires en espèces, par carte, autres et le total, afin de payer les pourboires du personnel sans montrer les totaux complets des ventes ou des paiements.

Aperçu des rapports : l'aperçu est disponible pour les utilisateurs managers. Pour le masquer dans un établissement, allez dans Réglages > Général > Résultats et désactivez Afficher l’aperçu des rapports. Lorsqu'il est masqué, la section Rapports s'ouvre sans rapport sélectionné jusqu'à ce que le personnel en choisisse un.

8. L'écosystème WaiterOne

WaiterOne est plus qu'un simple système de caisse sur tablette : c'est une suite d'applications intégrée, conçue pour moderniser chaque point de contact de votre établissement.