WaiterOne : le guide complet

Vue d'ensemble de l'architecture du système

Comprendre comment WaiterOne se connecte est la première étape. Le système est très évolutif : vous pouvez ajouter des écrans KDS, des bornes de commande et de l'affichage dynamique sur le même réseau local.

1. Configuration du matériel et du réseau

Pour que WaiterOne fonctionne correctement, votre réseau local doit être stable. L'iPad principal joue le rôle de serveur, tandis que les imprimantes et les iPhones du personnel sont les appareils connectés.

1. Connexion au Wi-Fi : assurez-vous que l'iPad principal et tous les appareils distants sont connectés exactement au même réseau Wi-Fi local. Vous pouvez aussi connecter l'iPad principal directement en Ethernet avec un adaptateur ou une imprimante compatible avec la connexion réseau.
2. Connexion des imprimantes : branchez les imprimantes de caisse, de cuisine et de bar directement au routeur Wi-Fi avec un câble Ethernet. Vous pouvez aussi connecter les imprimantes compatibles en Wi-Fi ou en Bluetooth.
3. Connexion du tiroir-caisse : branchez le tiroir-caisse sur le port DK (Drawer Kick) de l'imprimante de caisse.
4. Téléchargement des apps : installez WaiterOne sur l'iPad principal et WaiterOne Remote sur les appareils du personnel depuis l'App Store.

2. Configurer le back office (iPad principal)

Pour accéder au menu principal de WaiterOne, touchez simplement le logo en bas à gauche de l'app. Selon votre version de WaiterOne et les droits de l'utilisateur, certains éléments du menu seront disponibles ou activés.

Toute la configuration principale se fait directement sur l'iPad principal dans les onglets Réglages ou Données.

Ajouter du personnel et des responsables

1. Sélectionnez le menu Données, puis choisissez Utilisateurs dans les onglets de gauche. Si l'onglet n'est pas visible, faites défiler les onglets vers le haut.
2. Touchez l'icône + pour créer un nouveau profil.
3. Saisissez le nom du membre du personnel.
4. Touchez le champ Code (quatre points) pour attribuer un code PIN sécurisé à 4 chiffres. Vous pouvez aussi voir le code PIN créé automatiquement en maintenant l'icône en forme d'oeil enfoncée.

Droits et rôles des utilisateurs

Vous pouvez personnaliser ce que chaque utilisateur est autorisé à faire en activant des réglages de sécurité précis dans son profil :

Pointeuse (Work In / Work Out)

WaiterOne peut suivre facilement les heures du personnel. Si un employé se connecte pour la première fois de la journée, ou s'il se déconnecte pour terminer son service, le système affiche l'écran Work In / Work Out. Cela permet un suivi précis du temps dès l'écran de saisie du code PIN.

Connecter des imprimantes

WaiterOne prend en charge un nombre illimité d'imprimantes, sans frais supplémentaires.

Par défaut, 3 imprimantes virtuelles sont configurées automatiquement (par exemple pour le bar, la cuisine et la caisse). Cela ne signifie pas que vous devez avoir 3 imprimantes physiques : ces imprimantes virtuelles permettent d'imprimer différents types de tickets avec leurs propres réglages. Si vous utilisez plusieurs imprimantes virtuelles, chacune garde sa propre séquence de numérotation.

1. Allez dans Données > Imprimantes.
2. Touchez Ajouter ou sélectionnez une imprimante virtuelle existante.
3. Modifiez le type d'imprimante selon votre configuration.
4. Modifiez le champ Host pour connecter l'imprimante :
   • Ethernet/Wi-Fi : saisissez l'adresse IP de l'imprimante.
   • Bluetooth : saisissez BT:
   • Connexion directe à l'iPad : saisissez USB:

KDS (Kitchen Display System) : un KDS peut remplacer ou compléter les imprimantes de cuisine et de bar. Les commandes envoyées vers un poste de préparation apparaissent comme des tickets numériques, et le personnel peut utiliser Prepare, Service et Close au lieu de gérer des tickets papier.

Conseil pour les imprimantes de cuisine : besoin d'un espace supplémentaire en haut des tickets de cuisine pour les accrocher correctement sur un rail ? Allez dans Données > Imprimantes, sélectionnez l'imprimante de cuisine et ajoutez <br><br><br> dans le texte d'en-tête du ticket.

3. Créer votre menu

Les produits sont organisés par pages et placés sur une grille.

Il est important de comprendre la hiérarchie : dans WaiterOne, il existe des Pages, des Groupes et des Boutons. Les boutons appartiennent à des groupes et sont placés sur des pages. Ils peuvent aussi hériter de nombreux réglages directement depuis leur groupe. Par exemple, si un groupe est configuré pour imprimer sur l'imprimante de cuisine, tout nouveau bouton affecté à ce groupe s'imprimera automatiquement en cuisine.

1. Créer une page : configurez une page comme "Entrées", "Plats" ou "Boissons".
2. Ajouter des produits : saisissez le nom de l'article et attribuez-lui une ligne et une colonne.

   Méthodes alternatives : vous pouvez aussi ajouter rapidement des produits en double-cliquant sur un espace vide d'une page dans l'écran principal du POS, ou les gérer directement depuis le dashboard en ligne de WaiterOne (back office en ligne).

3. Définir les prix : saisissez le prix standard. Vous pouvez utiliser jusqu'à 5 niveaux de prix (par exemple Standard, Happy Hour, À emporter).

   Articles divers ou personnalisés : activez Prix libre et Texte libre si vous voulez créer un bouton générique qui demande au personnel de saisir manuellement un nom et un prix personnalisés.

4. Ajouter des modificateurs : activez l'interrupteur Modifier pour les suppléments ou préférences (par exemple "Saignant" ou "Sans glaçons"). Les modificateurs doivent être liés à un produit standard pour pouvoir être vendus.
5. Sauter vers une page : vous pouvez créer des boutons qui renvoient vers d'autres pages afin de mieux organiser le POS. WaiterOne se souvient aussi de la page d'origine, ce qui permet de configurer des boutons qui reviennent automatiquement après sélection (par exemple retour à la page des boissons alcoolisées après le choix d'un soda comme mélange).

Import CSV : pour importer des produits, envoyez le fichier CSV sur l'iPad et ouvrez-le avec WaiterOne. Les fichiers CSV de produits peuvent utiliser des virgules ou des points-virgules. Pour créer la bonne structure, exportez d'abord un fichier exemple depuis Réglages > Données > Exporter.

Organiser les boutons et les plats

Organisation par glisser-déposer : dans l'écran de vente principal du POS, vous n'avez pas besoin de calculer manuellement les numéros de ligne et de colonne pour réorganiser votre mise en page. Maintenez simplement un bouton enfoncé, puis faites-le glisser vers sa nouvelle position sur la grille.

Plats en cuisine (Courses) : les courses sont très pratiques pour organiser les produits commandés sur les tickets de cuisine. Si vous assignez des articles à un "Course" (comme Entrée ou Plat principal) dans le back office, WaiterOne les regroupe proprement sous ces titres sur le ticket de cuisine imprimé, quel que soit l'ordre dans lequel le personnel les a sélectionnés. Remarque : assurez-vous que l'option Group PLU est activée dans les réglages de l'imprimante de cuisine pour que les plats s'impriment correctement.

4. Connecter WaiterOne Remote

Pour permettre au personnel de prendre les commandes en salle, synchronisez leurs iPhones ou iPads (par exemple un iPad mini) avec l'iPad principal.

1. Sur l'iPad principal, allez dans Réglages > WaiterOne Remote et activez le serveur.
2. Ouvrez l'app WaiterOne Remote sur l'appareil du membre du personnel.
3. Dans l'app Remote, allez dans Réglages > Serveur. Le champ Host devrait se remplir automatiquement, car la connexion se fait automatiquement.
4. Touchez Télécharger. Les boutons du menu se synchronisent immédiatement.

Conseils de dépannage :

- Si le téléchargement échoue, ouvrez les Réglages iOS de l'iPad principal, faites défiler jusqu'à WaiterOne et vérifiez que l'option Réseau local est activée.
- Définissez l'autorisation de localisation de WaiterOne sur Toujours sur l'iPad principal. Ainsi, le serveur WaiterOne continue de fonctionner même en arrière-plan.

5. Créer des tables et des plans de salle

Avant de prendre des commandes, vous devez indiquer à WaiterOne comment votre établissement est organisé. Il existe deux méthodes : la méthode classique et la méthode visuelle. WaiterOne permet d'utiliser l'une, l'autre, ou même de combiner les deux.

La méthode classique (liste ou numéros)

Si vous privilégiez la rapidité et la simplicité plutôt qu'un plan visuel, vous pouvez simplement utiliser des numéros de table.

1. Dans l'écran POS, touchez le total en haut à droite, puis sélectionnez ou ajoutez des tables ou des clients au fur et à mesure de leur arrivée.
2. Touchez le bouton Tables et sélectionnez une table. Les tables sont triées par ordre alphabétique, et vous pouvez aussi travailler avec les plans de salle depuis cet écran.

La méthode visuelle (plan de salle)

Pour une représentation moderne et visuelle de votre restaurant, vous pouvez créer un plan de salle personnalisé.

1. Allez dans Données > Plans de salle.
2. Touchez Ajouter pour créer une nouvelle salle ou zone (par exemple "Salle principale" ou "Terrasse").
3. Ajoutez vos tables en définissant leur forme (ronde ou carrée) et leur capacité. Vous pouvez aussi ajouter des tables en touchant Modifier puis en double-cliquant à l'endroit exact où la nouvelle table doit apparaître.
4. Glissez-déposez les tables pour les placer selon l'agencement réel de votre établissement.
5. Dans l'écran POS, le personnel peut ensuite utiliser l'onglet Plan de salle pour sélectionner les tables visuellement.

Tables et clients temporaires

Vous pouvez aussi créer des tables ou clients temporaires à la volée, par exemple pour un client sans réservation ou une note rapide au bar. Ces tables temporaires disparaissent automatiquement du système une fois la commande clôturée et payée.

Réglages spécifiques aux tables

Les tables ne servent pas seulement à numéroter. Lors de leur configuration, vous pouvez définir des règles propres à certaines zones de l'établissement :

6. Opérations quotidiennes : salle et caisse

Prendre une commande

1. Touchez l'écran Tables ou Plan de salle.
2. Sélectionnez la table active.
3. Touchez vos pages et sélectionnez les articles commandés.
4. Sélectionnez les modificateurs nécessaires lorsque le système vous les demande.
5. Utilisez les trois boutons d'action principaux visibles en bas de l'écran pour traiter l'opération :
   • Order : touchez ce bouton pour envoyer les articles vers leurs postes de préparation respectifs (par exemple les boissons vers l'imprimante du bar et les plats vers l'imprimante de cuisine). La table reste ouverte.
   • Bill : lorsque les clients sont prêts à partir, touchez ce bouton pour imprimer l'addition ou le reçu. La table reste ouverte jusqu'au paiement.
   • Pay : touchez ce bouton lorsque vous encaissez le paiement.

   Hold masqué : le bouton Hold est masqué au niveau des boutons OBP (Order, Bill et Pay). Balayez les boutons OBP vers la droite pour afficher Hold, puis touchez Hold pour mettre la note temporairement en attente, afin d'y revenir plus tard ou de servir une autre table ou un autre client.

   Écran ticket : balayez vers le haut sur l'écran ticket pour faire le crunch du ticket et regrouper les mêmes produits sur une seule ligne.

   Special Functions : balayez Special Functions vers la droite pour afficher plus de fonctions spéciales. Balayez vers la gauche pour afficher le clavier numérique.

   Remarque : les boutons Order et Bill ne sont disponibles que si une table ou un client a été sélectionné. Si aucune table ou aucun client n'est sélectionné (par exemple pour une vente rapide au comptoir), vous pouvez ignorer Order et Bill et passer directement à Pay.

Traiter les paiements

1. Sélectionnez la table prête à payer.
2. Touchez le bouton Pay.
3. Choisissez le mode de paiement (espèces, carte, bon cadeau).
4. Le tiroir-caisse s'ouvre, le reçu s'imprime, puis la table est réinitialisée et fermée pour les prochains clients.

7. Fin de journée, Insights et rapports

Clôturer correctement la journée est aussi important que l'ouvrir.

8. L'écosystème WaiterOne

WaiterOne est plus qu'un simple POS sur tablette : c'est une suite d'applications intégrée, conçue pour moderniser chaque point de contact de votre établissement.