WaiterOne: de volledige handleiding

Overzicht van de systeemarchitectuur

De eerste stap is begrijpen hoe de onderdelen van WaiterOne met elkaar verbonden zijn. Het systeem is eenvoudig uit te breiden met KDS-schermen, zelfbedieningskiosken en digitale schermen op hetzelfde lokale netwerk.

1. Hardware en netwerk instellen

Voor een goede werking van WaiterOne heb je een stabiel lokaal netwerk nodig. De hoofd-iPad is het centrale toestel en maakt verbinding met de printers en de iPhones van je medewerkers.

1. Maak verbinding met wifi: Zorg dat de hoofd-iPad en alle Remote-toestellen met exact hetzelfde lokale wifinetwerk zijn verbonden. Je kunt de hoofd-iPad ook rechtstreeks via ethernet aansluiten met een adapter of een ondersteunde printer die een netwerkverbinding deelt.
2. Sluit de printers aan: Sluit de bon-, keuken- en barprinters met een ethernetkabel rechtstreeks aan op de wifirouter. Geschikte printers kun je ook via wifi of Bluetooth verbinden.
3. Sluit de kassalade aan: Sluit de kassalade aan op de DK-poort, Drawer Kick, van de bonprinter.
4. Download de apps: Installeer WaiterOne op de hoofd-iPad en WaiterOne Remote op de toestellen van je medewerkers via de App Store.

2. Je backoffice instellen op de hoofd-iPad

Tik op het logo linksonder in de app om het hoofdmenu van WaiterOne te openen. Welke menu-items beschikbaar of actief zijn, hangt af van je versie van WaiterOne en je gebruikersrechten.

Alle belangrijke instellingen beheer je rechtstreeks op de hoofd-iPad via Instellingen of Gegevens.

Medewerkers en managers toevoegen

1. Open Gegevens en kies links Gebruikers. Scrol de tabbladen omhoog als Gebruikers niet zichtbaar is.
2. Tik op het pictogram + om een nieuw profiel te maken.
3. Voer de naam van de medewerker in.
4. Tik op het veld Code, met de vier puntjes, om een veilige pincode van vier cijfers in te stellen. Houd het oogpictogram ingedrukt om de automatisch aangemaakte pincode te bekijken.

Gebruikersrechten en rollen

In elk gebruikersprofiel kun je met beveiligingsinstellingen bepalen wat die gebruiker mag doen:

Als manager aanmelden met Face ID of Touch ID

Het aanmeldtoetsenbord kan de biometrische beveiliging van de iPad gebruiken. De toets links van 0 toont automatisch het juiste Face ID- of Touch ID-symbool wanneer biometrisch aanmelden voor managers beschikbaar is.

1. Tik in het scherm WaiterOne ontgrendelen op de Face ID- of Touch ID-toets.
2. Identificeer je met de camera of vingerafdruksensor van de iPad.
3. Zijn er meerdere managerprofielen, kies dan de manager die zich aanmeldt.

Aanmelden met een pincode blijft mogelijk: medewerkers en managers kunnen altijd hun gebruikerscode invoeren. Verschijnt er geen biometrische toets, controleer dan in de iPad-instellingen of Face ID of Touch ID is ingesteld en of WaiterOne een actief managerprofiel heeft.

Gegevens veilig resetten

Resetacties vind je onder Instellingen > Gegevens > Reset. Omdat deze acties gegevens definitief verwijderen, toont WaiterOne eerst een laatste bevestiging.

1. Lees de waarschuwing en zoek het bevestigingsnummer op het scherm.
2. Voer dat nummer in met het ingebouwde numerieke toetsenbord in het bevestigingsscherm. Het iPad-toetsenbord heb je niet nodig.
3. Je kunt ook op de Face ID- of Touch ID-toets tikken als die beschikbaar is en je op de iPad identificeren.
4. De rode resetknop wordt pas actief nadat het nummer of de biometrische bevestiging is geaccepteerd.

Maak eerst een back-up: een reset kan niet ongedaan worden gemaakt. Een volledige gegevensreset verwijdert alle gegevens uit WaiterOne en maakt een nieuwe beheerder aan met code 1111. Wijzig deze standaardcode onmiddellijk nadat je opnieuw bent aangemeld.

Prikklok: Work In, Work Out en pauze

WaiterOne kan werkuren rechtstreeks vanaf het pincodescherm bijhouden. Wanneer een medewerker de dag begint, pauze neemt, na de pauze verder werkt of de dienst beëindigt, toont de Shift Clock de volgende beschikbare actie voor die gebruiker.

Per gebruiker uitschakelen: Ga naar Gegevens > Gebruikers, open de medewerker en schakel de optie voor de prikklok uit. Die gebruiker kan dan normaal inloggen zonder Work in, Work out of pauzes te registreren.

Voor alle gebruikers uitschakelen: Ga naar Instellingen > Algemeen > Aanwezigheid en schakel Vraag om tijdregistratie bij inloggen uit. Medewerkers kunnen Tijdregistratie nog steeds handmatig openen; de gebruikersoptie Aanwezigheid vereist is verborgen zolang deze algemene optie uitgeschakeld is.

Printers verbinden

WaiterOne ondersteunt zonder extra kosten een onbeperkt aantal printers.

Standaard zijn er drie virtuele printers ingesteld, bijvoorbeeld voor de bar, de keuken en de kassabon. Dat betekent niet dat je drie fysieke printers nodig hebt. Met virtuele printers kun je verschillende soorten bonnen en instellingen gebruiken. Elke virtuele printer houdt zijn eigen doorlopende nummering bij.

1. Ga naar Gegevens > Printers.
2. Tik op Toevoegen of kies een bestaande virtuele printer.
3. Pas Printertype aan.
4. Pas Host aan om de printer te verbinden:
   • Ethernet/Wi-Fi: Voer het IP-adres van de printer in.
   • Bluetooth: Vul BT: in.
   • Directe iPad-verbinding: Vul USB: in.

KDS (Kitchen Display System): Een KDS kan keuken- en barprinters vervangen of aanvullen. Bestellingen die naar een bereidingsstation worden gestuurd, verschijnen als digitale bonnen. Medewerkers gebruiken Prepare, Service en Close in plaats van papieren bonnen.

Tip voor keukenprinters: Heb je bovenaan een keukenbon extra ruimte nodig om hem goed aan een bonnenrail te hangen? Ga naar Gegevens > Printers, selecteer de keukenprinter en voeg <br><br><br> toe aan de koptekst van de bon.

3. Je menu opbouwen

Producten worden ingedeeld op pagina's en op een raster geplaatst.

Het is belangrijk dat je de structuur begrijpt. WaiterOne werkt met Pagina's, Groepen en Knoppen. Knoppen behoren tot een groep en worden op een pagina geplaatst. Een knop kan veel instellingen automatisch overnemen van de groep waartoe hij behoort. Als je een groep bijvoorbeeld instelt om op de keukenprinter af te drukken, worden nieuwe knoppen in die groep ook automatisch naar de keukenprinter gestuurd.

1. Maak een pagina: Maak een pagina aan, zoals "Voorgerechten", "Hoofdgerechten" of "Dranken".
2. Voeg producten toe: Voer de productnaam in en wijs een rij en kolom toe.

   Andere manieren: Je kunt ook snel een product toevoegen door in het hoofdscherm van de kassa op een lege plek op een pagina te dubbelklikken. Producten kun je ook rechtstreeks beheren via het online WaiterOne-dashboard.

3. Stel prijzen in: Voer de standaardprijs in. Je kunt maximaal 5 prijsniveaus gebruiken, bijvoorbeeld Standaard, Happy Hour en Afhalen.

   Vrije en aangepaste producten: Schakel Open prijs en Open tekst in voor een algemene knop waarbij een medewerker tijdens het bestellen zelf een naam en prijs invoert.

4. Voeg modifiers toe: Schakel Modifier in voor keuzes en toevoegingen, bijvoorbeeld "Rood" of "Geen ijs". Je moet een modifier aan een gewoon product koppelen voordat je hem kunt verkopen.
5. Spring naar een pagina: Je kunt knoppen maken die naar een andere pagina springen om je kassa overzichtelijk in te delen. WaiterOne onthoudt van welke pagina je kwam. Daardoor kun je een knop na selectie automatisch laten terugspringen, bijvoorbeeld naar de pagina met alcoholische dranken nadat je een frisdrank als mixer hebt gekozen.

Snel toevoegen vanuit het kassascherm: Dubbelklik op een lege plek op een pagina om daar meteen een nieuwe productknop te maken. WaiterOne opent het formulier Nieuwe knop. Daar kun je de naam, prijs, groep, afbeelding en het type product of modifier invullen, zonder eerst rastercoördinaten te berekenen.

CSV importeren: CSV-bestanden met producten mogen komma's of puntkomma's gebruiken. Stuur het CSV-bestand naar de iPad en open het met WaiterOne om het te importeren. Exporteer eerst een voorbeeldbestand via Instellingen > Gegevens > Exporteren om de juiste CSV-indeling te maken. Tijdens het importeren kan WaiterOne ontbrekende groepen en pagina's aanmaken. Als een rij wel een groep maar geen pagina bevat, wordt de groepsnaam ook als paginanaam gebruikt. Na de import kun je ervoor kiezen om op de geïmporteerde pagina's knoppen toe te voegen om naar een pagina te springen of terug te keren.

Knoppen en gangen ordenen

Slepen en neerzetten: In het hoofdscherm van de kassa hoef je geen rij- en kolomnummers te berekenen om de indeling aan te passen. Houd een knop ingedrukt en sleep hem naar een nieuwe plek in het raster. Je kunt meerdere knoppen op dezelfde plek stapelen om verwante producten te groeperen. Sleep een knop naar de rand van de pagina om een extra rij of kolom toe te voegen.

Keukengangen: Met gangen kun je bestelde producten overzichtelijk sorteren op de keukenbon. Als je producten in de backoffice aan een gang koppelt, zoals Voorgerecht of Hoofdgerecht, groepeert WaiterOne ze op de afgedrukte keukenbon onder die kop. De volgorde waarin medewerkers de producten hebben aangeslagen maakt daarbij niet uit. Let op: schakel Group PLU in bij de instellingen van de keukenprinter om gangen correct af te drukken.

Rustigere knopindeling: Knoppen kunnen kleine badges tonen voor paginasprongen, modifiers, open prijs, open tekst en gangen. Wordt het scherm te druk, ga dan naar Instellingen > Algemeen > Knoppen en schakel Knopbadges verbergen in. De prijzen op knoppen stel je apart in met Prijs op knoppen tonen.

4. WaiterOne Remote verbinden

Synchroniseer de iPhones of iPads van je medewerkers met de hoofd-iPad, zodat ze bestellingen aan tafel kunnen opnemen.

1. Ga op de hoofd-iPad naar Instellingen > WaiterOne Remote en schakel de server in.
2. Open de app WaiterOne Remote op het toestel van de medewerker.
3. Ga in de Remote-app naar Instellingen > Server. Omdat Remote automatisch verbinding maakt, hoort het veld Host vanzelf ingevuld te worden.
4. Tik op Download. De menuknoppen worden meteen gesynchroniseerd.
5. Let op de kleine TX/RX-activiteitspunten op de hoofd-iPad en in Remote. Ze zijn alleen zichtbaar als communicatie met Remote is ingeschakeld en knipperen wanneer een verzoek of antwoord wordt verstuurd.

Problemen oplossen:

- Tijdens het downloaden kan Remote statussen tonen zoals Contacting WaiterOne, Sent with Sockets, Trying P2P, Trying APN of Waiting for response. Deze meldingen laten zien welke verbinding wordt geprobeerd.
- Toont Remote No response from WaiterOne, controleer dan of de Remote-server in WaiterOne nog is ingeschakeld en of beide toestellen met hetzelfde lokale netwerk zijn verbonden.
- Mislukt de download, open dan de iOS-instellingen op de hoofd-iPad, scrol naar WaiterOne en controleer of Lokaal netwerk is ingeschakeld.
- Stel de locatietoegang voor WaiterOne op de hoofd-iPad in op Altijd. Zo blijft de WaiterOne-server ook op de achtergrond actief.
- WaiterOne gebruikt de locatie van het restaurant ook voor WeatherKit-rapporten, reservaties, planning en licentiegegevens. Je kunt de locatie zo nodig aanpassen via Instellingen > Reservaties > Restaurantlocatie.

5. Tafels en plattegronden maken

Voordat je bestellingen kunt opnemen, moet je WaiterOne vertellen hoe je zaak is ingedeeld. Dat kan op twee manieren: met een lijst met tafelnummers of met een visuele plattegrond. Je kunt beide manieren ook combineren.

De klassieke manier: een lijst met tafelnummers

Wil je vooral snel en eenvoudig werken, dan kun je gewoon tafelnummers gebruiken.

1. Tik in het kassascherm rechtsboven op het totaal en selecteer of voeg een tafel of klant toe. Recente tafels en klanten staan bovenaan en blijven ook in de volledige lijst staan. Gebruikers met de juiste rechten kunnen lege tafels en klanten die niet reserveerbaar zijn uit deze lijst verwijderen.
2. Tik op Tafels en kies een tafel. De tafels staan alfabetisch gerangschikt. Vanuit dit scherm kun je ook met plattegronden werken.

De visuele manier: een plattegrond

Wil je een moderne, visuele weergave van je restaurant, dan kun je een eigen plattegrond ontwerpen.

1. Ga naar Gegevens > Plattegronden.
2. Tik op Toevoegen om een nieuwe zaal of zone te maken, bijvoorbeeld "Restaurant" of "Terras".
3. Voeg tafels toe en stel per tafel de vorm, rond of vierkant, en het aantal zitplaatsen in. Je kunt ook op Bewerken tikken en dubbelklikken op de exacte plek waar je een nieuwe tafel wilt plaatsen.
4. Sleep de tafels naar hun juiste plek, zodat de plattegrond overeenkomt met de echte indeling van je zaak.
5. Medewerkers kunnen nu in het kassascherm op Plattegrond tikken om een tafel visueel te selecteren.

Een open tafel naar een andere tafel verplaatsen

Als gasten na het bestellen van tafel veranderen, kun je hun open bestelling van de bezette tafel naar een andere tafel verplaatsen. De bestemmingstafel kan op dezelfde of op een andere plattegrond staan:

1. Houd de bezette tafel ingedrukt en begin hem te slepen.
2. Staat de bestemmingstafel op een andere plattegrond, beweeg de tafel dan over de linker- of rechterpijl. Houd hem daar tot de gewenste plattegrond verschijnt en beweeg hem daarna weg van de pijl. Sla deze stap over als de bestemmingstafel op de huidige plattegrond staat.
3. Sleep de tafel naar de bestemmingstafel en laat hem los.
4. Controleer de bevestiging en tik op Verplaatsen. Als de bestemmingstafel al een open bestelling heeft, voegt WaiterOne de twee tafels samen.

Tip: Dit werkt ook als de ene plattegrond de tafellijst gebruikt en de andere de visuele plattegrond.

Tafelstatussen

De plattegrond toont de status van elke tafel in een oogopslag. WaiterOne kan open bedragen, servicetimers, reservaties en de wachtstatus rechtstreeks op de tafel tonen. Zo zien medewerkers wat aandacht nodig heeft voordat ze de rekening openen.

Tijdelijke tafels en klanten

Je kunt ook ter plekke een tijdelijke tafel of klant aanmaken, bijvoorbeeld voor een passant of een snelle bestelling aan de bar. Zodra de bestelling is afgerekend en afgesloten, verdwijnt deze tijdelijke tafel automatisch uit het systeem.

Instellingen per tafel

Tafels zijn meer dan alleen nummers. Bij het instellen van tafels kun je voor bepaalde delen van je zaak eigen regels gebruiken:

Reservaties & Wachtlijst

Gebruik het scherm Reservaties om komende gasten per tafel en tijdstip te plannen. Het boekingsformulier toont de verwachte eindtijd terwijl je de duur aanpast, zodat medewerkers meteen zien hoelang de tafel geblokkeerd blijft.

Voeg passanten toe aan de wachtlijst met het aantal gasten, telefoonnummer, de geschatte wachttijd en eventuele opmerkingen. Je kunt de wachtlijst sorteren op het tijdstip waarop iemand is toegevoegd, de resterende wachttijd of het aantal gasten. De tijdsaanduiding laat zien of de gast nog wachttijd over heeft of al langer wacht dan verwacht.

Je kunt een item op de wachtlijst bewerken als een gast een ander telefoonnummer doorgeeft, later terugkomt of annuleert. Is er een tafel vrij, tik dan op Plaatsen of sleep het item van de wachtlijst naar het reservatieboek. Zo maak je een reservatie voor de gekozen tafel en tijd.

Je kunt reservaties en wachtlijstitems aan een bestaande Klant koppelen. Medewerkers kunnen vanuit de boekingsgegevens ook meteen een nieuwe klant aanmaken. Nadat een gekoppelde gast heeft plaatsgenomen en betaald, wordt de rekening aan het klantprofiel toegevoegd. In het scherm Klanten zie je daarna de bezoeken, totale besteding, gemiddelde rekening, het laatste bezoek en recente rekeningen.

Berichten aan gasten: Als de iPad is ingesteld om berichten te versturen, kan WaiterOne een wachtlijstbevestiging klaarzetten in de Berichten-app zodra een telefoonnummer beschikbaar is. Een medewerker kan de tekst controleren voordat het bericht wordt verstuurd. Voor de verzending gebruikt WaiterOne de gewone instellingen van het toestel voor Berichten, iMessage of sms.

Planning

Open de personeelsplanning via Instellingen > Planning. Managers kunnen open diensten aanmaken, medewerkers inplannen, roosters kopiëren, dagsjablonen gebruiken, de zichtbare dag publiceren en aanvragen voor de dienstenpool goedkeuren.

Medewerkers zien hun eigen planning met hun diensten, beschikbare open diensten en openstaande aanvragen. Ze kunnen een open dienst aannemen, hun eigen dienst in de pool aanbieden, een ruil aanvragen en hun eigen openstaande aanvragen annuleren. Alleen managers kunnen het rooster zelf aanpassen.

6. Dagelijkse werkzaamheden: bediening

Navigeren in het kassasysteem

De navigatiebalk blijft onderaan het kassasysteem zichtbaar, zodat medewerkers rechtstreeks tussen de ingeschakelde onderdelen kunnen wisselen. Afhankelijk van de instellingen en beschikbare functies worden Bestellingen, Tafels, Reservaties, Planning en COS getoond. Het actieve onderdeel is gemarkeerd.

• Medewerker en menu: Links staan het WaiterOne-pictogram en de naam van de medewerker. Tik op dit gedeelte om het menu aan de linkerkant te openen. Als niemand is aangemeld, wordt Aanmelden getoond.
• Vergrendelen: Tijdens het werken in Bestellingen toont de eerste navigatieknop Tik om te vergrendelen. Tik er opnieuw op om het kassasysteem te vergrendelen; Vergrendeld blijft zichtbaar totdat een medewerker zich aanmeldt.
• Tafelstatus: De rode badge bij Tafels toont eerst de open tafels en daarna de tafels met een rekening, bijvoorbeeld 2/1. De badge wordt bijgewerkt wanneer tafelbestellingen of rekeningen veranderen.
• Afdrukwachtrij: Een badge op de knop Bestellingen toont openstaande afdruktaken en verdwijnt zodra het afdrukken is voltooid.
• Versie: De geïnstalleerde WaiterOne-versie staat rechts in de balk en is handig wanneer je contact opneemt met ondersteuning.

Een bestelling opnemen

1. Tik op Tafels of Plattegrond.
2. Selecteer de actieve tafel.
3. Open de juiste pagina's en tik op de bestelde producten.
4. Kies de vereiste modifiers wanneer WaiterOne daarom vraagt.
5. Gebruik de drie zichtbare actieknoppen onderaan het scherm om de bestelling te verwerken:
   • Order: Tik hierop om de producten naar de juiste bereidingsstations te sturen, bijvoorbeeld dranken naar de barprinter en gerechten naar de keukenprinter. De tafel blijft open.
   • Bill: Tik hierop als de gasten willen afrekenen. WaiterOne drukt de rekening of bon af. De tafel blijft open totdat de betaling is verwerkt.
   • Pay: Tik hierop wanneer je de betaling aanneemt.

   Verborgen Hold-knop: De knop Hold is verborgen bij de OBP-knoppen Order, Bill en Pay. Veeg de OBP-knoppen naar rechts om Hold zichtbaar te maken. Tik daarna op Hold om de huidige rekening tijdelijk te parkeren. Zo kun je er later naar terugkeren of eerst een andere tafel of klant helpen.

   Rekeningscherm: Veeg omhoog op het rekeningscherm om dezelfde producten samen te voegen tot één regel.

   Special Functions: Veeg het paneel Special Functions naar rechts om meer speciale functies te tonen. Veeg het naar links om het numerieke toetsenbord te tonen.

   Let op: Je kunt de knoppen Order en Bill alleen selecteren als je een tafel of klant hebt gekozen. Is er geen tafel of klant geselecteerd, bijvoorbeeld bij een snelle bestelling aan de balie, dan kun je Order en Bill overslaan en meteen op Pay tikken.

Betalingen verwerken

1. Selecteer de tafel die wil afrekenen.
2. Tik op Pay.
3. Kies de betaalwijze, bijvoorbeeld Contant, Kaart of Cadeaubon.
4. De kassalade wordt geopend, de bon wordt afgedrukt en de tafel wordt afgesloten en vrijgemaakt voor de volgende gasten.

Fooien

Fooien worden verwerkt als een aparte betaalwijze. Om een fooiknop te maken, ga je naar Gegevens > Betaalwijzen, voeg je een betaalwijze voor fooi toe, zet je de waarde op 1 en activeer je de optie Tip. Tijdens het afrekenen kunnen medewerkers die fooibetaalwijze kiezen voor het extra bedrag dat de gast wil geven.

SumUp: Wanneer je met SumUp werkt, kunnen fooien volledig worden ingesteld via Instellingen > Betaalproviders > SumUp.

Wisselen: Als je met ontvangen bedragen en wisselgeld werkt, schakel je dit in via Instellingen > Algemeen > Wisselen. Kies een gewone standaardbetaalwijze, zoals Contant. Stel Kaart of Fooi niet in als standaardbetaalwijze.

7. Dagafsluiting en rapporten

Je dag correct afsluiten is net zo belangrijk als hem goed beginnen.

Fooienrapport: Open onder Rapporten de betaalrapporten en kies Fooien om een overzicht met alleen fooien af te drukken. Het rapport toont per gebruiker de contante fooien, kaartfooien, overige fooien en het totaal. Zo kun je fooien aan medewerkers uitbetalen zonder de volledige omzet of alle betaaltotalen te tonen.

Rapportoverzicht: Het overzicht is beschikbaar voor managers. Om het voor een zaak te verbergen, ga je naar Instellingen > Algemeen > Resultaten en schakel je Rapportoverzicht tonen uit. Wanneer het verborgen is, opent Rapporten zonder geselecteerd rapport totdat een medewerker een rapport kiest.

8. Het WaiterOne-ecosysteem

WaiterOne is meer dan een kassasysteem op een tablet. Het is een volledig geïntegreerde reeks apps die elk contactmoment in je zaak helpt moderniseren.