WaiterOne: De Volledige Handleiding

Systeemarchitectuur Overzicht

Begrijpen hoe WaiterOne verbonden is, is de eerste stap. Het systeem is ongelooflijk schaalbaar, waardoor je KDS-schermen, bestelzuilen en digitale signalisatie aan hetzelfde lokale netwerk kan toevoegen.

1. Hardware- & Netwerkinstallatie

Om WaiterOne perfect te laten werken, moet je lokale netwerk stabiel zijn. De hoofd-iPad fungeert als de "Hub", terwijl printers en iPhones als "Spokes" fungeren.

1. Verbind met Wi-Fi: Zorg ervoor dat de hoofd-iPad en alle remote toestellen zijn verbonden met exact hetzelfde lokale Wi-Fi netwerk. Je kan je hoofd-iPad ook rechtstreeks verbinden via Ethernet als je een dongle of een ondersteunde printer met netwerk-tethering gebruikt.
2. Printers Verbinden: Sluit je bon-, keuken- en barprinters rechtstreeks aan op je Wi-Fi router met een ethernetkabel. Je kan compatibele printers ook verbinden via Wi-Fi of Bluetooth.
3. Kassalade Aansluiten: Steek je kassalade in de DK (Drawer Kick) poort van de bondrukker.
4. Download de Apps: Installeer WaiterOne op je hoofd-iPad en WaiterOne Remote op de apparaten van het personeel via de App Store.

2. Je Back Office Instellen (Hoofd-iPad)

Om toegang te krijgen tot het hoofdmenu in WaiterOne, klik je simpelweg op het logo in de linkerbenedenhoek van de app. Afhankelijk van je WaiterOne-versie en je gebruikersrechten, zullen er verschillende menu-items beschikbaar of geactiveerd zijn.

Alle belangrijke configuraties gebeuren rechtstreeks op je hoofd-iPad onder de tabs Instellingen (Settings) of Gegevens (Data).

Personeel & Managers Toevoegen

1. Selecteer het menu Gegevens (Data), klik vervolgens in de linkertabs op Gebruikers (Users). Indien niet zichtbaar, scroll de tabs omhoog.
2. Tik op het + icoon om een nieuw profiel aan te maken.
3. Typ de naam van de werknemer in.
4. Tik op het Code-veld (vier puntjes) om een veilige 4-cijferige PIN toe te wijzen. Je kan ook de automatisch gegenereerde PIN bekijken door het oog-icoontje ingedrukt te houden.

Gebruikersrechten & Rollen

Je kan aanpassen wat elke gebruiker mag doen door specifieke instellingen voor beveiliging aan te vinken in hun profiel:

Prikklok (Work In / Work Out)

WaiterOne kan moeiteloos de uren van het personeel bijhouden. Wanneer een medewerker voor de eerste keer inlogt of uitlogt op het einde van de shift, toont het systeem een Work In / Work Out-scherm. Dit garandeert een nauwkeurige tijdregistratie direct vanaf het PIN-scherm.

Printers Verbinden

WaiterOne ondersteunt onbeperkt aantal printers zonder extra kosten.

Standaard zijn er 3 virtuele printers geconfigureerd (bijv. voor de bar, de keuken, het kasticket). Dat betekent niet dat je werkelijk 3 fysieke printers moet hebben; het laat louter toe om verschillende soorten tickets en instellingen te hanteren. Als je verschillende virtuele printers gebruikt, wordt ieders eigen nummering behouden.

1. Ga naar Gegevens > Printers (Data > Printers).
2. Tik op Toevoegen (Add) of kies een bestaande virtuele printer.
3. Wijzig indien nodig het Printertype (Type Printer).
4. Verander de Host om de verbinding in te stellen:
   • Ethernet/Wi-Fi: Voer het IP-adres van de printer in.
   • Bluetooth: Vul BT: in.
   • Directe iPad-verbinding: Vul USB: in.

KDS (Kitchen Display System): Een KDS kan keuken- en barprinters vervangen of aanvullen. Bestellingen die naar een bereidingsstation worden gestuurd verschijnen als digitale tickets, en het personeel kan Prepare, Service en Close gebruiken in plaats van papieren tickets te verwerken.

Pro-Tip voor Keukenprinters: Heb je bovenaan de keukenbonnen wat extra ruimte nodig, zodat deze correct aan zo'n ticketrail gehangen kunnen worden? Ga dan naar Gegevens > Printers, selecteer je keukenprinter en voeg <br><br><br> toe bij de hoofding van je ticket (header tekst).

3. Je Menu Opbouwen

Producten zijn onderverdeeld in Pagina's (Pages) en gepositioneerd in een raster (grid).

De structuur begrijpen is essentieel: in WaiterOne hebben we Pagina's (Pages), Groepen (Groups), en Knoppen (Buttons). Knoppen horen bij groepen en worden op pagina's geplaatst. Cruciaal hierbij is dat knoppen veel instellingen rechtstreeks kunnen overnemen via de groep. Bijvoorbeeld: als een groep staat ingesteld om af te drukken in de keuken, zal elke nieuwe knop die bij deze groep hoort, ook automatisch naar de keuken gestuurd worden.

1. Maak een Pagina aan: Maak een pagina zoals "Voorgerechten", "Hoofdgerechten" of "Dranken".
2. Producten Toevoegen: Voer de naam van het artikel in en wijs het een rij- en kolomcoördinaat toe.

   Alternatieve Methoden: Je kan ook snel producten toevoegen door in het kassa-hoofdscherm te dubbelklikken op een lege plek op een Pagina, of beheer ze onmiddellijk via het WaiterOne online dashboard (back office).

3. Prijzen Instellen: Vul de standaardprijs in. Je kan tot 5 prijsniveaus aanmaken (bijv. Standaard, Happy Hour, Takeaway).

   Diverse & Custom Items: Gebruik Open Price (Open Prijs) en Open Text (Open Tekst) als je wilt dat de ober handmatig geprompt wordt om zelf een custom artikelnaam en -prijs in te geven.

4. Modifiers Toevoegen: Gebruik het Modifier-vinkje voor extra wensen (bijv. "Saignant", "Zonder Ijs"). Modifiers moeten aan een standaardproduct gekoppeld worden om functioneel te zijn voor verkoop.
5. Naar Pagina Springen: Je kan knoppen maken die naar andere pagina's springen om je kassa beter in te richten. WaiterOne herinnert zich ook precies van welke pagina je kwam, dus kan je bestellingen makkelijk laten terugspringen na een selectie (bijvoorbeeld naadloos terugkeren naar de alcoholpagina nadat er een extra frisdrank-mixer werd gekozen).

CSV-import: Om producten te importeren, stuur je het CSV-bestand naar de iPad en open je het met WaiterOne. Product-CSV-bestanden mogen komma's of puntkomma's gebruiken. De juiste indeling kun je maken door eerst een voorbeeldbestand te exporteren via Instellingen > Gegevens > Exporteren.

Knoppen Organiseren & Gangen (Courses)

Drag & Drop Ordening: In het hoofdscherm van de kassa hoef je berekeningen qua rijen en kolommen niet meer manueel in te stellen als je jouw lay-out wilt verplaatsen. Blijf gewoon even drukken op een item, en sleep de knop nadien over het grid!

Gangen in de Keuken (Courses): Gangen zijn schitterend om producten correct te sorteren op het etiket of ticket in je keuken. Als je items toewijst aan een "Gang" (zoals Voorgerecht of Hoofdgerecht) zal WaiterOne het vlekkeloos onder de correcte hoofding sorteren op het keuken-ticket, onafhankelijk van hoe het personeel ze ook heeft ingetypt de kassa! Opmerking: Zorg dat het vinkje Group PLU geactiveerd is in de instellingen van je keukenprinter om gangen juist af te drukken.

4. WaiterOne Remote Verbinden

Om je medewerkers orders te laten noteren via de tafels, synchroniseer je simpelweg hun iPhones of iPads met de hoofd-iPad.

1. Ga op de hoofd-iPad naar Instellingen > WaiterOne Remote en schakel de server in.
2. Open de WaiterOne Remote app op het apparaat van een medewerker.
3. Ga binnen de app naar Instellingen > Server. Bij de sectie Host zou automatisch het veld al correct ingevuld moeten zijn, vermits dit feilloos lokaal verbinding tracht te maken.
4. Tik op Download. Alle knoppen en menu's staan nu perfect gesynchroniseerd.

Tips bij Problemen:

- Als de downloadprocedure faalt, open je op de hoofd-iPad de iOS Instellingen, scroll naar WaiterOne, en zorg je ervoor dat Lokaal Netwerk geactiveerd (AAN) is.
- Kies onder locatievoorkeuren WaiterOne voor Altijd. Zo blijft je WaiterOne-server stabiel en accuraat functioneren, zonder uitval in de background.

5. Tafels & Plattegronden Creëren

Voor je bestellingen kan starten, is WaiterOne een weergave van jouw lokaal nodig. Er zijn twee routes: de "oude methode" en de "nieuwe methode". Deze POS applicatie laat een combinatie van beide stijlen perfect toe!

De Oude Manier (Lijst/Nummerings-Gbaseerd)

Indien je de absolute nadruk wenst te leggen op snelheid in plaats van lay-out design, kun je louter afhankelijk werken van tafelnummers.

1. Klik tijdens je flow in de kassa, simpelweg bovenaan rechts op je totaal, zo selecteer of definieer je ad-hoc tafels rechtstreeks.
2. Klik op het icoon Tafels (Tables) en selecteer een tafel. Treflijsten van je tafels in WaiterOne worden daar automatisch ordelijk alfabetisch aangeboden, wat ook in symbiose met je plattegronden opereert.

De Nieuwe Route (Grafisch Vormgeven Plaatsen)

Zorg voor een uiterst visueel strak model in het systeem middels de eigen grafische editor.

1. Ga naar Gegevens > Plattegrond (Floorplans).
2. Maak een extra zone of platform aan via Toevoegen (Add) (denk aan "Hoofdzaal", of "Zonnig Terras").
3. Creeër nieuwe tafels. Je bepaalt rechtstreeks de vorm (rond - plat), en bijbehorende capaciteit qua de hoeveelheid gasten. Met een snelle dubbelklik kun je deze meteen visueel planten in specifieke zone-secties naar eigen wens.
4. Versleep deze elementen vlot totdat ze exact stroken met in de indeling hoe die op locatie gepositioneerd staat.
5. In je basisscherm voor transacties kan al je personeel visueel tafels aanduiden aan de hand van het paneel Plattegronden (Floorplan).

Ad-Hoc Tijdelijke Tafels / Bar Klanten

Eveneens uiterst gunstig is het rechtstreeks on the fly aanmaken van een tab via zo'n unieke of virtuele tijdelijke 'bar-tab'. Eens uitbetaalt middels een ticket, wisses deze handig vanzelf terug weg om wildgroei voor open ruimtes tegen te binden!

Tafelspecifieke Instellingen

Die tabellen omvatten dus veel meer dan louter nummerieke data. Per tafel kun je eigen logica-regels voor verscheidene ruimtes laten regeren:

6. Dagelijkse Operaties: Zaal & Front Office

Bestellingen Invoeren

1. Raak Tafels of Plattegronden subtiel aan in je hoofdmenu.
2. Duw een tafel de status op 'actief'.
3. Snuister rustig verder, en laad de correcte dranken/consumpties met lichte vinger-touches.
4. Vul details extra in zolang modificators benodigd op je grid staan geconfigureerd.
5. Gebruik de drie zichtbare hoofdactieknoppen onderaan het scherm om de bestelling te verwerken:
   • Order: Tik hierop om de artikelen naar hun bereidingsstations te sturen, zoals de barprinter of keukenprinter. De tafel blijft open.
   • Bill / Ticket: Tik hierop om de rekening of bon af te drukken wanneer de gasten willen afrekenen. De tafel blijft open tot de betaling verwerkt is.
   • Betaal (Pay): Tik hierop wanneer je de betaling ontvangt.

   Verborgen Hold: De knop Hold zit verborgen bij de OBP-knoppen (Order, Bill en Pay). Veeg de OBP-knoppen naar rechts om Hold te tonen en tik daarna op Hold om de huidige bon tijdelijk te parkeren, zodat je later kunt terugkomen of eerst een andere tafel/klant kunt helpen.

   Ticketscherm: Veeg omhoog op het ticketscherm om de bon te crunchen en dezelfde producten samen te voegen tot één regel.

   Special Functions: Veeg Special Functions naar rechts om meer Special Functions te tonen. Veeg naar links om het numerieke toetsenbord te tonen.

   Let op: De knoppen Order en Bill zijn alleen beschikbaar wanneer er een tafel of klant geselecteerd is. Zonder tafel/klant, bijvoorbeeld bij een snelle bestelling aan de bar, kun je Order en Bill overslaan en direct Pay gebruiken.

Afrekeningen Voltooien

1. Duw vlot je geselecteerde tafel voor finalisatie.
2. Tik knop Betaal (Pay) om the payment box in gang de sturen op je scherm.
3. Vergelijk in je pop-up window: Cadeaubonnen, kredietkaarten, contact - vink dit correct aan voor het boekhoudings-bestand af te stemmen.
4. In een luttele seconde poort dan the drawer vlot richting de geldzaken, zal de printer afwerken - waardoor vervolgens in the loop "tafel gesloten" geregistreerd kan worden bij backofficing - gereed voor upcomings gasten!

7. Dagafsluiting, Insights & Rapportering

Héél accuraat processen afsluiten weegt uiterst evenveel met het correct startend uur van je shopopening.

8. Binnenkant: Het WaiterOne Ecosysteem

Meer dan uitsluitend tablet POS platform integraties - u bouwt hier op een diepgeworteld ecosysteem vol technologische innovaties op alle invalshoeken in eigen venue!