WaiterOne: la guida completa

Panoramica dell'architettura del sistema

Capire come si collega WaiterOne è il primo passo. Il sistema è molto scalabile e permette di aggiungere schermi KDS, chioschi self-service e digital signage sulla stessa rete locale.

1. Configurazione hardware e rete

Per funzionare correttamente, WaiterOne ha bisogno di una rete locale stabile. L'iPad principale agisce come server, mentre stampanti e iPhone del personale sono i dispositivi collegati.

1. Connettersi al Wi-Fi: assicurati che l'iPad principale e tutti i dispositivi remoti siano collegati esattamente alla stessa rete Wi-Fi locale. Puoi anche collegare l'iPad principale direttamente via Ethernet usando un adattatore o una stampante supportata con connessione di rete.
2. Collegare le stampanti: collega le stampanti di ricevute, cucina e bar direttamente al router Wi-Fi tramite cavo Ethernet. Puoi anche collegare stampanti compatibili tramite Wi-Fi o Bluetooth.
3. Collegare il cassetto contanti: collega il cassetto contanti alla porta DK (Drawer Kick) della stampante ricevute.
4. Scaricare le app: installa WaiterOne sull'iPad principale e WaiterOne Remote sui dispositivi del personale dall'App Store.

2. Configurare il back office (iPad principale)

Per accedere al menu principale di WaiterOne, tocca il logo nell'angolo in basso a sinistra dell'app. A seconda della versione di WaiterOne e dei diritti dell'utente, alcune voci di menu saranno disponibili o attive.

La configurazione principale avviene direttamente sull'iPad principale nelle schede Impostazioni o Dati.

Aggiungere personale e responsabili

1. Seleziona il menu Dati, poi nelle schede a sinistra seleziona Utenti. Se non è visibile, scorri le schede verso l'alto.
2. Tocca l'icona + per creare un nuovo profilo.
3. Inserisci il nome del membro del personale.
4. Tocca il campo Codice (quattro punti) per assegnare un PIN sicuro di 4 cifre. Puoi anche visualizzare il PIN creato automaticamente tenendo premuta l'icona dell'occhio.

Permessi e ruoli utente

Puoi personalizzare ciò che ogni utente è autorizzato a fare attivando o disattivando specifiche opzioni di sicurezza nel suo profilo:

Timbratura (Work In / Work Out)

WaiterOne può registrare facilmente le ore del personale. Se un dipendente accede per la prima volta quel giorno, oppure esce per terminare il turno, il sistema mostra una schermata Work In / Work Out. Questo consente un rilevamento preciso delle ore fin dalla schermata iniziale del PIN.

Collegare le stampanti

WaiterOne supporta un numero illimitato di stampanti senza costi aggiuntivi.

Per impostazione predefinita vengono configurate automaticamente 3 stampanti virtuali (ad esempio per il bar, la cucina e le ricevute). Questo non significa che servano 3 stampanti fisiche: le stampanti virtuali permettono di stampare tipi diversi di ticket con impostazioni proprie. Quando usi più stampanti virtuali, ognuna mantiene la propria sequenza di numerazione.

1. Vai in Dati > Stampanti.
2. Tocca Aggiungi o seleziona una stampante virtuale esistente.
3. Modifica il tipo di stampante in base alla tua configurazione.
4. Modifica il campo Host per collegare la stampante:
   • Ethernet/Wi-Fi: inserisci l'indirizzo IP della stampante.
   • Bluetooth: inserisci BT:
   • Connessione diretta all'iPad: inserisci USB:

KDS (Kitchen Display System): un KDS può sostituire o integrare le stampanti di cucina e bar. Gli ordini inviati a una stazione di preparazione appaiono come ticket digitali, e il personale può usare Prepare, Service e Close invece di gestire ticket cartacei.

Consiglio per le stampanti di cucina: hai bisogno di spazio extra in alto sulle comande di cucina per appenderle correttamente a una barra porta-comande? Vai in Dati > Stampanti, seleziona la stampante di cucina e aggiungi <br><br><br> al testo dell'intestazione del ticket.

3. Creare il menu

I prodotti sono organizzati per pagine e posizionati su una griglia.

È importante capire la gerarchia: in WaiterOne ci sono Pagine, Gruppi e Pulsanti. I pulsanti appartengono ai gruppi e vengono posizionati sulle pagine. Inoltre, i pulsanti possono ereditare molte impostazioni direttamente dal gruppo a cui appartengono. Per esempio, se un gruppo è configurato per stampare sulla stampante di cucina, ogni nuovo pulsante assegnato a quel gruppo verrà stampato automaticamente in cucina.

1. Crea una pagina: imposta una pagina come "Antipasti", "Piatti principali" o "Bevande".
2. Aggiungi prodotti: inserisci il nome dell'articolo e assegna una coordinata di riga e colonna.

   Metodi alternativi: puoi aggiungere rapidamente prodotti anche facendo doppio clic su uno spazio vuoto di una pagina nella schermata principale del POS, oppure gestendoli direttamente dal dashboard online di WaiterOne (back office online).

3. Imposta i prezzi: inserisci il prezzo standard. Puoi usare fino a 5 livelli di prezzo (ad esempio Standard, Happy Hour, Asporto).

   Articoli vari o personalizzati: attiva Prezzo libero e Testo libero se vuoi creare un pulsante generico che chieda al personale di inserire manualmente un nome e un prezzo personalizzati.

4. Aggiungi modificatori: attiva l'interruttore Modifier per aggiunte o preferenze (ad esempio "Al sangue" o "Senza ghiaccio"). I modificatori devono essere collegati a un prodotto standard per poter essere venduti.
5. Salta a una pagina: puoi creare pulsanti che rimandano ad altre pagine per organizzare meglio il POS. WaiterOne ricorda anche da quale pagina si arriva, quindi puoi configurare pulsanti che tornano automaticamente indietro dopo la selezione (ad esempio tornare alla pagina delle bevande alcoliche dopo aver scelto una bibita come mixer).

Importazione CSV: per importare prodotti, invia il file CSV all'iPad e aprilo con WaiterOne. I file CSV dei prodotti possono usare virgole o punti e virgola. Per creare il layout corretto, esporta prima un file di esempio da Impostazioni > Dati > Esporta.

Organizzare pulsanti e portate

Organizzazione drag & drop: nella schermata principale di vendita del POS non devi calcolare manualmente righe e colonne per riordinare il layout. Tieni premuto un pulsante e trascinalo nella nuova posizione sulla griglia.

Portate in cucina (Courses): le courses sono un ottimo modo per ordinare i prodotti sui ticket di cucina. Se assegni gli articoli a una "Course" (come Antipasto o Portata principale) nel back office, WaiterOne li raggruppa sotto quei titoli sul ticket di cucina stampato, indipendentemente dall'ordine in cui il personale li ha selezionati. Nota: assicurati che l'opzione Group PLU sia attiva nelle impostazioni della stampante di cucina affinché le portate vengano stampate correttamente.

4. Collegare WaiterOne Remote

Per consentire al personale di prendere ordini in sala, sincronizza i loro iPhone o iPad (ad esempio un iPad mini) con l'iPad principale.

1. Sull'iPad principale, vai in Impostazioni > WaiterOne Remote e attiva il server.
2. Apri l'app WaiterOne Remote sul dispositivo del membro del personale.
3. Nell'app Remote, vai in Impostazioni > Server. Il campo Host dovrebbe compilarsi automaticamente, perché la connessione avviene automaticamente.
4. Tocca Scarica. I pulsanti del menu si sincronizzano subito.

Consigli per la risoluzione dei problemi:

- Se il download non riesce, apri le Impostazioni iOS dell'iPad principale, scorri fino a WaiterOne e assicurati che l'interruttore Rete locale sia attivo.
- Imposta il permesso di localizzazione di WaiterOne su Sempre nell'iPad principale. In questo modo il server WaiterOne continua a funzionare anche in background.

5. Creare tavoli e planimetrie

Prima di poter prendere ordini, devi dire a WaiterOne com'è organizzato il tuo locale. Ci sono due modi: il metodo classico e il metodo visuale. WaiterOne consente di usare uno dei due, oppure di combinarli.

Il metodo classico (lista o numeri)

Se preferisci velocità e semplicità rispetto ai layout visuali, puoi lavorare solo con i numeri dei tavoli.

1. Nella schermata POS, tocca il totale nell'angolo in alto a destra e seleziona o aggiungi tavoli o clienti man mano che arrivano.
2. Tocca il pulsante Tavoli e seleziona un tavolo. I tavoli sono ordinati alfabeticamente e da qui puoi anche lavorare con le planimetrie.

Il metodo visuale (planimetria)

Per una rappresentazione moderna e visuale del ristorante, puoi creare una planimetria personalizzata.

1. Vai in Dati > Planimetrie.
2. Tocca Aggiungi per creare una nuova sala o area (ad esempio "Sala principale" o "Terrazza").
3. Aggiungi i tavoli definendone la forma (rotonda o quadrata) e la capacità. Puoi anche aggiungere tavoli toccando Modifica e facendo doppio clic nel punto esatto in cui vuoi che appaia il nuovo tavolo.
4. Trascina i tavoli nella posizione corretta per rispecchiare la disposizione reale del locale.
5. Nella schermata POS, il personale può usare la scheda Planimetria per selezionare i tavoli in modo visuale.

Tavoli e clienti temporanei

Puoi anche creare tavoli o clienti temporanei al volo, ad esempio per un cliente senza prenotazione o un conto rapido al bar. Questi tavoli temporanei scompaiono automaticamente dal sistema dopo la chiusura e il pagamento dell'ordine.

Impostazioni specifiche dei tavoli

I tavoli non servono solo per la numerazione. Quando li configuri, puoi definire regole specifiche per alcune aree del locale:

6. Operazioni quotidiane: sala e cassa

Prendere un ordine

1. Tocca la schermata Tavoli o Planimetria.
2. Seleziona il tavolo attivo.
3. Tocca le pagine e seleziona gli articoli ordinati.
4. Seleziona i modificatori richiesti quando il sistema li propone.
5. Usa i tre pulsanti principali visibili in basso nello schermo per elaborare l'operazione:
   • Order: tocca questo pulsante per inviare gli articoli alle rispettive stazioni di preparazione (ad esempio bevande alla stampante del bar e cibo alla stampante di cucina). Il tavolo resta aperto.
   • Bill: quando gli ospiti sono pronti ad andare via, tocca questo pulsante per stampare il conto o la ricevuta. Il tavolo resta aperto fino all'elaborazione del pagamento.
   • Pay: tocca questo pulsante quando stai incassando il pagamento.

   Hold nascosto: il pulsante Hold è nascosto nei pulsanti OBP (Order, Bill e Pay). Scorri i pulsanti OBP verso destra per mostrare Hold, poi tocca Hold per mettere temporaneamente in sospeso il conto, così puoi riprenderlo più tardi o servire un altro tavolo/cliente.

   Schermata ticket: scorri verso l'alto sulla schermata del ticket per fare il crunch del ticket e combinare gli stessi prodotti in una sola riga.

   Special Functions: scorri Special Functions verso destra per mostrare altre funzioni speciali. Scorri verso sinistra per mostrare la tastiera numerica.

   Nota: i pulsanti Order e Bill sono selezionabili solo se è stato scelto un tavolo o un cliente. Se non è stato selezionato alcun tavolo o cliente (ad esempio per un ordine rapido al banco), puoi saltare Order e Bill e andare direttamente a Pay.

Gestire i pagamenti

1. Seleziona il tavolo pronto per pagare.
2. Tocca il pulsante Pay.
3. Scegli il metodo di pagamento (contanti, carta, buono regalo).
4. Il cassetto contanti si aprirà, la ricevuta verrà stampata e il tavolo verrà azzerato e chiuso per i clienti successivi.

7. Chiusura giornata, Insights e report

Chiudere correttamente la giornata è importante quanto aprirla.

8. L'ecosistema WaiterOne

WaiterOne è più di un semplice POS su tablet: è una suite integrata di applicazioni pensata per modernizzare ogni punto di contatto del tuo locale.