WaiterOne: la guida completa

Panoramica dell'architettura del sistema

Capire come si collega WaiterOne è il primo passo. Il sistema è molto scalabile e permette di aggiungere schermi KDS, chioschi self-service e digital signage sulla stessa rete locale.

1. Configurazione hardware e rete

Per funzionare correttamente, WaiterOne ha bisogno di una rete locale stabile. L'iPad principale agisce come server, mentre stampanti e iPhone del personale sono i dispositivi collegati.

1. Connettersi al Wi-Fi: assicurati che l'iPad principale e tutti i dispositivi remoti siano collegati esattamente alla stessa rete Wi-Fi locale. Puoi anche collegare l'iPad principale direttamente via Ethernet usando un adattatore o una stampante supportata con connessione di rete.
2. Collegare le stampanti: collega le stampanti di ricevute, cucina e bar direttamente al router Wi-Fi tramite cavo Ethernet. Puoi anche collegare stampanti compatibili tramite Wi-Fi o Bluetooth.
3. Collegare il cassetto contanti: collega il cassetto contanti alla porta DK (Drawer Kick) della stampante ricevute.
4. Scaricare le app: installa WaiterOne sull'iPad principale e WaiterOne Remote sui dispositivi del personale dall'App Store.

2. Configurare il back office (iPad principale)

Per accedere al menu principale di WaiterOne, tocca il logo nell'angolo in basso a sinistra dell'app. A seconda della versione di WaiterOne e dei diritti dell'utente, alcune voci di menu saranno disponibili o attive.

La configurazione principale avviene direttamente sull'iPad principale nelle schede Impostazioni o Dati.

Aggiungere personale e responsabili

1. Seleziona il menu Dati, poi nelle schede a sinistra seleziona Utenti. Se non è visibile, scorri le schede verso l'alto.
2. Tocca l'icona + per creare un nuovo profilo.
3. Inserisci il nome del membro del personale.
4. Tocca il campo Codice (quattro punti) per assegnare un PIN sicuro di 4 cifre. Puoi anche visualizzare il PIN creato automaticamente tenendo premuta l'icona dell'occhio.

Permessi e ruoli utente

Puoi personalizzare ciò che ogni utente è autorizzato a fare attivando o disattivando specifiche opzioni di sicurezza nel suo profilo:

Accesso responsabile con Face ID o Touch ID

Il tastierino di accesso può usare la sicurezza biometrica disponibile sull'iPad. Il tasto a sinistra di 0 mostra automaticamente il simbolo corretto di Face ID o Touch ID quando l'accesso biometrico dei responsabili è disponibile.

1. Nella schermata Sblocca WaiterOne, tocca il tasto Face ID o Touch ID.
2. Autenticati con la fotocamera o il sensore di impronte dell'iPad.
3. Se sono disponibili più account responsabile, seleziona la persona che sta effettuando l'accesso.

L'accesso con PIN resta disponibile: personale e responsabili possono sempre inserire il proprio codice utente. Se il tasto biometrico non appare, verifica nelle Impostazioni dell'iPad che Face ID o Touch ID sia configurato e che WaiterOne abbia un account responsabile attivo.

Recuperare un codice utente dimenticato

Se hai dimenticato un codice utente, inserisci intenzionalmente un codice utente errato più di tre volte. WaiterOne crea il file di recupero al quarto tentativo fallito.

1. Dopo ogni tentativo, attendi che termini il tempo di attesa prima di riprovare.
2. Su Mac, apri Finder, seleziona l'iPad, quindi apri File > WaiterOne. Su Windows, usa iTunes per aprire i file condivisi di WaiterOne.
3. passwords.txt contiene tutti i codici utente. Copialo sul computer, aprilo con un editor di testo e usa l'elenco degli utenti e dei relativi codici per accedere di nuovo.

Rimozione automatica: dopo un accesso riuscito, WaiterOne elimina il file di recupero. Elimina anche ogni copia salvata sul computer non appena hai recuperato l'accesso.

Ripristinare i dati in sicurezza

Le azioni di ripristino si trovano in Impostazioni > Dati > Ripristina. Poiché eliminano definitivamente le informazioni, WaiterOne mostra una conferma finale prima di continuare.

Eliminare i risultati meno recenti e conservare quelli nuovi

Usa Elimina i risultati precedenti a una data per rimuovere lo storico delle vendite senza ripristinare l'intero sistema.

1. Esegui un backup. Apri quindi Impostazioni > Dati > Ripristina e tocca Elimina i risultati precedenti a una data.
2. Seleziona il primo giorno operativo da conservare, quindi tocca Avanti.
3. Controlla la data e l'ora limite esatte mostrate nell'avviso. L'ora deriva dall'impostazione Inizio di un nuovo giorno.
4. Passa alla schermata di conferma e conferma il ripristino come descritto di seguito.

WaiterOne elimina definitivamente i risultati di vendita precedenti al limite esatto. I risultati a partire da tale limite, le registrazioni delle presenze Work In e Work Out, i tavoli aperti, i contatori dei ticket, le impostazioni e la configurazione dei prodotti rimangono invariati.

1. Leggi l'avviso e individua il numero di conferma visualizzato.
2. Inserisci il numero con il tastierino integrato. Non serve la tastiera dell'iPad.
3. In alternativa, tocca Face ID o Touch ID, se disponibile, e autenticati sull'iPad.
4. Il pulsante rosso di ripristino si attiva solo dopo una conferma riuscita.

Esegui prima un backup: il ripristino non può essere annullato. Un ripristino completo crea un nuovo amministratore con codice 1111. Modifica questo codice predefinito subito dopo il nuovo accesso.

Timbratura (Work In / Work Out / Pausa)

WaiterOne può registrare le ore del personale direttamente dalla schermata PIN. Quando un dipendente inizia la giornata, va in pausa, rientra dalla pausa o termina il turno, la Shift Clock mostra l'azione successiva disponibile per quell'utente.

Eccezione del responsabile con pianificazione rigida: Quando la pianificazione con Applica blocca Work In sul POS locale, un responsabile attivo vede l'avviso relativo al turno e può toccare Continua per timbrare l'entrata oppure Annulla per interrompere. L'eccezione accettata viene registrata a fini di audit. Questa eccezione vale solo per la timbratura in entrata / Work In. I dipendenti senza ruolo di responsabile, le pause, Remote e tutte le altre azioni di presenza restano soggetti ai controlli della pianificazione.

Disattivare per utente: vai in Dati > Utenti, apri il dipendente e disattiva l'opzione time clock / shift clock per quell'utente. L'utente potrà accedere normalmente senza dover fare Work in, Work out o registrare pause.

Disattivare per tutti gli utenti: vai in Impostazioni > Generale > Timbratura e disattiva Richiedi registrazione orario all'accesso. Il personale può comunque usare Registrazione orario manualmente; l'opzione utente timbratura richiesta è nascosta finché questa opzione globale è disattivata.

Collegare le stampanti

WaiterOne supporta un numero illimitato di stampanti senza costi aggiuntivi.

Per impostazione predefinita vengono configurate automaticamente 3 stampanti virtuali (ad esempio per il bar, la cucina e le ricevute). Questo non significa che servano 3 stampanti fisiche: le stampanti virtuali permettono di stampare tipi diversi di ticket con impostazioni proprie. Quando usi più stampanti virtuali, ognuna mantiene la propria sequenza di numerazione.

1. Vai in Dati > Stampanti.
2. Tocca Aggiungi o seleziona una stampante virtuale esistente.
3. Modifica il tipo di stampante in base alla tua configurazione.
4. Modifica il campo Host per collegare la stampante:
   • Ethernet/Wi-Fi: inserisci l'indirizzo IP della stampante.
   • Bluetooth: inserisci BT:
   • Connessione diretta all'iPad: inserisci USB:

Trovare una stampante Epson o Star: Vai in Dati > Stampanti e apri la stampante che vuoi configurare. Seleziona SDK Epson ePOS, Star Raster Mode o Modalità di comando StarPRNT come tipo di stampante, quindi tocca il pulsante con le onde radio accanto a Host. WaiterOne cerca le stampanti disponibili del produttore selezionato tramite la rete locale, Bluetooth e USB. Seleziona un risultato per salvare in Host la destinazione esatta della connessione e lasciala invariata. Per una stampante Star, scegli la modalità richiesta dal tuo modello; la ricerca la mantiene, ma non può verificarla. Esegui quindi una stampa di prova. Se non viene trovata alcuna stampante, Host rimane invariato. Controlla la connessione e ripeti la ricerca, oppure inserisci manualmente la destinazione.

Stampante ESC/POS di rete non disponibile: Se una stampante ESC/POS di rete non è raggiungibile, WaiterOne conserva il lavoro di stampa e riprova automaticamente, anche dopo il riavvio di WaiterOne. Evita di inviare di nuovo lo stesso ticket mentre la stampante ripristina la connessione.

Trovare uno schermo WaiterOne KDS: Aggiorna WaiterOne e WaiterOne KDS a versioni che supportano la ricerca di KDS. Collega entrambi i dispositivi alla stessa rete locale, consenti a entrambe le app di accedere alla rete locale e lascia KDS aperto sul dispositivo in cucina.

1. In WaiterOne, vai in Dati > Stampanti, quindi aggiungi o seleziona la stampante virtuale dello schermo di cucina.
2. Scegli WaiterOne KDS come tipo di stampante e tocca il pulsante con le onde radio accanto a Host.
3. Attendi i risultati, quindi seleziona lo schermo KDS desiderato in base al nome e all'indirizzo. WaiterOne salva l'indirizzo in Host. Invia un ordine di prova per verificare di aver selezionato lo schermo di cucina corretto.

Se annulli la ricerca o non viene trovato alcuno schermo, Host rimane invariato. Se non compare alcun risultato, verifica che KDS sia aperto, che entrambe le app siano aggiornate e che entrambe abbiano il permesso di accedere alla rete locale. Una rete Wi-Fi per ospiti o l'isolamento di rete possono impedire il rilevamento. Puoi comunque inserire l'indirizzo del KDS manualmente, anche se usi una versione precedente di KDS.

KDS (Kitchen Display System): un KDS può sostituire o integrare le stampanti di cucina e bar. Gli ordini inviati a una stazione di preparazione appaiono come ticket digitali, e il personale può usare Prepare, Service e Close invece di gestire ticket cartacei.

Consiglio per le stampanti di cucina: hai bisogno di spazio extra in alto sulle comande di cucina per appenderle correttamente a una barra porta-comande? Vai in Dati > Stampanti, seleziona la stampante di cucina e aggiungi <br><br><br> al testo dell'intestazione del ticket.

Configurare il display cliente e le foto durante l'inattività

Usa un secondo tablet come schermo rivolto al cliente mentre WaiterOne è in esecuzione sull'iPad principale:

1. Collega l'iPad principale e il dispositivo del display cliente alla stessa rete locale attendibile.
2. Sull'iPad principale, apri Impostazioni > Generale > Display cliente e attiva Attiva display cliente.
3. Sul secondo dispositivo, apri http://IP-ADDRESS:8081 in un browser, sostituendo IP-ADDRESS con l'indirizzo IP locale dell'iPad principale. Mantieni aperta la pagina.
4. Facoltativamente, imposta il Titolo del display, il Codice QR, la richiesta di mancia e la richiesta di feedback.
5. Per le foto online durante l'inattività, inserisci un tema come pizza o cocktails in Tema fotografico. Se lasci il campo vuoto, viene ripristinato food. Le foto online richiedono una connessione Internet. Se non sono temporaneamente disponibili, il display mantiene uno sfondo tematico neutro invece di mostrare foto non pertinenti.
6. Per usare le tue foto durante l'inattività, tocca Foto del display cliente e seleziona fino a 20 immagini nel selettore di sistema. WaiterOne riceve solo le foto che selezioni. La nuova selezione sostituisce il set attuale e appare nell'ordine in cui hai selezionato le foto.

Le foto selezionate vengono archiviate localmente sull'iPad principale, funzionano senza accesso a Internet e hanno la precedenza sul Tema fotografico online. Le modifiche appaiono automaticamente quando il display connesso è inattivo.

Sostituire, rimuovere o annullare: Se annulli il selettore, il set attuale rimane invariato. Quando sono selezionate delle foto, tocca di nuovo Foto del display cliente per scegliere Sostituisci foto o Rimuovi tutte le foto. La rimozione del set lascia gli originali in Foto e ripristina il Tema fotografico online salvato.

Se un'importazione è incompleta: WaiterOne indica quante foto sono state aggiunte o ignorate. Se non è possibile importare nessuna delle foto selezionate, le foto attuali del display cliente rimangono invariate.

Scegli foto adatte ai clienti: Il display cliente attuale e le foto selezionate possono essere visualizzati dai dispositivi che possono aprire l'indirizzo del display sulla stessa rete locale. Non selezionare immagini private o sensibili.

Seguire l'ordine, la mancia e il pagamento

Quando il personale aggiunge dei prodotti, il display cliente sostituisce il carosello con una schermata simile a una ricevuta. Puoi vedere ogni prodotto ordinato, la quantità, il prezzo, il subtotale, la mancia e il totale. Se l'ordine è lungo, le pagine ruotano automaticamente. Puoi mettere in pausa la rotazione per leggere una pagina e poi riprenderla.

Per chiedere una mancia su questo schermo, attiva Chiedi mancia nelle impostazioni del display cliente. Devi anche avere un metodo di pagamento attivo adatto alle mance, configurato con l'opzione Mancia. Quando il personale apre la pagina di pagamento, puoi scegliere Nessuna mancia, 10%, 15%, 20% o Personalizzata. L'opzione personalizzata accetta una percentuale o un importo preciso. Tocca quindi Continua.

Durante l'incasso, il display mostra lo stato e il metodo di pagamento. In caso di pagamento suddiviso, presenta separatamente ogni pagamento e poi gli importi Pagato e Da pagare. Per un pagamento in contanti può anche indicare il Resto. Puoi vedere chiaramente se il pagamento è in attesa, in elaborazione, completato o non riuscito.

Se Chiedi feedback è attivo, dopo un pagamento riuscito si apre una finestra. Puoi scegliere uno dei cinque livelli, da Molto insoddisfatto a Molto soddisfatto, oppure toccare Salta. Dopo l'invio appare un messaggio di conferma.

In caso di errore: se non è possibile salvare la mancia, chiedi assistenza al personale. Se non è possibile inviare il feedback, puoi riprovare. Un pagamento non riuscito rimane indicato sullo schermo, così il personale può intervenire.

Navigazione e azzeramento: quando il personale lascia la pagina di pagamento, il display torna alla normale schermata dell'ordine. Se apre di nuovo la pagina di pagamento, la fase di pagamento riappare senza aggiungere una seconda volta una mancia già confermata. All'avvio, dopo la disconnessione, alla scadenza della sessione o quando il POS viene azzerato, il display cliente torna automaticamente al carosello di foto.

3. Creare il menu

I prodotti sono organizzati per pagine e posizionati su una griglia.

È importante capire la gerarchia: in WaiterOne ci sono Pagine, Gruppi e Pulsanti. I pulsanti appartengono ai gruppi e vengono posizionati sulle pagine. Inoltre, i pulsanti possono ereditare molte impostazioni direttamente dal gruppo a cui appartengono. Per esempio, se un gruppo è configurato per stampare sulla stampante di cucina, ogni nuovo pulsante assegnato a quel gruppo verrà stampato automaticamente in cucina.

1. Crea una pagina: imposta una pagina come "Antipasti", "Piatti principali" o "Bevande".
2. Aggiungi prodotti: inserisci il nome dell'articolo e assegna una coordinata di riga e colonna.

   Metodi alternativi: puoi aggiungere rapidamente prodotti anche facendo doppio clic su uno spazio vuoto di una pagina nella schermata principale del POS, oppure gestendoli direttamente dal dashboard online di WaiterOne (back office online).

3. Imposta i prezzi: inserisci il prezzo standard. Puoi usare fino a 5 livelli di prezzo (ad esempio Standard, Happy Hour, Asporto).

   Articoli vari o personalizzati: attiva Prezzo libero e Testo libero se vuoi creare un pulsante generico che chieda al personale di inserire manualmente un nome e un prezzo personalizzati.

4. Aggiungi modificatori: attiva l'interruttore Modifier per aggiunte o preferenze (ad esempio "Al sangue" o "Senza ghiaccio"). I modificatori devono essere collegati a un prodotto standard per poter essere venduti.
5. Salta a una pagina: puoi creare pulsanti che rimandano ad altre pagine per organizzare meglio il POS. WaiterOne ricorda anche da quale pagina si arriva, quindi puoi configurare pulsanti che tornano automaticamente indietro dopo la selezione (ad esempio tornare alla pagina delle bevande alcoliche dopo aver scelto una bibita come mixer).

Modificatori Fisso, Aperto e Sconto

Per configurare un modificatore, apri Impostazioni > Dati > Pulsanti, seleziona il pulsante e attiva Modifier. In Tipo di prezzo, scegli:

• Fisso: aggiunge l'importo configurato per il livello di prezzo attivo.
• Aperto: chiede al personale di inserire l'importo durante l'ordine.
• Sconto: sottrae dal prodotto selezionato la percentuale configurata. Inserisci una percentuale per ciascuno dei cinque livelli di prezzo.

Uno Sconto si applica a un solo prodotto, non all'intero conto. Aggiungi o seleziona prima il prodotto, quindi tocca il modificatore Sconto. Se non è selezionato alcun prodotto, WaiterOne usa l'ultimo prodotto. Lo sconto appare come una riga modificatore negativa, rispetta la quantità e il trattamento IVA/imposte del prodotto e non si accumula toccando di nuovo lo stesso pulsante Sconto.

Compatibilità: i modificatori Sconto sono disponibili in WaiterOne e nelle versioni compatibili dell'app Remote autonoma. WaiterOne li invia solo quando Remote dichiara di supportare questo calcolo, quindi le versioni meno recenti di Remote restano invariate. Dopo aver aggiornato Remote, scarica nuovamente i pulsanti. I menu per gli ordini dei clienti e dei chioschi continuano a non ricevere i modificatori Sconto.

Aggiunta rapida dalla schermata POS: fai doppio clic su uno spazio vuoto di una pagina per creare un nuovo pulsante prodotto direttamente in quel punto. WaiterOne apre il modulo Nuovo pulsante, dove puoi inserire nome, prezzo, gruppo, immagine e tipo prodotto o modificatore.

Importazione CSV: i file CSV dei prodotti possono usare virgole o punti e virgola. Invia il file all'iPad e aprilo con WaiterOne per importarlo. Esporta prima un file di esempio da Impostazioni > Dati > Esporta per ottenere il formato corretto. Durante l'importazione, WaiterOne può creare i gruppi e le pagine mancanti. Se una riga contiene un gruppo ma non una pagina, il nome del gruppo viene usato anche come nome della pagina. Dopo l'importazione puoi aggiungere pulsanti di salto e ritorno nelle pagine importate.

Organizzare pulsanti e portate

Organizzazione drag & drop: nella schermata principale di vendita del POS non devi calcolare manualmente righe e colonne per riordinare il layout. Tieni premuto un pulsante e trascinalo nella nuova posizione sulla griglia. Puoi anche impilare più pulsanti nella stessa posizione della griglia per raggruppare articoli correlati, oppure trascinare un pulsante verso il bordo della pagina per aggiungere una riga o una colonna extra.

Portate in cucina: le portate permettono di ordinare chiaramente i prodotti sui ticket di cucina. Se assegni gli articoli a una portata, come Antipasto o Portata principale, WaiterOne li raggruppa sotto quel titolo sul ticket stampato, indipendentemente dall'ordine di selezione. Nota: attiva Group PLU nelle impostazioni della stampante di cucina affinché le portate vengano stampate correttamente.

Scorte sui pulsanti prodotto

Per i prodotti di cui vuoi seguire la disponibilità, vai in Impostazioni > Dati > Pulsanti e attiva Traccia stock. Inserisci la quantità rimasta, opzionalmente la scorta minima e massima, e scegli se il prodotto può andare sotto zero.

Quando il tracciamento stock è attivo, WaiterOne mostra la quantità rimasta come piccolo badge sul pulsante prodotto del POS. I dispositivi Remote ricevono le stesse informazioni di stock quando scaricano i pulsanti, le aggiornano dopo il login o quando l'app torna attiva, e prenotano stock appena viene selezionato un prodotto. Questo aiuta a evitare che due membri dello staff vendano nello stesso momento l'ultimo articolo disponibile.

Se un ticket non inviato viene reimpostato o un prodotto prenotato viene rimosso, la quantità prenotata torna nello stock. Quando l'ordine viene inviato, la prenotazione diventa vendita e lo stock resta ridotto.

Controllo scorte nel Back Office

Per un conteggio rapido, accedi al WaiterOne Back Office e apri Menu Editor. Seleziona prima Pull from iPad per lavorare con il menu e i valori di stock più recenti. Questa azione sostituisce le modifiche del Back Office che non sono state salvate.

Seleziona Stock Control per usare l'elenco scorte più breve. Filtra i prodotti con All, Tracked, Low Stock o Sold Out. Per ogni prodotto, imposta Track Stock, Current Stock, Minimum, Maximum e Allow Below Zero. Al termine, seleziona Save Stock Changes e attendi che venga mostrato Saved to iPad prima di lasciare la pagina.

Griglia pulsanti più pulita: I pulsanti possono mostrare piccoli badge per salti di pagina, modificatori, prezzo/testo libero e portate. Se la schermata diventa troppo piena, vai in Impostazioni > Generale > Pulsanti e attiva Nascondi badge dei pulsanti. I prezzi restano gestiti separatamente con Aggiungi il prezzo ai pulsanti.

4. Collegare WaiterOne Remote

Per consentire al personale di prendere ordini in sala, sincronizza i loro iPhone o iPad (ad esempio un iPad mini) con l'iPad principale.

1. Sull'iPad principale, vai in Impostazioni > WaiterOne Remote e attiva il server.
2. Apri l'app WaiterOne Remote sul dispositivo del membro del personale.
3. Nell'app Remote, vai in Impostazioni > Server. Il campo Host dovrebbe compilarsi automaticamente, perché la connessione avviene automaticamente.
4. Tocca Scarica. I pulsanti del menu e le scorte attuali si sincronizzano subito.
5. Controlla i piccoli indicatori di attività TX/RX sull'iPad principale e in Remote. Sono visibili solo quando la comunicazione Remote è attiva e lampeggiano quando passa una richiesta o una risposta.

Consigli per la risoluzione dei problemi:

- Durante il download, Remote può mostrare stati come Connessione a WaiterOne, Inviato via Sockets, Tentativo P2P, Tentativo APN o In attesa di risposta. Questi messaggi indicano quale canale di comunicazione viene provato.
- Se Remote mostra Nessuna risposta da WaiterOne, verifica che il server Remote sia ancora attivo in WaiterOne e che entrambi i dispositivi siano sulla stessa rete locale.
- Se il download non riesce, apri le Impostazioni iOS dell'iPad principale, scorri fino a WaiterOne e assicurati che l'interruttore Rete locale sia attivo.
- Imposta il permesso di localizzazione di WaiterOne su Sempre nell'iPad principale. In questo modo il server WaiterOne continua a funzionare anche in secondo piano.
- WaiterOne usa la posizione del ristorante anche per i report WeatherKit, le prenotazioni, la pianificazione e i dati della licenza. Se necessario, puoi modificarla in Impostazioni > Prenotazioni > Posizione del ristorante.

5. Creare tavoli e planimetrie

Prima di poter prendere ordini, devi dire a WaiterOne com'è organizzato il tuo locale. Ci sono due modi: il metodo classico e il metodo visivo. WaiterOne consente di usare uno dei due, oppure di combinarli.

Il metodo classico (lista o numeri)

Se preferisci velocità e semplicità rispetto ai layout visuali, puoi lavorare solo con i numeri dei tavoli.

1. Nella schermata POS, tocca il totale nell'angolo in alto a destra e seleziona o aggiungi tavoli o clienti man mano che arrivano. I tavoli/clienti recenti appaiono in alto e restano visibili anche nell'elenco completo. I tavoli/clienti vuoti e non prenotabili possono essere eliminati da questo elenco se l'utente ha l'autorizzazione.
2. Tocca il pulsante Tavoli e seleziona un tavolo. I tavoli sono ordinati alfabeticamente e da qui puoi anche lavorare con le planimetrie.

Il metodo visivo (planimetria)

Per una rappresentazione moderna e visiva del ristorante, puoi creare una planimetria personalizzata.

1. Vai in Dati > Planimetrie.
2. Tocca Aggiungi per creare una nuova sala o area (ad esempio "Sala principale" o "Terrazza").
3. Aggiungi i tavoli definendone la forma (rotonda o quadrata) e la capacità. Puoi anche aggiungere tavoli toccando Modifica e facendo doppio clic nel punto esatto in cui vuoi che appaia il nuovo tavolo.
4. Trascina i tavoli nella posizione corretta per rispecchiare la disposizione reale del locale.
5. Nella schermata POS, il personale può usare la scheda Planimetria per selezionare i tavoli visivamente.

Spostare un tavolo aperto su un altro tavolo

Se gli ospiti cambiano tavolo dopo aver ordinato, puoi spostare il loro ordine aperto dal tavolo occupato a un altro tavolo. Il tavolo di destinazione può trovarsi sulla stessa planimetria o su un'altra:

1. Tieni premuto il tavolo occupato e inizia a trascinarlo.
2. Se il tavolo di destinazione si trova su un'altra planimetria, sposta il tavolo sulla freccia sinistra o destra. Tienilo lì finché non appare la planimetria di destinazione, quindi allontanalo dalla freccia. Salta questo passaggio se il tavolo di destinazione è sulla planimetria attuale.
3. Trascina il tavolo sul tavolo di destinazione e rilascialo.
4. Controlla la conferma e tocca Sposta. Se il tavolo di destinazione ha già un ordine aperto, WaiterOne unisce i due tavoli.

Suggerimento: Funziona anche se una planimetria usa l'elenco dei tavoli e l'altra usa la planimetria visiva.

Stati dei tavoli

La planimetria mostra lo stato di ogni tavolo a colpo d'occhio. WaiterOne può mostrare importi aperti, timer di servizio, prenotazioni e stato Hold direttamente sul tavolo, così il personale vede subito cosa richiede attenzione.

Tavoli e clienti temporanei

Puoi anche creare tavoli o clienti temporanei al volo, ad esempio per un cliente senza prenotazione o un conto rapido al bar. Questi tavoli temporanei scompaiono automaticamente dal sistema dopo la chiusura e il pagamento dell'ordine.

Impostazioni specifiche dei tavoli

I tavoli non servono solo per la numerazione. Quando li configuri, puoi definire regole specifiche per alcune aree del locale:

Prenotazioni e lista d'attesa

Usa la schermata Prenotazioni per pianificare i prossimi ospiti per tavolo e orario. Il modulo di prenotazione mostra l'ora di fine prevista mentre modifichi la durata, così il personale vede subito per quanto tempo il tavolo resta bloccato.

Per i clienti senza prenotazione, aggiungi gli ospiti alla lista d'attesa con numero di persone, telefono, tempo di attesa stimato e note. Le voci possono essere ordinate per momento di aggiunta, tempo restante o numero di ospiti. L'indicatore del tempo mostra se l'attesa prevista non è ancora terminata o se è già stata superata.

Il personale può modificare una voce se il cliente cambia numero di telefono, torna più tardi o annulla. Quando un tavolo è disponibile, tocca Accomoda oppure trascina la voce nel registro delle prenotazioni per creare una prenotazione al tavolo e all'orario scelti.

Le prenotazioni e le voci della lista d'attesa possono essere collegate a un Cliente esistente. Il personale può anche creare un nuovo cliente direttamente dai dettagli della prenotazione. Quando un cliente collegato viene accomodato e paga, il ticket viene aggiunto al suo profilo. Il team può quindi vedere visite, spesa totale, conto medio, ultima visita e ticket recenti.

Messaggi ai clienti: se l'iPad è configurato per inviare messaggi, WaiterOne può preparare una conferma della lista d'attesa nell'app Messaggi quando è disponibile un numero di telefono. Il personale può controllare il testo prima dell'invio. L'invio usa la normale configurazione del dispositivo per Messaggi, iMessage o SMS.

Pianificazione

Apri gli strumenti di pianificazione del personale in Impostazioni > Pianificazione. I responsabili possono creare turni aperti, assegnare dipendenti, copiare i programmi, usare modelli giornalieri, pubblicare il giorno visualizzato e approvare le richieste della bacheca turni.

I dipendenti vedono i propri turni, i turni aperti disponibili e le richieste in sospeso. Possono accettare un turno aperto, offrire un proprio turno nella bacheca, chiedere uno scambio e annullare le proprie richieste in sospeso. Solo i responsabili possono modificare il programma.

Eccezione del responsabile per la timbratura in entrata: Con Applica attivo, la pianificazione rigida può bloccare Work In sul POS locale. Un responsabile attivo che vede l'avviso relativo al turno può toccare Continua per timbrare l'entrata oppure Annulla per interrompere. L'eccezione accettata viene registrata a fini di audit. Vale solo per la timbratura in entrata / Work In. I dipendenti senza ruolo di responsabile, le pause, Remote e tutte le altre azioni di presenza restano soggetti ai controlli della pianificazione.

6. Operazioni quotidiane: sala e cassa

Navigare nel POS

La barra di navigazione rimane visibile nella parte inferiore del POS, così il personale può passare direttamente tra le sezioni abilitate. In base alle impostazioni e alle funzioni disponibili, può mostrare Ordini, Tavoli, Prenotazioni, Pianificazione e COS. La sezione attiva è evidenziata.

• Dipendente e menu: L’icona WaiterOne e il nome del dipendente compaiono a sinistra. Tocca quest’area per aprire il menu laterale. Se nessuno ha effettuato l’accesso, viene visualizzato Accedi.
• Blocco: Durante il lavoro in Ordini, il primo pulsante di navigazione mostra Tocca per bloccare. Toccalo di nuovo per bloccare il POS; verrà mostrato Bloccato fino all’accesso di un dipendente.
• Stato dei tavoli: Il badge rosso su Tavoli mostra prima i tavoli aperti e poi quelli con un preconto, ad esempio 2/1. Si aggiorna quando cambiano gli ordini o i preconti dei tavoli.
• Coda di stampa: Un badge sul pulsante Ordini mostra i lavori di stampa in attesa e scompare al termine della stampa.
• Versione: La versione di WaiterOne installata appare a destra della barra ed è utile quando si contatta l’assistenza.

Prendere un ordine

1. Tocca la schermata Tavoli o Planimetria.
2. Seleziona il tavolo attivo.
3. Tocca le pagine e seleziona gli articoli ordinati.
4. Seleziona i modificatori richiesti quando il sistema li propone.
5. Usa i tre pulsanti principali visibili in basso nello schermo per elaborare l'operazione:
   • Order: tocca questo pulsante per inviare gli articoli alle rispettive stazioni di preparazione (ad esempio bevande alla stampante del bar e cibo alla stampante di cucina). Il tavolo resta aperto.
   • Bill: quando gli ospiti sono pronti ad andare via, tocca questo pulsante per stampare il conto o la ricevuta. Il tavolo resta aperto fino all'elaborazione del pagamento.
   • Pay: tocca questo pulsante quando stai incassando il pagamento.

   Hold nascosto: il pulsante Hold è nascosto nei pulsanti OBP (Order, Bill e Pay). Scorri i pulsanti OBP verso destra per mostrare Hold, poi tocca Hold per mettere temporaneamente in sospeso il conto, così puoi riprenderlo più tardi o servire un altro tavolo/cliente.

   Schermata del conto: scorri verso l'alto per raggruppare i prodotti uguali in una sola riga.

   Special Functions: scorri Special Functions verso destra per mostrare altre funzioni speciali. Scorri verso sinistra per mostrare la tastiera numerica.

   Nota: i pulsanti Order e Bill sono selezionabili solo se è stato scelto un tavolo o un cliente. Se non è stato selezionato alcun tavolo o cliente (ad esempio per un ordine rapido al banco), puoi saltare Order e Bill e andare direttamente a Pay.

Gestire i pagamenti

1. Seleziona il tavolo pronto per pagare.
2. Tocca il pulsante Pay.
3. Scegli il metodo di pagamento (contanti, carta, buono regalo).
4. Il cassetto contanti si aprirà, la ricevuta verrà stampata e il tavolo verrà azzerato e chiuso per i clienti successivi.

Mance

Le mance vengono gestite come un metodo di pagamento separato. Per creare un pulsante mancia, vai in Dati > Pagamenti, aggiungi un metodo di pagamento per le mance, imposta il valore su 1 e attiva l'opzione Tip. Durante il pagamento, il personale potrà selezionare quel metodo per l'importo extra che il cliente vuole lasciare.

SumUp: quando lavori con SumUp, le mance possono essere configurate completamente in Impostazioni > Provider di pagamento > SumUp.

Chiusura: se lavori con importi ricevuti e resto, attiva la funzione in Impostazioni > Generale > Chiusura. Scegli un normale metodo di pagamento predefinito, ad esempio Contanti. Non impostare Carta o Mancia come metodo predefinito.

Articoli offerti e resi sulle righe del conto

Da WaiterOne 1.8.24, il POS sull'iPad principale permette di applicare queste funzioni speciali agli articoli non ancora inviati e a quelli già elaborati con Order o Bill, finché il tavolo resta aperto. Il tuo utente deve avere il permesso corrispondente.

1. Offrire un articolo: Attiva On the House in Special Functions, poi tocca la riga dell'articolo. Il prezzo diventa zero e i totali vengono aggiornati. Cambia solo la riga toccata; applica la funzione separatamente ai modificatori a pagamento che vuoi offrire gratuitamente.
2. Ripristinare il prezzo: Attiva di nuovo On the House e tocca la stessa riga offerta. WaiterOne ripristina il prezzo salvato e aggiorna i totali. Puoi farlo anche dopo essere uscito dal tavolo e averlo riaperto.
3. Rendere un articolo già inviato: Attiva Retour/Void e tocca la riga dell'articolo inviato. All'ordine corrente viene aggiunta una riga di reso negativa separata, insieme a copie negative dei modificatori associati. Le righe originali inviate restano invariate. Controlla le righe di reso prima di inviare l'ordine o stampare il conto.
4. Annullare un articolo non ancora inviato: Attiva Retour/Void e tocca la riga non inviata per invertirne il segno. Attiva la funzione e toccala nuovamente per ripristinarlo.

Articoli offerti in precedenza: Il ripristino automatico del prezzo è disponibile solo per gli articoli offerti con questo aggiornamento o una versione successiva. Per gli articoli offerti prima della versione 1.8.24 il prezzo originale non è stato salvato e non può essere ripristinato automaticamente toccando la riga.

7. Chiusura giornata e report

Chiudere correttamente la giornata è importante quanto aprirla.

Report mance: In Report, apri i report dei pagamenti e scegli Mance per stampare una panoramica dedicata solo alle mance. Mostra ogni utente con mance in contanti, carta, altro e totale, così puoi pagare le mance al personale senza mostrare i totali completi di vendite o pagamenti.

Pagamenti in valuta estera nei report

Quando accetti un pagamento in una valuta diversa da quella di base, i report mostrano sia l'importo originale sia la conversione:

• Versato è l'importo originale nella valuta usata per il pagamento.
• Cambio è il tasso di cambio salvato con il pagamento.
• Ricevuto è l'importo convertito nella valuta di base.

Esempio: 10,75 @ 0,93 = 10,00.

Le conversioni sono visibili in Giorno > Pagamenti, Pagamenti, Dettaglio dei pagamenti, Pagamenti piccoli e nelle righe di pagamento di Vendite. I pagamenti registrati con tassi diversi restano separati, mentre il riepilogo Pagamenti - Versato somma, per ogni metodo di pagamento, gli importi di tutti i tassi.

Suggerimento: usa un metodo di pagamento distinto per ogni valuta accettata. Il totale Versato viene conservato per metodo di pagamento, quindi non riutilizzare lo stesso metodo per un'altra valuta se vuoi mantenere chiari i totali storici.

Rimborsi, annullamenti e mance stornate conservano il segno positivo o negativo e vengono conteggiati al netto nei totali. Le esportazioni day-payments.csv, payments.csv e payments-detail.csv conservano i campi esistenti e aggiungono in coda tendered ed exchange_rate.

Prova del sistema fiscale

Se la tua attività usa esattamente un sistema fiscale attivo Epson TSE o Fiskaly, puoi creare un PDF che documenta la configurazione fiscale attualmente collegata.

1. Apri Report > Altri rapporti.
2. Seleziona Prova del sistema fiscale. WaiterOne carica i dati aggiornati dal sistema fiscale attivo.
3. Controlla i dati dell'attività e del POS, il numero di serie della TSE, il provider, lo stato e le informazioni di certificazione.
4. Stampa la prova, usa AirPrint oppure invia il PDF tramite e-mail.

Requisiti: Deve essere attivo esattamente un sistema fiscale supportato. La TSE Epson deve essere raggiungibile e inizializzata e non deve essere occupata da uno scontrino in corso. Fiskaly richiede un sistema LIVE inizializzato e l'accesso a Internet. La prova include solo il provider attivo.

Filtri data in Conti e Report

Apri Conti dalle Funzioni speciali per trovare le vendite precedenti. Scegli l'opzione per una singola giornata operativa oppure quella per un intervallo di date. Per un intervallo, tocca prima Da e scegli il primo giorno. Tocca quindi A e scegli l'ultimo giorno. Se necessario, imposta gli orari Da e A, quindi applica il filtro.

I punti blu indicano i giorni del calendario che contengono vendite. Usa le frecce per spostarti di un mese alla volta, oppure tocca l'intestazione con mese e anno per sceglierli direttamente. Lo stesso calendario contrassegnato appare quando selezioni Da o A in Report.

Inizio della giornata operativa: I giorni di vendita del calendario seguono l'ora di inizio giornata configurata in WaiterOne. Una vendita effettuata dopo mezzanotte ma prima di quell'ora appartiene alla giornata operativa precedente.

Panoramica report: la panoramica è disponibile per gli utenti manager. Per nasconderla in un locale, vai in Impostazioni > Generale > Risultati e disattiva Mostra panoramica report. Quando è nascosta, la sezione Report si apre senza alcun report selezionato finché il personale non ne sceglie uno.

8. L'ecosistema WaiterOne

WaiterOne è più di un semplice sistema di cassa su tablet: è una suite integrata di applicazioni pensata per modernizzare ogni punto di contatto del tuo locale.